Правила оформлення телефонограм - оформлення службових документів

ТФГ як правило містить повідомлення, сповіщення, оповіщення, розпорядження.

ТФГ пишеться коротко, точно, простими реченнями: «Повідомляємо місце і час проведення зборів акціонерів ...».

Обсяг ТФГ не повинен перевищувати 50 слів.

У секретаря завжди повинні бути бланки вхідних і вихідних ТФГ.

· Реквізит «від кого» і «кому» із зазначенням посади, прізвища, та по батькові посадових осіб;

· Текст і підпис.

Офіційне листування класифікується за різними ознаками (підставами, ділення). (Див. Таблицю 1).

Як писати службові листи

· Визначтеся з метою листи.

· Вкажіть характер вашого листа.

· Стислість - запорука отримання відповіді.

· Якого саме дії ви домагаєтеся?

· Намагайтеся висловити суть листа в тексті.

ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ЛИСТІВ

Лист - єдиний документ, на якому не ставляться назва його виду, як наприклад: «АКТ», «НАКАЗ» і ін.

Службове ЛИСТ - спосіб обміну інформацією між організаціями, підприємствами, фірмами.

1. Службове лист пишуть на спеціальних бланках. Склад і розташування реквізитів бланка повинні відповідати ГОСТ 6.38-90.

3. Реквізити, що складаються з декількох рядків, друкують через один інтервал, між реквізитами 1,5-2 інтервалу. Текст листа друкують через 1,5 інтервалу. На форматі А5 допускається друкувати текст через 1 інтервал. Текст, призначений для розмноження друкарським способом, друкують через 2 інтервали.

4. Текст листа повинен бути лаконічним, переконливим. Писати треба точно і просто, віддаючи перевагу простим поширеним пропозицій. При цьому необхідно прагнути до того, щоб кожне слово несло максимум інформації.

5. Листи можуть бути оформлені у вигляді прохання, запиту, відповіді, повідомлення, відмови, звернення, пропозиції, вимоги, розпорядження, нагадування, попередження, запрошення, підтвердження, повідомлення, телеграми, вказівки та ін.