Правила оформлення заявок на платіж і проведення платежів, технології для автобізнесу

Правила оформлення заявок на платіж і проведення платежів

На підприємстві працює система заявок на платежі, яка покликана зробити життя підприємства більш передбачуваною, знизити кількість або виключити інциденти з контрагентами, викликані несвоєчасними платежами, планово і ефективно розпоряджатися коштами підприємства.

В яких випадках створювати.

Заявки на платіж необхідно створювати а) для всіх безготівкових платежів і б) якщо сумарно платежі контрагенту за місяць перевищують дві тисячі рублів при цьому виплати проводяться не з підзвітних коштів. Виняток становлять платежі за поставки для конкретного клієнта на СТО (пошук запчастин на СТО по місту).

Для готівкових платежів на загальну суму до двох тисяч рублів на місяць на одного контрагента слід використовувати звіт.

Коли (в який момент) створювати.

Заявки на одноразові платежі необхідно створювати в момент отримання інформації в разі ініціювання платежу ззовні компанії, або в момент прийняття рішення про необхідність такого платежу.

Заявки на періодичні і бюджетіруемих платежі повинні бути в будь-який момент часу введені мінімум на один місяць вперед.

Пояснення властивостей заявки на платіж.

Від кого: для безготівкових платежів заповнюється агент «Рахунок [Назва юр.лица]», якщо відомий банк відправника - відразу ж конкретний рахунок в банку. Для платежів готівкою - передбачуваний пункт видачі готівки: або підзвітний агент фінансового керуючого, або ящик будь-якого підрозділу підприємства.

Кому: ставиться агент, який повинен отримати платіж. Для безготівкових платежів, якщо у агента є кілька розрахункових рахунків необхідно в примітці вказати на який з них необхідно перерахувати кошти. Відповідальність за заповнення цього поля лежить на співробітника, відділ якого відповідає за цей платіж (транспорт, бухгалтерія, постачання ітп).

неважливий - оплатити коли буде можливість, зобов'язань з цього платежу у підприємства немає, плани суміжних відділів від невиконання цього платежу не порушаться

звичайний - стандартні платежі для щоденної підтримки життєдіяльності компанії

важливий - порушення термінів саме цього платежу призведе до порушення планів підприємства або суміжних відділів. При цьому оцінка можливих витрат на запобігання або подолання ризиків, викликаних порушенням термінів платежу порівнянна з 10% від суми платежу, але не менше 1000 рублів.

критичний - порушення термінів саме цього платежу призведе до серйозного порушення планів підприємства або суміжних відділів. При цьому оцінка можливих витрат на запобігання або подолання ризиків, викликаних порушенням термінів платежу порівнянна з сумою платежу, але не менше 5000 рублів.

блокуючий - порушення термінів саме цього платежу загрожує суттєвими ризиками діяльності підприємства в цілому.

Сума до оплати: та сума, яку ми повинні відправити. Відповідальний за заявку повинен ввести суму з усіма накладними, за винятком накладних, які відносяться до інших відділів. Іншими словами, не обов'язково ту суму, яку повинен отримати агент.

Бажаний термін: найраніша дата для можливого здійснення платежу, однак при цьому не раніше, ніж це потрібно для забезпечення нормального процесу. Іншими словами, якщо оплата на один день раніше не дає ніяких вигод підприємству, то бажана дата повинна бути на один день пізніше.

Крайній термін: найпізніша дата для можливого здійснення платежу, при здійсненні платежу пізніше цієї дати можливі штрафні санкції або погіршення умов роботи підприємства з контрагентом - одержувачем платежу.

Планова дата. в момент створення заявки на платіж можна виставляти в значення бажаного терміну. Залежно від стану документа планову дату може змінювати фінансовий директор, або відповідальний за замовлення.

Розділ «Рахунок». заповнюється даними рахунку, якщо такий є. Цей розділ може бути видалений в найближчому майбутньому, як надмірно складний для заповнення.

Підстава. для безготівкових платежів необхідно заповнити призначення платежу рівно так, як воно буде введено в платіжне доручення. Для цього відповідальним за заявки на платежі необхідно з'ясувати правила заповнення поля «Призначення платежу» банківських платіжних доручень у головного бухгалтера підприємства.

Група доступу. виставляється відповідно до правил для кожного відділу.

Зв'язані документи. повинні містити всі прямі посилання на пов'язані з цією заявкою на оплату документи.

Хто створює, в яких станах може перебувати заявка і хто відповідальний за заявку в кожному з станів.

За заявки, створені співробітниками підрозділу несе відповідальність начальник підрозділу.