Рекомендаційний лист, характеристика, відгук в чому відмінність про бізнес і не тільки 2019-08-27

До самостійної групи документів ділового спілкування відносяться характеристики, відгуки, рекомендаційні листи. Чим вони відрізняються один від одного і що в них спільного? Як правильно оформити ці документи і що саме має в них вказано? Ці питання нерідко виникають у практичній роботі. Тому варто приділити їм належну увагу.

Характеристика (від грецького - той, що є відмінною рисою) - це документ, в якому поряд з інформацією про службову (виробничої) діяльності або оволодіння певних знань подається комплексна оцінка професійних і особистісних якостей працівника, студента, практиканта, виявлених за час його роботи або навчання.

При проведенні атестації співробітників характеристика вважається одним з найважливіших документів, оскільки вона відображає підсумки атестації працівника. За результатами атестації приймаються рішення про подальше службове становище: переміщення або звільнення працівника. У перших двох випадках можуть також використовуватися функціональні характеристики, в яких особливу увагу приділено оцінці певних професійних і особистісних якостей, необхідних для виконання дорученої роботи. Наприклад, при перекладі референта на посаду заступника начальника відділу по зв'язках з громадськістю, з посади технічного працівника на посаду спеціаліста т.д.

Окремо варто зупинитися на виробничій характеристиці. У ній відбивається рівень підготовки особи, становить кваліфікаційний іспит. Виробнича характеристика є обов'язковим документом, підготовленим за результатами проходження працівником виробничої практики або навчання, підписується керівником підприємства або структурного підрозділу (начальником цеху, дільниці тощо) і зберігається в особовій справі працівника. Така характеристика за своїм функціональним призначенням наближається до відповіді.

Відгук - документ, що відображає придбання працівником певних навичок, знань і умінь за підсумками певного періоду часу або виконання будь-якої роботи. Наприклад, відгук про проходження практики або випробувального терміну, про підсумки стажування, відрядження і т.д. Відмінність відгуку від характеристики в тому, що в ньому менше уваги приділяється особистісним якостям працівника. У той час як професійні якості повинні бути відображені більш повно і докладно, ніж в характеристиці.

Слід зазначити, метою складання і характеристики, і відгуку є: документування відомостей, інформування про їх зміст керівництва підприємства і самого працівника, а також підготовка відповідного управлінського рішення про найбільш доцільне застосування знань і навичок працівника на підприємстві або поза ним.

Оформлення характеристики або відгуку

Перед тим як скласти остаточний текст характеристики або відгуку, слід провести роботу, під час якої накопичуються необхідні відомості про працівника. Вся інформація, як правило, фіксується в документах, що відображають показники ефективності роботи її якості, динаміку діяльності за певні періоди часу, результати виконання окремих виробничих завдань і т.д. Також використовуються документи, в яких ці результати порівнюються з результатами колег, що виконують таку ж роботу або займають відповідну посаду.

При оцінці особистісних якостей працівника велику увагу приділяють враженням, які складаються в процесі ділового (формального) і неформального спілкування. У деяких випадках враховується і думка колег працівника, які добре його знають по спільній роботі і поза нею. Для цього використовують анкети (опитування), в яких пропонують дати оцінку (в балах) особистісним і діловим якостям працівника або просто відзначити ті з них, які має працівник.

* Номер документа;
* Заголовок;
* Текст;
* Підписи керівних осіб;
* Друк (для характеристики відповідного договору щодо надання відгуку - бажана);
* Дата.

Назва документа (і характеристики, і відгуку) друкується по центру аркуша великими літерами без лапок.

Тема характеристики - інформація про особу (прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, відомості про посаду, освіту, кваліфікацію, звання і т.д.) - викладають в родовому відмінку і розміщують в стовпчик у правого берега документа. Цей реквізит розташовують на два міжрядкових інтервалу нижче назви документа.

Тема відгуку починається з приводу (як правило, про або на):

* Про результати проходження працівником Коваль І. С. випробувального терміну.
* Про підсумки стажування менеджера з продажу компанії «Альтфактор-Донецьк».
* На дипломну роботу студентки 5-го курсу Національного економічного університету (спеціальність: «Менеджмент організацій») Глущенко Світлани Миколаївни на тему: «Оцінка роботи торгового персоналу в магазинах оптової торгівлі».

Стиль викладу характеристики або відгуку - офіційно-діловий. Слід уникати занадто різких оцінок тих чи інших якостей. Документ повинен містити максимально об'єктивну інформацію. Одночасно необхідно віддати перевагу більш ретельному опису найважливіших рис характеру і професійних здібностей. На цьому годі було робити висновок, що недоліки треба замовчувати. Якщо не сказати про них, то результат буде незадовільний - недоліки залишаться і надалі чинити негативний вплив на результати роботи співробітника.

При складанні характеристики або відгуку необхідно визначити пріоритети. Що важливіше: лояльність (порядність, доброзичливість і т.п.) або професіоналізм? Як правило, особистісні якості мають велику «питома вага». Питання, хто є цінним співробітником: чи не дуже порядна в стосунках з колегами професіонал або молодий фахівець, який має високі моральні якості, - можна вважати риторичним.

Нейтральність викладу досягається використанням стверджувальних дієслів: характеризується, впорається, виконує т.д.

Вибачте за тимчасові незручності повинна бути відображена в характеристиці

1. Відомості про трудову діяльність: освіта, стаж роботи за фахом, посаду, з якого часу працює на підприємстві, професійна компетентність, знання необхідних нормативних документів, переміщення по службі.

2. Оцінка ділових якостей: уміння ставити цілі і приймати рішення по їх досягнення, якість роботи, здатність до адаптації в нових умовах, оволодіння практичними навичками для вирішення проблем, що виникають, вміння працювати з документами, здатність впоратися з великим обсягом роботи і навчитися працювати з технічними засобами. забезпечують підйом ефективності праці.

3. Оцінка моральних якостей: виробнича етика, стиль спілкування, дотримання корпоративних правил поведінки, здатність до творчості, відносини з співробітниками. Також наводяться відомості про нагороди і заохочення (стягнення).

У підсумку роблять відповідні висновки (в залежності від мети складання характеристики) і вказують призначення характеристики.

Якщо характеристика складається на працівника, що звільняється (або випускника навчального закладу), то текст слід викладати в минулому часі. Якщо ж працівник працює (студент вчиться), то в цьому.

Приблизний перелік питань, які висвітлюються в відкликання:

* Відповідність кваліфікації;
* Прагнення до підвищення професійного рівня;
* Уміння не розголошувати довірені відомості;
* Дотримання прийнятих норм поведінки;
* Особисті якості (працездатність, вміння вчитися, почуття відповідальності, комунікативні навички, стресостійкість, лідерські якості тощо);
* Висновки з пропозиціями, оцінкою і критичними зауваженнями.

Склавши документ, треба ще кілька разів його перечитати, щоб переконатися в об'єктивності.

Підписує характеристику керівник організації та керівник структурного підрозділу (безпосередній начальник). Відгуки підписує тільки безпосередній керівник.

Facebook Мій Світ