Реквізити документів - студопедія
Для того щоб підвищити ефективність використання технічних засобів, встановлюються єдині правила оформлення документів і їх реквізитів, проводиться уніфікація складу, форм документів, а також процесів роботи з документами. Якщо в кожній організації накази, договори, довідки будуть складатися по-різному, то робота з документами істотно ускладниться. Тому, щоб скоротити кількість застосовуваних форм, розроблені уніфіковані форми документів (УФД). Вони являють собою набір розташованих в певному порядку реквізитів.
Порядок розташування реквізитів у документі, визначається завданнями, для вирішення яких цей документ створюється.
Існують єдині вимоги і правила оформлення документів управління незалежно від того державне підприємство або комерційне; яким видом діяльності займається підприємство; ведеться діловодство за допомогою комп'ютерних технологій або традиційним способом.
Виконання єдиних правил оформлення документів забезпечує: юридичну силу документів; якісне і своєчасне складання і виконання документів; організацію оперативного пошуку документів
Будь-який документ складається з ряду елементів, наприклад, дати, тексту, підпису. У діловодстві ці елементи називаються реквізитами. Кожен вид документа (наказ, лист) має певний набір реквізитів. Стандарт встановлює максимальний набір реквізитів, що використовуються в документах управління. При складанні конкретного документа не обов'язково використовувати всі реквізити. Як вже говорилося, кількість і порядок розташування реквізитів залежить від завдань, для вирішення яких даний документ призначений.
Постійні (з 1 по 8) змінні реквізити (з 9 по 30):
01. Державний герб Укаїни поміщають на бланках документів відповідно до Положення про Державний герб Укаїни.
02. Герб суб'єкта Укаїни поміщають на бланках документів відповідно до правовими актами суб'єктів Укаїни.
03. Емблему організації або товарний знак розміщують на бланках організацій відповідно до статуту. Емблему не відтворювати, якщо на бланку вже є герб РУз або герб суб'єкта РУз.
04. Код організації проставляють але загальнореспубліканські класифікатором підприємств і організацій (ЄДРПОУ). Зазвичай ОКПО проставляють на офіційних бланках наданих в державні організації.
05. Основний державний реєстраційний номер підприємства проставляється відповідно до документами, що видаються податковими органами
06. Ідентифікаційний номер платника податків (ІПН / СТИР) проставляється відповідно до документами, що видаються податковими органами;
07. Код форми документа проставляється відповідно до класифікатора управлінської документації;
Над найменуванням організації зазначають скорочено найменування вищестоящої організації (якщо вона є), а при
відсутності скороченого найменування - повне найменування вищестоящої організації.
Скорочене найменування організації приводять в тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації. Скорочене найменування поміщають нижче повного в дужках. На документах акціонерних товариств вказується вид акціонування - закрите або відкрите акціонерне товариство. Найменування іноземною мовою відтворюють у тих випадках, коли воно закріплене в статуті, і мають у своєму розпорядженні його нижче найменування державною мовою.
09. Довідкові дані про організацію - це:
10. Найменування виду документа - важливий реквізит. Він пишеться великими літерами і проставляється на всіх документах, крім листів (виняток ГАРАНТІЙНИЙ ЛИСТ).
11. Датою документа є дата його підписання або затвердження, для протоколу - дата проведення засідання або прийняття рішення, для акту - дата події.
Допускається і таке оформлення дати:
У нормативних і фінансових документах допускається словесно-цифровий спосіб оформлення дати, лапки при цьому не ставляться.
12. Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номера (наприклад, наказ № 45), який за рішенням організації можна доповнювати індексами:
справи за номенклатурою; структурних підрозділів; посадових осіб; найменувань видів документів і т. п.
3 - номер структурного підрозділу;
2 - номер справи за номенклатурою;
45 - порядковий номер документа.
2 - номер справи за номенклатурою;
45 - порядковий номер документа.
45 - порядковий номер документа;
2 - номер справи за номенклатурою.
Цей реквізит заповнюється при складанні листа-відповіді.
14. Місце складання або видання документа вказують в тому випадку, якщо утруднено його визначення за реквізитами «Найменування організації» і «Довідкові дані про організацію».
16. Гриф обмеження доступу до документа проставляється в правому верхньому куті документа.
При затвердженні документа посадовою особою гриф затвердження повинен складатися з слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, що затверджує документ, особистого підпису, її розшифровки і дати затвердження.
При затвердженні документа постановою, рішенням, наказом, протоколом гриф затвердження складається з слова ЗАТВЕРДЖЕНО, назви документа в називному відмінку, його дати і номера.
17. Резолюція пишеться керівником безпосередньо на документі і включає:
прізвище виконавця (кому доручається виконання);
підпис керівника і дату підписання.
Про що (про кого)? (Пишеться з великої літери)
Про терміни поставки продукції
Про академічному відділі
Чого? (Кого?) (Пишеться з малої літери)
АКТ приймання продукції
Посадова інструкція офіс-менеджера
19. Відмітка про контроль ставиться посадовою особою або підрозділом, що здійснює контроль за виконанням документів. Позначку про контроль позначають на полі документа поряд із заголовком літерою «К», словом або штампом «КОНТРОЛЬ».
20. Текст документа є основним елементом документа.
Зазвичай текст складається з двох частин:
У першій частині вказуються причини, підстави, цілі складання документа.
У другій частині вказуються висновки, пропозиції, розпорядження і т.п.
21. Відмітка про наявність додатка, про який йдеться в тексті, оформляється так:
Додаток: на 7л. в 2-х прим.
Якщо документ має додатки, але в тексті воно не згадується, то вказують його найменування, кількість аркушів та кількість примірників. При наявності декількох додатків вони нумеруються, наприклад:
22. Підпис включає найменування посади особи, яка підписала документ (із зазначенням організації, якщо документ надруковано не на бланку), особистий підпис і його розшифрування.
До складу цього реквізиту входять найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ надруковано не на бланку, і скорочене на документі, оформленому на бланку), особистий підпис і його розшифрування.
і технологічного інституту
автоматизованих систем управління Підпис Н.А.Іванов
Директор інституту Підпис Н.А.Іванов
При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді.
Директор заводу Підпис В.В.Петров
Головний бухгалтер Підпис В.М.Семенова
При підписанні документа кількома особами рівних посад їх підписи розташовують на одному рівні.
Заступник міністра зв'язку України Заступник міністра транспорту РФ
Підпис А.А.Петров Підпис А.В.Смірнов
У документах, складених комісією, вказують не посади осіб, які підписують документ, а їх обов'язки в складі комісії відповідно до розподілу.
Голова комісії Підпис Н.В. Петров
Члени комісії Підпис К.М. Смирнова
Підпис С.П. Матвєєв
Підпис В.А. Філатов
23. Гриф погодження складається зі слова ПОГОДЖЕНО, найменування посади особи, яка погоджує документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, її розшифровки і дати.
Начальник обласного управління
Підпис Є.Я. Петров
24. Візи узгодження документа.
Узгодження документа оформляють візою, яка включає підпис візує, розшифрування підпису (ініціали, прізвище) і дату. При необхідності вказують посаду візує.
Візи проставляють на останньому аркуші оригіналу розпорядчого документа, на копії документа (листа). Можливо оформлення віз розпорядчого документа на окремому аркуші. Віза розташовується нижче реквізиту «Підпис».
25. Друк засвідчує справжність підпису посадової особи на документах. На документах, що засвідчують права посадових осіб, які фіксують факти здійснення фінансових і господарських операцій, пов'язаних з рухом товарно-матеріальних і грошових цінностей, а також спеціально передбачених правовими актами, підпис відповідальної особи повинна бути завірена печаткою (гербовою, круглої). Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він захоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ.
26. Відмітка про завірення копії необхідно при засвідченні відповідності копії документа оригіналу. Відмітка містить:
заверительную напис «Вірно»;
посада особи, яка засвідчує копію;
Для запевнення найбільш важливих документів проставляється печатка. Відмітка про завірення копії розташовується нижче реквізиту «Підпис».
28. Відмітка про виконання документа і направлення його до справи включає: короткі відомості про виконання, номер справи, в якій буде зберігатися документ, підпис і дату.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи повинна бути підписана і датована виконавцем документа або керівником структурного підрозділу, в якому виконаний документ.
29. Відмітка про надходження документа до організації містить порядковий номер і дату надходження документа.
Позначку проставляють у нижнього поля першого аркуша документа.
30. Ідентифікатор електронної копії документа включає ім'я файлу, дату та інші пошукові дані, що встановлюються в організації.
Така відмітка корисна для виключення повторного введення документа в ПК; швидкого пошуку документа по імені файлу; встановлення особи, яка здійснила введення документа в комп'ютер.
Відмітка проставляється в лівому нижньому кутку (колонтитулі) кожного аркуша документа.
Кожен документ має індивідуальний набір реквізитів, що відображає його особливості та призначення в управлінському процесі. У той же час окремі реквізити є абсолютно обов'язковими для кожного документа незалежно від його виду та різновиду. Відсутність таких реквізитів у документі позбавляє його юридичної сили. До обов'язкових для всіх ОРД реквізитів відносяться: найменування організації, дата документа, реєстраційний номер, текст, підпис.
При оформленні документів реквізити групуються в межах трьох основних частин, на які можна умовно розділити будь-який документ: заголовна, змістовна, що оформляє.
Змістовна частина - головна частина документа, яка розкриває його зміст і призначення (реквізити 17-20).
Оформляє частина - сукупність реквізитів, що підтверджують справжність документа і достовірність його відомостей (реквізити 21-24). У оформляє частини документа розташовуються також допоміжні діловодних позначки на документах, що полегшують роботу з ними (реквізити 25-29).
Головною частиною документа, безумовно, є змістовна, тобто текст або таблиця, анкета, що відображають зміст і мета документа, заради яких він був складений.
Вивчення практики роботи сучасних організацій показує, що далеко не кожен паперовий носій із записаною на ньому інформацією можна назвати документом. І головною причиною цього, як правило, є відсутність або неправильне оформлення окремих реквізитів документа. У зв'язку з цим кожен фахівець, який працює зі службовими документами, повинен добре знати правила оформлення всіх передбачених ГОСТ Р 6.30-97 написів на організаційно-розпорядчих документах, а також способи розташування реквізитів ОРД і розміри відведених для них полів (див. Схеми 1 і 2 ).
Схема 1. Кутове розташування реквізитів ОРД (ГОСТ Р 6.30-97, с. 11).
Схема 2. Поздовжнє розташування реквізитів ОРД ([1] ГОСТ Р 6.30-97, с. 12).
Реквізити документів наносяться, як правило, на лицьову сторону аркуша паперу (одностороннє оформлення), хоча ГОСТ Р 6.30-97 допускає друкування документів з використанням зворотного боку аркуша.
Двостороння оформлення документів зручно при складанні документів з короткими (до 10 років) термінами зберігання. Документи, що підлягають тривалому, багаторічному зберігання краще оформляти з одного боку аркуша, забезпечуючи тим самим велику ступінь збереження паперового носія інформації.