Примірне положення про архів державної установи, організації, підприємства, федеральне

1. Загальні положення

До передачі на державне зберігання ці документи тимчасово, в межах, встановлених Державною архівною службою Укаїни, зберігаються в установах, організаціях, на підприємствах [*].

1.2. Установи забезпечують збереження, облік, відбір, упорядкування та використання документів Архівного фонду Укаїни, що утворюються в їх діяльності. Відповідно до правил, що встановлюються Державною архівною службою, забезпечують своєчасну передачу цих документів на державне зберігання.

Всі роботи, пов'язані з підготовкою, транспортуванням і передачею архівних документів, виробляються силами і за рахунок установ.

За втрату і псування документів Архівного фонду Укаїни посадові особи установ несуть відповідальність відповідно до чинного законодавства.

1.3. В установах для зберігання документів Архівного фонду Укаїни і закінчених діловодством документів практичного призначення, їх відбору, обліку, використання та підготовки до передачі на державне зберігання створюються архіви.

Установи забезпечують архіви необхідним приміщенням, обладнанням і кадрами.

1.4. Архів установи створюється як самостійний підрозділ, очолюване завідувачем архівом, або його функції покладаються на особу, відповідальну за ведення архіву.

1.5. У своїй роботі архів установи керується законодавством Укаїни, законодавчими актами з архівної справи, наказами, вказівками вищестоящих організацій, керівництва установи, правилами та іншими нормативно-методичними документами Комітету у справах архівів при Уряді Укаїни, методичними документами відповідної установи Державної архівної служби та цим положенням.

1.6. Положення про архів установи розробляється на підставі Примірного положення і затверджується керівництвом установи за погодженням з відповідною установою Державної архівної служби.

1.7. Архів установи працює за планами, що затверджується керівництвом установи та звітує перед ним у своїй роботі.

1.8. Контроль за діяльністю архіву установи здійснює керівництво установи.

1.9. Організаційно-методичне керівництво діяльністю архіву установи здійснює відповідну установу Державної архівної служби.

2. Склад документів архіву

В архів надходять:

2.1. закінчені діловодством установи документи постійного зберігання, що утворилися в діяльності структурних підрозділів, документи тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання, необхідні в практичній діяльності, документи з особового складу; [**]

2.2. документи постійного зберігання та з особового складу установ-попередників; [**]

2.3. документи постійного зберігання та з особового складу ліквідованих установ, безпосередньо підпорядкованих даній організації; [**]

2.4. особисті фонди провідних працівників установи, що надійшли в архів;

2.5. службові та відомчі видання;

2.6. науково-довідковий апарат до документів архіву.

3. Завдання і функції архіву

3.1. Основними завданнями архіву є:

3.1.1. комплектування документами, склад яких передбачено розділом 2 цього Примірного положення;

3.1.2. облік, забезпечення схоронності, створення науково-довідкового апарату, використання документів, що зберігаються в архіві;

3.1.3. підготовка і своєчасна передача документів Архівного фонду України на державне зберігання з дотриманням вимог, встановлених Державною архівною службою РФ;

3.1.4. здійснення контролю за формуванням і оформленням справ у діловодстві установи;

3.2. Відповідно до покладених на нього завдань архів здійснює такі функції:

3.2.1. приймає не пізніше, ніж через 3 роки після завершення діловодством, враховує і зберігає документи структурних підрозділів установи, оброблені відповідно до вимог, встановлених Державною архівною службою РФ;

3.2.2 розробляє і погоджує з відповідною архівною органом графіки уявлень описів на розгляд експертно-перевірочної комісії відповідної установи ГАС Україна і передачі документів Архівного фонду України на державне зберігання;

3.2.3. складати і подає не пізніше, ніж через 2 роки після завершення діловодством, річні розділи описів справ постійного зберігання та з особового складу на розгляд експертної служби установи і експертно-перевірочної комісії відповідної установи ГАС РФ;

3.2.4. здійснює облік і забезпечує повне збереження прийнятих справ;

3.2.5. створює, поповнює і удосконалює науково-довідковий апарат до зберігаються в архіві справами і документами, забезпечує його спадкоємність з науково-довідковим апаратом відповідного державного архіву;

3.2.6. Організовує використання документів:

інформує керівництво і працівників установи про склад і зміст документів архіву;

видає в установленому порядку справи, документи або копії документів з метою службового і наукового використання, для роботи в приміщенні архіву;

веде облік використання документів, що зберігаються в архіві;

3.2.7.проводіт експертизу цінності документів, що зберігаються в архіві, бере участь в роботі експертної комісії установи;

3.2.8. надає методичну допомогу службі діловодства в складанні номенклатури справ установи, контролює правильність формування та оформлення справ у діловодстві, а також підготовку справ до передачі в архів установи;

3.2.9. бере участь у проведенні заходів щодо підвищення кваліфікації працівників архіву і служби діловодства установи;

3.2.10. щорічно подає до відповідного державного архіву відомості про склад і обсяг документів за встановленою формою;

3.2.11. готує і в установленому порядку передає на зберігання до відповідного державного архіву документи Архівного фонду Укаїни.

4. Права архіву

Для виконання покладених завдань і функцій архів має право:

4.1. контролювати виконання встановлених правил роботи з документами в структурних підрозділах установи.

4.2. запитувати від структурних підрозділів установи відомості, необхідні для роботи архіву, з урахуванням забезпечення виконання всіх покладених на архів завдань і функцій.

5. Відповідальність завідувача архіву

5.1. Завідувач архівом несе відповідальність за виконання покладених на архів завдань і функцій.

[**] Документи по особовому складу можуть надходити до відповідного архів документів з особового складу при місцевому органі виконавчої влади.