Призначення методологічної інструкції - студопедія

Тут повинні бути однозначно і зрозуміло викладені підстави і, що особливо важливо, мета складання методологічної інструкції.

У цьому пункті повинна бути однозначно визначена область застосування інструкції, яка може включати в себе: тимчасові / просторові параметри, зв'язок із замовленням (якщо така є), а також посадові чи професійні обмеження.

Поняття і скорочення

Пояснення всіх скорочень і можливо неясних понять. Таким чином, забезпечується розуміння методологічної інструкції всіма користувачами.

Тут чітко встановлюється відповідальність за діяльність, пов'язану з якістю і за реалізацію окремих етапів даного процесу.

Тут визначається порядок випуску методологічної інструкції в обіг, наводяться виключення і перехідні регулювання.

встановлять порядок і правила своєї взаємодії, і отримання інформації введення-виведення по процесам, максимально близькі до реальної практики, то може бути реалізований весь потенціал поліпшень, і система менеджменту якості буде функціонувати ефективно.

Процедури по процесу менеджменту якості, наприклад, у вигляді методологічних інструкцій, складають каркас системи менеджменту якості.

Щоб найкращим чином відповідати цій важливій ролі, процедури і документація по процесу QM повинні виконувати певні функції, а саме:

• забезпечувати повний опис процесів, особливо взаємодій;

• враховувати і визначати всі параметри введення-виведення;

• мати конкретизують доповнення до методологічним інструкцій і забезпечувати їх практичну реалізацію за допомогою допоміжних засобів і носіїв інформації.

Вимоги до процедур і документації по процесу QM

Повний опис процесів з встановленням взаємодій забезпечує відтворюваність процедури (хто що робить і в якому порядку).

Якщо процедури, процеси і взаємодії встановлені, наступним кроком є ​​визначення параметрів введення (що необхідно для виконання діяльності відповідно до вимог) і виведення (які цілі і результати переслідуються виконанням цієї діяльності). Тим самим встановлюється і забезпечується відрегульована передача інформації з підрозділу в підрозділ, з відділу до відділу, і від співробітника до співробітника. Якщо вид і обсяг параметрів введення-виведення встановлено, то далі визначаються допоміжні засоби і носії інформації (яким чином інформація передається далі). Тільки чітке встановлення взаємодій, параметрів введення-виведення, а також застосовуваних допоміжних засобів і носіїв інформації забезпечують чіткість процедур або процесів QM.

Після визначення процедур наступними кроками стануть їх реалізація на практиці, застосування їх повсякденній діяльності. Необхідна визнання цих процедур з боку співробітників і керівників безпосередньо залежить від наступних факторів:

1. Робота в групах при складанні методологічних інструкції.

2. Проста для користувачів форма викладу. Чіткий опис процесів і взаємодій забезпечує наочність документації та подання факторів успіху.

Практичний принцип: "Методологічна інструкція повинна бути настільки простий, наскільки це можливо, і настільки всеохоплюючої, наскільки необхідно".

3. В рамках реалізації методологічних інструкцій кожному співробітнику викладаються наслідки невиконання або недотримання цієї інструкції.

Практичний принцип: "Особисті бесіди та контакти з фахівцями, які беруть участь в конкретному процесі, мають перевагу перед простою адміністративної розсилкою документації і дають надію, що процедура дотримуватиметься".

Якщо вищевказані фактори дотримуються і враховуються при складанні процедур і документації по процесу QM, то, як правило, вони знаходять визнання з боку співробітників. Введення процедур соднозначним описом діяльності та взаємодій допомагає більш чітко розібратися з організаційною структурою підприємства і розвіяти, можливо ще наявний "туман" в цьому питанні. Цікаво, що деякі керівники після цього починають розуміти свою "заменимость".

Щоб перешкодити негативному впливу на процес оптимізації організаційної структури, особливо з боку середнього менеджменту, потрібно діяти шляхом роз'яснень і переконань. Якщо Вам вдасться зробити крок в напрямку переходу в поданні керівника як "менеджера проблем" (орієнтація на повсякденність) до подання його як "менеджера процесу" (середньострокова орієнтація на процес і поліпшення), то реалізація інструкцій по процедурам буде забезпечена.

Немає єдиного принципу побудови документації