Проектний офіс (проф)

На сьогоднішній день об'єктом самих «гарячих» дискусій в галузі управління проектами є проектний офіс. Що це за структура? Які її основні цілі, завдання, функції? Які види проф існують? І взагалі, наскільки потрібно даний підрозділ проектно-орієнтованої організації?

Розглянемо типову ситуацію: в одній з компаній Чорнозем'я, спокійно працює в поточному режимі, керівництво вирішило провести ребрендинг, реорганізацію філій, а заодно і поміняти систему фінансового обліку. І що ж вийшло? У реалізації цих різнопланових проектів задіяні одні і ті ж співробітники, у яких голова йде обертом. А крім проектів у них ще й купа поточної роботи - у наявності колосальна перевантаження, яка починає позначатися на якості роботи. А що діється зі звітністю по проектам! Деякі надаються керівництву звіти містять забагато інформації, їх дуже важко «переварити», інші, навпаки, недостатні для прийняття управлінських рішень. Начальство в шоці. Що робити? Як всім цим керувати?

Насправді, щоб всі проекти йшли злагоджено і служили одній меті (наприклад, підвищення статусності компанії або прибутку і ін.), У них повинні бути схожі стандарти реалізації. І ці стандарти повинна розробляти і застосовувати єдина структура. «Що ж це за така чарівна структура?» - запитаєте ви. Ця паличка-виручалочка називається проектний офіс.

Професійне управління проектами

Проектний офіс, або ПРОФ - тимчасове організаційне утворення, що здійснюють централізацію і координацію управління проектами компанії.

Відповідно до загальноприйнятої класифікації І. Кендалла і К. Роллінза, виділяють кілька основних моделей офісів управління проектами: «Сховище», «Наставник», «ОУП (офіс управління проектами) підприємства» і «ОУП, націлений на негайний результат».

Коло обов'язків проектного офісу залежить від обраної моделі і від особливостей організації, в якій він функціонує. Але основні функції цієї структури - адміністративна, методична та технологічна підтримка управління проектами.

А якщо конкретніше ... Робота проектного офісу починається зі збору інформації про проекти - це перший і один з найефективніших кроків щодо наведення порядку в проектному управлінні компанії. Далі виявляються проблеми окремих проектів і шукаються шляхи їх вирішення. Банально, але слабка ланка багатьох проектів з'являється через недосконалостей або зовсім відсутність календарного планування. ПРОФ допомагає вирішити цю проблему - в його функції входить узагальнення досвіду ведуться проектів і розробка загальної методології для різних рівнів управління проектами, а також впровадження та налагодження розробленої системи.

Важливими завданнями, що стоять перед керівництвом офісу управління проектами, стають і визначення прав і обов'язків членів команди проекту, оцінка завантаження роботою персоналу, делегування повноважень і розробка правил взаємодії між підрозділами. До речі, про взаємодію. Воно передбачає постійну передачу певної інформації. Тому в обов'язки проектного офісу входить формалізація інформаційних потоків, розробка схеми проектного документообігу та шаблонів основних документів.

Проектний офіс також несе відповідальність за ефективне використання інформаційних систем (без них немислимо сучасне проектне управління) і формування необхідних компетенцій у співробітників компанії.

Створені в процесі роботи документи - досвід помилок і досягнень - обов'язково необхідно зберегти, і це також лягає на плечі офісу управління проектами.

ПРОФ - безцінний помічник керівників проектів: допомагає правильно ініціювати проект, оцінити наявні ресурси, забезпечити ними нові проекти, підібрати команду. Також проектний офіс відстежує просування проекту, його успішність, значущість, перевіряє на відповідність стратегії і цілям компанії, при необхідності змінює пріоритети. Допомагає своєчасно прийняти рішення про закриття проекту і зробити це максимально коректно: розпустити команду, оцінити результати, підбити підсумки і зробити висновки.

Всі розроблені процедури управління проектами, різні методики та інструкції зводяться проектним офісом в цілісний системний документ, який допомагає впроваджувати і розвивати корпоративну методологію управління проектами (цей документ може з'явитися і на початку робіт за проектами, просто тоді в процесі реалізації проекту в нього будуть вноситися корективи , «продиктовані життям»).

Управління портфелями проектів - також завдання проф. Проектний офіс систематизує велику кількість різноманітних за програмними цілями і масштабом проектів, що реалізуються в рамках однієї компанії, і спрощує управління ними.

Одним словом, все, що робить проектний офіс, не перерахуєш. Вражають і плоди роботи даного підрозділу ... Проектний офіс дає необхідну інформацію керівництву компанії про можливі критичних ситуаціях і своєчасно розробляє комплекс заходів щодо їх запобігання або хоча б мінімізації негативного впливу на проект. Також саме завдяки офісу управління проектами розподіл відповідальності за результати проектів стає максимально прозорим. Крім того, ПРОФ - це своєрідна страховка проекту. Для ряду організацій догляд менеджера або керівника проекту означає закриття проекту, а часто і втрату клієнта. Проектний офіс веде і зберігає всю документацію, не допускаючи того, щоб цінна інформація була тільки в головах у персоналу. Тому, якщо з проекту йде ключовий співробітник, всі контакти і напрацювання зберігаються, і будь-хто, хто змінить пішов людини, зможе розібратися і продовжити роботу. Загалом, роль проф в компанії не можна переоцінити.

«Для нашої організації проектний офіс - ключове підрозділ в оргструктуре компанії, на яку покладено місія з координації роботи по всіх проектах, контроль дотримання єдиних методик управління проектами, - пояснює керуючий партнер ГК« Основа »Олександр Калтиков, сертифікований керуючий проектами рівня B (IPMA) . - Співробітники нашого профілі - не тільки ядро ​​власного колективу, а й консультанти для сторонніх компаній, які мають намір в майбутньому запровадити такий відділ у себе ».

Закликати чи варягів?

До речі, про створення та впровадження проф. Це процес складний. Перед компаніями часто постає дилема: зростити чи проектний офіс всередині організації або залучити ззовні?

Створення проф власними силами можливе лише для підприємств, які займаються проектною діяльністю досить давно і мають відповідної оргзрелостью.

Для компаній же, тільки запускають проектне управління і мають мало досвіду в цій галузі, а також для організацій, в яких проекти заплановані лише на обмежений період часу і не становлять професійного інтересу, актуально залучення послуг проектного офісу на умовах аутсорсингу або активне навчання власних співробітників під наглядом консультантів, які паралельно «ставлять» інформаційну систему управління проектами і запускають її. В результаті співробітники організації переймають досвід професіоналів, і коли аутсорсер закінчує свою роботу, в компанії самостійно функціонує проектний офіс, штат якого вже повністю складається з власних кваліфікованих фахівців.

Останнім часом українські підприємства все частіше вдаються до допомоги професіоналів-консультантів або вибирають аутсорсинг управління проектами. Причин кілька. Основна - це нестача власних кадрів. Керівники і адміністратори проектів є рідкісними для ринку і дорогими фахівцями. Найчастіше простіше і дешевше звернутися до компанії, що спеціалізується на аутсорсингу управління проектами і володіє кваліфікованими співробітниками, ніж шукати кадри самостійно і створювати під них нову інфраструктуру. Інші причини - стрімке зростання кількості проектів, їх стратегічна важливість, жорсткі терміни реалізації та обмеження бюджету, негативний досвід: провали реалізації проектів власними силами в минулому, висновок на аутсорсинг непрофільної діяльності, а також навчання власних співробітників за допомогою професіоналів.

Post scriptum

Проектний офіс - явище порівняно молоде. І багато керівників відносяться до нього з недовірою, вважаючи, що можуть впоратися з керуванням проектами самостійно. Вони сприймають цю життєво необхідну для займається проектною діяльністю компанії структуру виключно як витратна підрозділ. Часто насторожено до профі відносяться і рядові співробітники компанії, сприймаючи його введення як додаткову спробу контролювати дії кожного, зайву регламентацію роботи.

«Насправді, як показує досвід нашої компанії, наявність проф в організації, що працює за міжнародними стандартами, - це престиж компанії, показник того, що підприємство не тільки успішно сприйняло проектно-орієнтовані методи управління, а й дозріло до підрозділу, яке здатне формалізувати всю цю роботу і зробити її більш ефективною і керованою, - каже Олександр Калтиков. - Більш того, при грамотному підході саме проектний офіс виведе компанію на нові висоти і безпосередньо вплине на зростання доходів організації ».