Реєстрація нотаріальних дій - науково-практичний коментар закону України - про нотаріат

Реєстрація нотаріальних дій

всі нотаріальні дії, вчинені нотаріусами або посадовими особами органів місцевого самоврядування, робиться запис у реєстрах для реєстрації нотаріальних дій після того, як нотаріус зробить упевнитися вальний напис на документі або підпише документ, що їм здається.

Кожна нотаріальна дія реєструється під окремим порядковим номером. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована, зазначається в документі, який видається нотаріусом, чи посвідчувальному написі.

Реєстр для реєстрації нотаріальних дій повинен бути прошнурований, аркуші пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі повинна бути завірена підписом посадової особи відповідного органу юстиції та печаткою Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі. Кожен нотаріус веде окремий реєстр.

Записи в реєстрі робиться чітко, розбірливо, із заповненням усіх граф, передбачених за встановленою формою. Не допускаються підчистки, дописки, інші незастережні виправлення та запис олівцем.

Запис в реєстрі є доказом вчинення нотаріальної дії.

Порядок ведення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій та їх форма встановлюються Міністерством юстиції України.

У зазначеній статті закону врегульовано питання реєстрації нотаріальних дій. Згідно ч. 1 зазначеної норми реєстрації підлягають всі без винятку нотаріальні дії. Реєстрація нотаріальної дії означає здійснення запису про її здійснення в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій. Як вбачається зі змісту ч. 1 ст. 52 Закону України "Про нотаріат", запис в реєстрі стосується нотаріальної дії, яка є вже досконалим.

Це підтверджується і положенням п. 7.17 Правил ведення нотаріального діловодства, де вказується, що до реєстру вноситься запис про вже вчинену нотаріальну дію, тобто після підписання нотаріусом оформлюваного документа та проставлення печатки. Таким чином, нотаріальна дія є вчиненим з моменту підписання нотаріусом нотаріально оформлюваного документа та проставлення на ньому печатки. З огляду на це, невірним видається формулювання п. 2 глави 11 Порядку вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, де вказується, що нотаріальна дія вважається вчиненою з моменту внесення про це запису до реєстру для реєстрації нотаріальних дій.

Поняття "реєстр" визначається як список, у письмовій формі про, опис, книга для запису справ і документів '. Термін "реєстровий" означає зареєстрований, внесений до списку книги, той, що офіційно чісліться2. Дієслово "зареєструвати" означає записувати, відзначати з метою обліку, надання законної сили і т. П .; брати на облік3.3 з огляду на це реєстр для реєстрації нотаріальних дій - це книга, призначена для обліку вчинюваних нотаріальних дій. Реєстрація нотаріальної дії означає наданий останній законну силу, а документ, позначений реєстровим номером, є таким, що складений офіційно. Тобто під незареєстрованими нотаріальними діями слід розуміти такі, що вчинені, але не вступили в законну силу.

Згідно ч. 2 ст. 52 Закону України "Про нотаріат" реєстрації підлягає кожне нотаріальну дію. Номер, під яким нотаріальна дія зареєстрована, зазначається в документі, який видається нотаріусом, чи посвідчувальному написі. Згідно ч. 4 ст. 52 Закону України "Про нотаріат" здійснення запису про вчинену нотаріальну дію передбачає заповнення всіх граф реєстру. Це означає, що проставлення підпису учасника нотаріальної дії в реєстрі також входить до здійснення запису в реєстрі. Очевидно, що не можна говорити про належне вчинено запис в реєстрі в разі відсутності в ньому підписи учасника нотаріальної дії. В останньому випадку, на нашу думку, запис в реєстрі не може бути доказом вчинення нотаріальної дії.

Дописки і виправлення, зроблені в реєстрі, повинні бути обумовлені нотаріусом і скріплені його підписом та печаткою. Інформація, внесена до реєстру, має особливу цінність як з точки зору її конфіденційного характеру, так і в контексті її важливості як докази вчинення конкретної нотаріальної дії. З огляду на це, внесення будь-яких змін або виправлень відбувається тільки шляхом здійснення відповідних застережень нотаріусом. При цьому в реєстрі не допускається підчищення, коригування тексту за допомогою коригувальних речовин і т.д.

З огляду на, що реєстровий номер є відображенням факту реєстрації нотаріальної дії в реєстрі, а його відсутність означає ненабрання нотаріальних дій в силу, має місце чітке врегулювання питання здійснення нумерації нотаріальних дій в реєстрі. Так, потрібно складання акта про кожен виявлений факт неправильної нумерації нотаріальних дій. У разі виявлення помилок у нумерації нотаріальних дій в реєстрі складається акт, який підписується нотаріусом і скріплюється його печаткою. Акт може бути викладений на останній сторінці реєстру або за бажанням нотаріуса складений на окремому аркуші, який прикріплюється до реєстру таким чином, щоб виключити його втрату. При підготовці статистичного звіту мають бути враховані розбіжності в нумерації.

Номер за реєстром, який проставляється на нотаріально оформленому документі, повинен відповідати номеру, під яким нотаріальна дія записана в графі 1 реєстру. У разі запису кількох однакових (однотипних) нотаріальних дій (засвідчення вірності кількох копій одного і того ж документа, посвідчення декількох довіреностей і т.д.) для одного і того ж особи запис порядкових номерів таких дій у реєстрі може здійснюватися у вигляді проставляння через дефіс першого і останнього номерів за реєстром. Наприклад, при засвідченні нотаріусом справжності підпису на трьох заявах запис номерів у реєстрі може мати вигляд: 28-30. При засвідченні справжності підпису декількох осіб на одному документі проставляється кількість реєстрових номерів, що відповідає кількості осіб, справжність підписів яких засвідчується. При засвідченні справжності підпису одного і того ж особи в декількох примірниках статуту або банківських карток кожен з примірників матиме один і той же реєстровий номер або ті ж реєстрові номери (якщо засвідчується справжність підпису декількох осіб). При засвідченні справжності підпису одного і того ж особи на декількох однорідних документах кожному документу присвоюється окремий реєстровий номер. При одночасному здійсненні будь-яких нотаріальних дій з одночасним засвідчення справжності підпису перекладача та / або засвідчення вірності перекладу документа нотаріусом вважається, що вчиняються дві нотаріальні дії і кожної з них присвоюється окремий реєстровий номер. Таким чином, окремий номер нотаріальної дії присвоюється за критерієм кількості учасників нотаріальної дії і кількості вчинюваних нотаріальних дій. Під час засвідчення справжності підпису на кількох примірниках статуту вважається, що підписання особою всіх його примірників є однією нотаріальних дій, оскільки екземпляри статуту ідентичні і становлять єдиний документ юридичної особи.

У графі 3 реєстру зазначаються прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання особи, для якого вчиняється нотаріальна дія. Якщо це передбачено вчинюваними нотаріальних дій, відзначається також його ідентифікаційний номер за Державним реєстром фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів (для осіб, які за релігійними та іншими переконаннями не мають ідентифікаційного номера, зазначається орган внутрішніх справ, яким проставлено в паспорті громадянина України позначку про наявність права здійснювати будь-які платежі без ідентифікаційного номера, і дата її проставлення). Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю іноземного громадянина або він є представником при вчиненні нотаріальної дії, вказуються його громадянство і місце постійного проживання.

У разі засвідчення вірності копії документа, а також якщо нотаріальна дія вчиняється за участю іноземного громадянина або громадянина України, постійним місцем проживання якого є іноземна держава, місце проживання особи, яка звернулася за вчиненням нотаріальної дії, може вказуватися з її слів, якщо особу громадянина встановлено за документу, який не містить цієї інформації. У разі вчинення нотаріальної дії за участю представника у графі 3 зазначаються прізвище, ім'я та по батькові, місце проживання представника, ідентифікаційний номер представника за Державним реєстром фізичних осіб - платників податків та інших обов'язкових платежів (крім представника юридичної особи), реквізити документів, на підставі яких здійснюється представництво. Якщо нотаріальна дія вчиняється за участю юридичної особи, вказуються його повне найменування за документом, що підтверджує державну реєстрацію юридичної особи (свідоцтвом про державну реєстрацію), її місцезнаходження, ідентифікаційний код за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (якщо це передбачено вчинюваними нотаріальних дій), прізвище, ім'я та по батькові представника, його місце проживання, посада, реквізити документів, що підтверджують його повноваження. Організаційно-правова форма юридичної особи може вказуватися скорочено. Наприклад: "ТОВ, ВАТ". При оформленні банківських карток нотаріус, засвідчуючи справжність підписів посадових осіб, в графі 3 реєстру записує посаду цих осіб із зазначенням повного найменування юридичної особи (при вказівці наступних посад найменування юридичної особи вказувати не обов'язково), прізвища, імені та по батькові, місця проживання, реквізитів документів , що підтверджують перебування на цій посаді. У цій же графі додатково зазначаються прізвища, імена, по батькові, місце проживання громадян, що підписалися за осіб, які внаслідок хвороби, фізичної вади або з інших причин не можуть власноруч підписати угоду, заяву, інший документ або розписатися в отриманні нотаріально оформленого документа, перекладача, а також свідків. Наприклад: "Мазур Петро Сидорович, місто Київ, за якого розписався Козак Микола Семенович, місто Київ, перекладач Козак Микола Семенович, місто Київ" (причина, по якій такий підпис була проставлена, відзначається в оформляється документі посвідчувальному написі нотаріуса і в графі 3 реєстру ). За засвідченням вірності копій документів може звернутися як особа, на ім'я або щодо якої видано документ, так і інша особа. При цьому в реєстр записується і особа, яка фактично стала до державної нотаріальної контори або приватного нотаріуса. При послідовному здійсненні одного і того ж особи декількох нотаріальних дій (записи про які ведуться один за одним) нотаріус може не повторювати кожного разу в графі 3 раніше зроблений запис, а обмежитися записом "Він же, вона ж.".

Таким чином, питання реєстрації нотаріальних дій чітко врегульованим в чинному законодавстві. Важливо, що порушення нотаріусом вимог законодавства щодо здійснення записів в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій значно виходить за рамки внутрішнього порушення правил діловодства, і може впливати на силу вчиненої нотаріальної дії.