Реєстрація документів в кадровій службі

Реєстрація документів являє собою запис облікових даних про документ у реєстраційній формі, що фіксує факт його створення, отримання або відправки *. Реєстрації підлягають документи, що вимагають обліку і виконання. Вони реєструються незалежно від способу їх створення, передачі або доставки.

Процес реєстрації є занесення реквізитів документа в певну реєстраційну форму (журнал, картотеку). При реєстрації документу привласнюють реєстраційний індекс, який складається з порядкового номера та може бути доповнений індексом за номенклатурою справ, індексом застосовуваного класифікатора (кореспондентів, питань діяльності і т.д.) і іншими умовними позначеннями.

Правила і систему реєстрації документів розробляють в кожній організації самостійно і закріплюють їх в локальному нормативному правовому акті (далі - ЛНПА), наприклад в інструкції з діловодства або в інструкції з кадрового діловодства.

Це означає, що всі документи або якась їх частина, створювані кадровою службою, будуть реєструватися безпосередньо в самій кадровій службі.

Наприклад, при реєстрації виділяють в окремі масиви накази по особовому складу, листування з певним кореспондентом або з певного питання, акти, протоколи тощо

Всі документи, що підлягають реєстрації, можна розділити:

- на вхідні;
- вихідні;
- внутрішні;
- розпорядчі.

Залежно від прийнятої технології реєстрації в якості реєстраційних форм можуть використовуватися реєстраційні журнали або реєстраційно-контрольні картки (далі - РКК).

Кожна з форм має свої переваги. Журнальна форма реєстрації зручна в роботі з документами обмеженого доступу (секретними, конфіденційними), коли облік документів виступає на перше місце. Однак така форма призводить до дублювання записів, робить дуже трудомісткою довідкову роботу по документам, ускладнює ведення строкового контролю виконання документів, так як треба переглядати всі записи в журналі.

Використання карток виключає дублювання реєстраційних записів, дає можливість систематизувати їх за різними ознаками, створювати різні картотеки, полегшуючи інформаційно-довідкову роботу, дозволяє відразу ж формувати строкові картотеку для контролю виконання документів.

Форма реєстраційних форм (журналів і карток, розташування в них реквізитів) також можуть встановлюватися самою організацією, і закріплюватися в інструкції з діловодства даної організації.

Реєстрація розпорядчих документів

Внутрішні розпорядчі документи (накази, розпорядження, рішення та ін.) І протоколи реєструють окремо від інших внутрішніх документів за видами і різновидам.

Розпорядчі документи по основній діяльності, по особовому складу, по адміністративно-господарських питань реєструють окремо (подп. 142.3 п. 142 Інструкції № 4). Розпорядчі документи з особового складу, для яких актами законодавства РБ встановлено різні терміни зберігання, також реєструють окремо.

Накази по особовому складу діляться на 2 підгрупи:

1) про прийом, переведення (переміщення), звільнення, заохочення, преміювання працівників, тривалих і зарубіжних відрядженнях;
2) про надання відпусток, стягнення, призначення чергових, відрядженнях.

Всі зазначені групи наказів мають різні терміни зберігання:

- по особовому складу (прийом, переклад, звільнення та ін.) - 75 років;
- по особовому складу (відпустки, стягнення та ін.) - 3 роки після проведення податкової перевірки.

У зв'язку з цим всі перераховані групи наказів слід реєструвати окремо і формувати в самостійні справи. У межах кожної з груп протягом діловодного року наказам привласнюють окремі порядкові номери починаючи з першого. Це означає, що в організації протягом року буде видано кілька наказів по особовому складу під номерами «1», «2», «3» і т.д.

Щоб уникнути плутанини, до порядкового номера наказу по особовому складу (в залежності від різновиду наказу) необхідно через дефіс додавати літеру «к» або «л». Необхідність додавання літерних позначень до порядкових номерів наказів по особовому складу закріплена в подп. 142.4 п. 142 Інструкції № 4. Реєстраційний індекс наказів по особовому складу (75-річного терміну зберігання) буде доповнений літерою «до», наказів по особовому складу з 3-річним терміном зберігання - літерою «л».

Розпорядчі документи певного різновиду при їх значному обсязі можна реєструвати окремо. Наприклад, окремо можуть реєструватися наступні групи:

- накази про прийом ( «п»);
- накази про переведення ( «пд»);
- накази про звільнення ( «ув»).

У групі наказів короткострокового зберігання зазвичай виділяють накази про відпустки ( «о») та накази про відрядження ( «км»).

Для реєстрації наказів різних груп повинні вестися окремі журнали реєстрації. Спеціальної форми для журналів реєстрації наказів нормативними правовими актами не встановлено. Проте (враховуючи, що накази є внутрішніми документами організації) для їх реєстрації ви можете використовувати форму журналу реєстрації вихідних і внутрішніх документів, передбачену Інструкцією № 4:

Дата і індекс документа

Виходячи з практичних потреб організації і зручності відображення в обліковій формі інформації про документ можливі інші варіанти реєстраційної форми.

Реєстрація внутрішніх документів

Правила реєстрації внутрішніх документів різняться в залежності від виду документа. Протоколи, акти реєструють за тими ж правилами, що і накази: вони реєструються на картках або - при незначному обсязі документообігу - в журналах. Реєстраційними індексами цих документів є порядкові реєстраційні номери, присвоєні їм в межах даного виду документа протягом діловодного року. Відповідно при журнальній формі реєстрації кожен вид документів реєструють в окремому журналі.

Інші внутрішні документи (доповідні записки, довідки і т.д.) реєструють на загальних підставах за тими ж правилами, що і вихідні документи. Для реєстрації таких документів ви можете завести окремий журнал або при дуже невеликому їх кількості реєструвати в одному журналі з вихідними документами.

Залежно від прийнятої в організації технології роботи з документами реєстраційні форми можуть заводитися на кожен з внутрішніх типів документів.

Наведемо приклади деяких з таких форм.

Форма журналу обліку повідомлень

Реєстраційний індекс трудового договору крім порядкового номера, що присвоюється з початку року, може бути доповнений літерним індексом або іншим позначенням, прийнятим в організації.

Реєстрація вхідних документів

Реєстраційним індексом вхідного документа є порядковий реєстраційний номер, який присвоюється в межах діловодного року, який після виконання документа доповнюється індексом справи за номенклатурою справ відповідно до відміткою про виконання документа і направлення його до справи, наприклад 512 / 1-29:

де 1-29 - номер справи, в яке буде підшитий вхідний документ після виконання;

512 - валовий порядковий номер вхідного документа (в межах діловодного року).

Вхідний документ може реєструватися в РКК або в журналі реєстрації вхідних документів, форми яких закріплені в Інструкції № 4.

Лицьова сторона РКК

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Реєстрація вихідних документів

Вихідні документи, підготовлені в організації та призначені для відправки, після оформлення та підписання реєструють в РКК або в журналі реєстрації вихідних документів.

Індекс на вихідному документі проставляється в 2 етапи.

Етап перший. Виконавець, який підготував проект документа, до подання його на підпис керівнику проставляє на ньому індекс структурного підрозділу і номер справи за номенклатурою, в якому буде зберігатися копія вихідного документа, наприклад № 5-14.

Етап другий. Після підписання документ реєструють і до індексу додають порядковий номер вихідного документа, наприклад № 5-14 / 346.

Порядкові номери проставляються на документах валових порядком в межах діловодного року незалежно від того, яким структурним підрозділом підготовлений документ і в яке діло він буде підшитий.

ЦЕ ВАЖЛИВО! Форма РКК для реєстрації вихідних документів ідентична формі РКК для вхідних документів. Відмінність у заповненні РКК для вихідних документів полягає в тому, що в графі «Кореспондент» вказують назву організації, в яку направляється документ.

Реєстрація вихідних документів може мати особливості залежно від того, є документ відповідним або ініціативним.

Якщо вихідний документ є ініціативним, то він буде зареєстрований на окремій картці. Залежно від прийнятої системи діловодства на окремих картках допускається реєструвати і документи-відповіді, проте в даному випадку необхідно заповнювати додаткові екземпляри РКК на вихідні документи-відповіді.

При цьому реєстраційний індекс вихідного документа буде складатися з індексу справи за номенклатурою і порядкового номера вихідного документа, а порядковий номер відповідного вихідного документа буде відрізнятися від реєстраційного номера вхідного документа.

На кожен ініціативний документ, що вимагає відповіді, як правило, оформляють один екземпляр РКК, який поміщають в довідкову картотеку. У разі, коли документ береться на особливий контроль, заповнюють додатковий примірник РКК, який поміщають в контрольну картотеку по очікуваної дати отримання відповіді (дату вказує укладач документа на копії, якщо термін не зазначений в тексті документа).

Відомості про документи-відповідях реєструють на картках, на яких були зареєстровані відповідні документи-запити.

Аналогічним чином заповнюються графи журналу реєстрації вихідних документів.

Форма журналу вихідних документів