Правила написання електронного листа або етикет електронної пошти
Правила написання електронного листа
або етикет електронної пошти
(Основна ідея правил годиться і для спілкування на сайті «Країна друзів»)
Правило 1. При оформленні електронного листа в обов'язковому порядку заповнюйте всі поля.
У загальному вигляді структуру ділового електронного листа можна представити в наступному вигляді:
Правило 3.Обязательно заповнюйте графу «Темапісьма».
У нашому конкурсі тема листа має велике значення. Відповіді в листах з темою, що не відповідає вимозі завдання, враховуватися не будуть.
Правіло4. Використовуйте «Re:» тільки для відповіді.
Правило 6. Обов'язково пишіть вітання, що складається з привітального слова і імені одержувача, перед основним текстом листа.
Привітання - це коротке речення, з якого має починатися лист. На жаль, є такі користувачі, які вважають, що вітання в електронному листі не потрібно писати, оскільки це нібито безглуздий пережиток паперової пошти, що воно не несе в собі ніякої важливої інформації і містить лише чергові слова. Це в корені невірно. Привітання несе в собі інформацію про вихованість того, хто складає лист. Адже Ви не хочете, щоб Вас порахували грубими і невихованими. В такому випадку - дотримуйтесь правил етикету електронної пошти.
Правило 7.Правільно структуруйте свій лист.
Оскільки читання c екрану монітора набагато складніше, ніж читання паперового носія, дуже важливо правильно структурувати електронного листа. Розбивайте Ваш текст на логічні абзаци і замість надто довгих речень використовуйте кілька коротких. Намагайтеся, щоб Ваші пропозиції містили не більше 15-20 слів. Відокремлюйте абзаци один від одного відступом або пустим рядком. Великий текст краще оформити вкладенням, а в самому листі просто дати супровідний текст.
Правило 8. Не надсилайте непотрібні файли.
Правило 9.Составляя у відповідь лист, відповідайте на ВСЕ задані Вам питання.
Якщо Ви відповідаєте кому-небудь на лист, то, постарайтеся відповісти на всі питання, які задані Вам. Це правило здається таким природним і зрозумілим, але, тим не менш, дуже часто виходить, що люди не відповідають на деякі з поставлених їм питань. Замовчування питання дуже неетично з Вашого боку - адже інша людина потребує Вашої відповіді і чекає його, але не отримує в листі. Якщо Вам важко відповісти, то так прямо і напишіть. Тільки не залишайте нічого без відповіді, а то Вашому співрозмовнику доведеться повторювати своє питання, і своїм замовчуванням Ви все одно не уникнете необхідності відповідати.
Правило 10. Перш ніж відправити лист, перевірте орфографію, граматику і пунктуацію.
Правило 11. На електронні листи обов'язково потрібно відповідати.
Якщо лист не вимагає розширеного відповіді, то обов'язково напишіть, що лист отримано. Рекомендується при створенні ящика заповнити поле «Автоматична відповідь» фразою «Ваш лист отримано».
Правило 12. Не пишіть великої шрифт.
Правило 13. В кінці листа обов'язково ставте свій підпис.
Це передбачають прості правила ввічливості. Рекомендується при створенні ящика заповнити поле «Автоматична підпис».