Правильно складені документи повинні відповідати перерахованим вище вимогам, щоб забезпечити

Бухгалтерські документи в торгівлі

Правильно складені документи повинні відповідати перерахованим вище вимогам, щоб забезпечити подальше просування документів в бухгалтерському обліку. Перш ніж зробити на підставі того чи іншого документа відповідні записи в рахунках, слід перевірити правильність його складання, т. Е. Відповідність запису, зробленого в документі, фактично виробленої господарської операції, а також законність самої операції.

1.2 Бухгалтерська обробка документів

Цей процес полягає у приведенні документів до стану, що дозволяє зробити короткі, ясні і точні записи вдосконалення-шенних господарських операцій в рахунку з мінімальною затратою праці і часу.

Бухгалтерська обробка документів складається з декількох етапів або стадій і проводиться в такому порядку:

перевірка за формою і суті здійснених господарських операцій, від-вираз в документах;

арифметична перевірка цифр;

виправлення помилок, виявлених в документах;

Перевірка за формою

Перевірка за формою дозволяє переконатися, що для оформлення даної господарської операції використаний бланк відпо-ють форми, і всі реквізити документа заповнені. Записи в первинних документах можна робити чорнилом, хімічним ка-олівцем, пастою кулькових ручок, за допомогою друкарських засобів, засобів механізації та іншими засобами, забезпечують-вающими збереження цих записів протягом часу, установ-ленного для зберігання документів в архіві.

Перевірка сутності здійснених господарських операцій, від-вираз в документах, полягає в тому, що встановлюється цільових перевірок доцільність і законність самої операції, тобто її відповідність існуючим законоположень, розпорядженням і до від-вам урядових органів.

Вираз "таксування документів", що застосовується на практи-ке, неточно позначає вироблену роботу. Таксувати - це значить розцінити що-небудь, проставити в документі ціну або рас-Проценка чого-небудь. Отже, можна говорити про таксуванні чого-небудь в документах, а не про таксуванні документів. У цьому по-Німанн таксування проводиться до бухгалтерської обробки документів. Наприклад, на складі підприємства таксує в прибуткових ордерах матеріальні цінності, що надійшли на склад, у вимогах - матеріальні цінності, відпущені зі складу; в цехах підприємства таксує роботи в робочих наря-дах. Таксування в документах проводиться для обчислення стоїмо-сті таксіруемих матеріальних цінностей (шляхом множення їх кількості на ціну), заробітку за виконану роботу і в інших випадках. Під таксування іноді розуміють обчислення в доку-ментів вартості матеріальних цінностей або робіт. У цьому по-Німанн таксування проводиться під час бухгалтерської обробки документів. Наприклад, у вимогах таксує матеріальні цінності, що надійшли зі складу, т. Е. В них обчислюється вар-тість кожної матеріальної цінності і підраховується підсумок.

Метою арифметичної перевірки є виявлення помилок, допущених при таксуванні і підрахунках підсумкових сум. При перевірці документів по суті встановлюють законність і це-лесообразность яку здійснюють господарської операції. Арифмет-чна перевірка документів полягає в повторенні тих самих арифметичне-тичних дій, які були застосовані при обчисленні цифрових даних особами, які складали той чи інший документ. Наприклад, перевіряється правильність обчислення вартості ма-ріалів шляхом множення їх кількості на ціну, правильність підрахунку сум і виведення підсумків.

Виправлення помилок в документах

Помилки в документах можуть складатися в неправильному написа-ванні цифр або слів, або ж в надмірно написаних цифрах або словах. Такі помилки виправляються тільки чорнилом і, в зави-ності від їх характеру, двояко: або шляхом закреслення непра-вильно написаних цифр або слів і написання над ними правильних цифр або слів, або шляхом тільки закреслення надмірно написаних цифр або слів. Закреслення проводиться акуратно однією рисою так, щоб можна було прочитати закреслене. Будь-яке виправлення помилки в документі повинно бути спеціально обумовлено на цьому ж документі і підтверджено підписами осіб, які підписуватимуть або вже підписали документ, в залежності від ча-мени виявлення помилки, т. Е. Виявлена ​​помилка під час складання документа або при перевірці документа по суті операції, в ньому відбитої. Наявність в документі виправлень, не обумовлених зазначеним вище способом, робить документ не-дійсним. У касових документах (прибуткові та видаткові ордери) і в банківських платіжних документах (чеки, платіжні доручення та ін.) Виправлення помилок не допускається. При обна-Ружені помилки в документі, що подається в банк, натомість його виписується інший документ.

При формуванні справ необхідно дотримуватися таких тре-бования:

- документи постійного і тимчасового термінів зберігання необ-обхідно групувати в справи окремо;

- оригінали повинні бути відокремлені від копій;

- річні кошторису і звіти - від квартальних і місячних;

-в справу має бути включено по 1 примірнику кожного доку-мента.

У справу групують документи одного періоду - місяця, кварталу, календарного року, крім переходячи-чих справ (наприклад, особисті справи, що не закриваються по оконча-ванні календарного року). При наявності в справі документів за межі не-скільки місяців їх поділяють листами паперу з зазначенням мі-ца. Додатки до документів, незалежно від дати їх утвержде-ня або складання, приєднують до документів, до яких вони належать.

Існують певні правила угруповання справ за видами і хронології. Статути, положення, інструкції, затверджені рас-порядітельнимі документами, є додатками до них, і їх групують разом із зазначеними документами. Планові і від-парні документи зберігають в справах того року, до якого вони відно-сятся за своїм змісту, незалежно від часу їх складанні цьо-ня або дати надходження.