Про затвердження номенклатури справ Роструда на 2018 рік (фактично втратив чинність у зв’язку із закінченням

____________________________________________________________________
Фактично втратив чинність у зв'язку із закінченням терміну дії
____________________________________________________________________

З метою організації виконаних документів у справи, систематизації та обліку справ, визначення термінів їх зберігання

3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника керівника Роструда І.І.Шкловца.

Пояснювальна записка до номенклатури справ

Номенклатура справ призначена для групування виконаних документів справи, систематизації та обліку справ, визначення термінів їх зберігання і є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання, а також обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Номенклатура справ структурного підрозділу є випискою з Зведеної номенклатури справ Роструда, узгодженої з Центральною експертною комісією Роструда і з експертно-перевірочною комісією Державного архіву Укаїни і затвердженої Керівником Роструда.

Графи номенклатури справ заповнено так.

У графі 1 проставлені індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з встановленого в Роструд цифрового позначення структурного підрозділу та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою в межах структурного підрозділу.

Графа 3 заповнюється після закінчення календарного року.

Для позначення термінів зберігання використовуються такі скорочення:

ДЗН - до заміни новими;

ДМН - до відпадання потреби (термін зберігання справи визначається самим структурним підрозділом, але не може бути менше 1 року);

ЕПК - експертно-перевірочна комісія (рішення про знищення справ чи їх прийомі на зберігання приймає ЕПК Державного архіву Укаїни);

Якщо протягом року в підрозділі виникають нові документовані ділянки роботи, не передбачені справи, вони додатково включаються в номенклатуру справ.

Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури справ робиться підсумковий запис про кількість заведених справ (томів), окремо постійного і тимчасового зберігання.

Контроль за правильним формуванням справ відповідно до номенклатури справ здійснюється відділом діловодства Управління справами.

Методичну і практичну допомогу структурним підрозділам в роботі з документами надає Центральний архів Роструда (тел.698-85-79).