Позика співробітнику як скласти договір і відобразити в бухобліку

Згідно з пунктом 1 статті 807 ЦК України організація може надати позику співробітнику в натуральній формі або товарний кредит.

Як видати позику співробітнику

Попросіть співробітника написати письмову заяву, в якому слід вказати суму позики, термін повернення та причини. Наприклад: «Прошу надати мені позику для оплати лікування дитини в розмірі 50 000 рублів строком на один рік. При моє звільнення зобов'язуюсь достроково погасити суму заборгованості і всі відсотки на дату розірвання договору ». Замість вказівки конкретної мети позики допускається формулювання «на невідкладні потреби».

При позитивному рішенні за заявкою оформляється договір позики зі співробітником, в якому вказується сума позики, його цільове призначення, перераховані поручителі, якщо такі потрібні, порядок погашення, терміни повернення.

Якщо позика буде погашатися частинами, то потрібно доповнити договір графіком платежів. Якщо платежі будуть утримуватися із заробітної плати, ця умова прописується окремим пунктом.

При погашенні позики однією виплатою в кінці терміну вкажіть конкретну дату платежу.

У договорі або в додатку до нього може бути прописано умова про зобов'язання позичальника - підтвердження використання коштів за призначенням. Всі підтверджуючі документи підшиваються до договору позики.

Після оформлення договору підготуйте наказ. Інформація щодо суми кредиту, термінів повернення, процентній ставці, даними співробітника, зазначена в наказі, повинна відповідати умовам договору.

Наказ передається в бухгалтерію для ознайомлення і відображення господарської операції в бухгалтерському обліку. Розрахунки, пов'язані з наданням позики співробітникові, ведуться за рахунком 73. У кредит 50 або 51 рахунку (в залежності від форми видачі позики) списується сума основного боргу. За кредитом 98 рахунку «Доходи майбутніх періодів» нараховуються відсотки. Зарахування відсотків на фінансовий результат компанії відбивається проводкою: ДТ 98 КТ 91. Повернення позики (часткове або повне погашення) відображають проводкою: ДТ 50 (51) КТ 73.01. Якщо позика безвідсотковий або ставка становить менше 2/3 ставки рефінансування БанкаУкаіни, необхідно нарахувати ПДФО співробітнику з матеріальної вигоди від економії на відсотках: ДТ 70 КТ 68 субрахунок «ПДФО».

На які цілі можна видати позику співробітнику

У переважній більшості випадків позику співробітнику видається на особисті потреби, такі як:

• покупка рухомого або нерухомого майна;
• оплата власного лікування або лікування родичів;
• оплата навчання в вузі, на курсах підвищення кваліфікації і т. п .;
• а також інші нагальні потреби.

Якщо в договорі прописано конкретне цільове призначення кредиту, то співробітник зобов'язаний за першою вашою вимогою представити підтверджуючі документи використання позики на зазначені потреби. В якості таких документів можуть бути включені договір купівлі-продажу, договір про надання медичних послуг, договір з організацією, яка надає освітні послуги. У разі неподання підтверджує інформації, договір позики з співробітником може бути розірваний достроково.

Які документи необхідні для оформлення позики співробітнику

Для того щоб оформити договір позики співробітникові належним чином, необхідно:

• отримати заяву від співробітника за затвердженою формою з проханням про надання грошових коштів в борг;
• вписати паспортні дані співробітника в договір;
• підписати договір - з боку роботодавця в договорі може стояти тільки підпис особи, уповноваженої на підписання таких документів.

У договорі важливо вказати дату його складання та підписання, проставити фірмову печатку. Крім того, в договорі має стояти підпис головного бухгалтера організації, так як договір позики - це операція з передачі грошових коштів (або майна, що має певну вартість). Згідно з Федеральним законом «Про бухгалтерський облік» всі документи, що мають відношення до фінансових, грошових і розрахункових операціях організації, повинні бути підписані в тому числі головним бухгалтером.

Обидві сторони отримують свій екземпляр договору, також можна скласти третій примірник для бухгалтерії.

Як скласти договір позики співробітнику

1. Форма договору позики. У тому випадку, якщо одна сторона угоди - юридична особа, Цивільний кодекс зобов'язує оформляти договір тільки в письмовому вигляді.

2. Дата, з якої договір вступає в силу, - це дата, коли гроші були видані співробітнику на руки (дата також вказується в видатковому касовому ордері) або перераховані на особовий рахунок працівника (дата зафіксована в виписці банку).

3. Сума позики прописується в договорі. Позика співробітнику може бути виданий на будь-яку суму, з точки зору закону обмежень тут немає. Слід, однак, враховувати розмір позики у співвідношенні до вартості активів організації. У тому випадку, коли сума позики більше 25% від цієї величини (беруться дані останнього затвердженого бухгалтерського балансу), то така господарська операція визнається великою угодою. Для схвалення угоди буде потрібно провести збори засновників (учасників) товариства або акціонерів, в залежності від форми ведення бізнесу, на якому має бути прийнято відповідне рішення.

4. Валюта позики. Організації, що працюють на території України та є суб'єктами оподаткування РФ, повинні видавати позики співробітникам тільки в національній грошовій одиниці, тобто в рублях.

5. Відсотки за договором за користування позикою повинні бути прописані в договорі. Якщо роботодавець вирішив надати безвідсоткову позику співробітнику, то ця умова також необхідно прописати окремим рядком. Відсутність інформації щодо процентної ставки аж ніяк не означає, що грошові кошти видані в безоплатне користування, перевіряючі органи автоматично вважають відсоток за користування позикою рівним ставкою рефінансування.

6. Термін і порядок повернення позики та відсотків. Зазвичай договір позики передбачає щомісячну сплату відсотків. Якщо є інші домовленості між працівником і роботодавцем, вони вказуються в договорі. Те ж саме відноситься до терміну повернення позики: якщо ніякої конкретної інформації не міститься, максимальний термін повернення позики складе 30 днів з моменту пред'явлення роботодавцем вимоги про погашення боргу.

7. Можливість дострокового погашення позики. Цивільний кодекс визначає, що при достроковому погашенні процентної позики співробітник зобов'язаний надіслати повідомлення роботодавцеві не пізніше ніж за 30 днів до передбачуваної дати закриття боргу. У разі безпроцентної позики повідомляти заздалегідь не потрібно, закриття боргу можна зробити в будь-який день. Інші умови і домовленості сторін прописуються в договорі.

Юрисконсультів радять при складанні договору вказувати інформацію про те, в якій формі буде видана позика співробітникові (готівковій, безготівковій) і яким чином він буде повертатися (через касу, через банківський рахунок або утриманням із зарплати). Особливу увагу приділіть цільовим призначенням позики. Цей пункт має велике значення в разі, якщо позика видається для придбання нерухомого майна (квартира, будинок, земельну ділянку під забудову), так як є ряд нюансів при нарахуванні ПДФО з матеріальної вигоди.

Чи оподатковується позику співробітнику ПДФО

Договір позики завжди вимагає особливої ​​уваги з боку бухгалтерії. Бухгалтер повинен уважно вивчити умови договору і визначити, чи виникає у співробітника матеріальна вигода від економії на відсотках, а у організації - обов'язок з обчислення і сплати ПДФО.

Для цього потрібно порівняти дві величини - процентну ставку за договором і величину, рівну 2/3 ставки рефінансування, встановленої ЦентробанкомУкаіни на дату внесення платежу по кредиту. Якщо відсоток за позикою менше цієї розрахункової величини, то в цьому випадку говорять про появу матеріальної вигоди співробітника, з якої слід обчислювати ПДФО. Сума доходу розраховується наступним чином:

МВ = СЗ × (2/3 СРФ. - ПСП) / 365 (366) × Т. де:

• МВ - матеріальна вигода, руб .;
• СЗ - видана сума позики або залишок суми після внесення попередніх платежів, руб .;
• СРФ. - ставка рефінансування, що діє на дату щомісячного платежу по позиці,%;
• ПСП - ставка по позиці, прописана в договорі,%;
• Т - час користування позикою, за яке нараховують відсотки, обчислюється в календарних днях.

Розрахований таким чином дохід оподатковується за ставкою 35%.

Як вже стало зрозуміло з визначення, дата виникнення доходу - це день:

• внесення платежів зі сплати відсотків, якщо позика працівнику видано під відсотки (пп. 3 п. 1 ст. 223 НК РФ);
• повного або часткового повернення позики (якщо позика виданий безоплатно).

При цьому, згідно з роз'ясненнями Міністерства фінансів РФ, якщо позикові кошти повертаються частинами, то розрахунок матеріальної вигоди проводиться кілька разів. Те ж саме відноситься і до платежів за відсотками при процентному позику співробітнику.

Ставка рефінансування може змінюватися кілька разів на рік, тому бухгалтер повинен відслідковувати, яке саме значення встановлено на день сплати позики. Може також виникнути ситуація, коли за весь період користування позикою ставка мінялася кілька разів, це теж слід врахувати при підрахунках.

Організація ТОВ «Іриска» оформила і видала позику співробітнику Петрушенко О.Н. на наступних умовах: сума позики - 45 000 рублів; термін, на який видана позика, - 3 місяці починаючи з дня видачі; відсоток за користування позикою - 4% річних.

Погашення позики проводилося через касу організації готівковими коштами.

Якщо виданий безвідсоткову позику співробітнику, то процентна ставка вважається рівною 0, в цьому випадку формула для розрахунку спрощується:

Термін утримання нарахованого ПДФО - день найближчої виплати співробітнику (зарплата, аванс, лікарняний).

Важливий момент: є виключення з нарахування ПДФО з матеріальної вигоди. Діє воно, якщо позику співробітнику видається на покупку квартири, будинки, іншого житлового приміщення (або частки в них), на придбання земельної ділянки під житлове будівництво. Співробітник звільняється від сплати ПДФО в тому випадку, якщо:

Як відобразити позику співробітнику в бухгалтерському обліку

Для обліку виданих позик і розрахунків по ним в плані рахунків бухгалтерського обліку існує 73 рахунок «Розрахунки з персоналом за іншими операціями», субрахунок 01 «Розрахунки за наданими позиками».

Позика співробітнику: типові проводки

Кредити для бізнесу: поради, підводні камені, список необхідних документів

Якщо керівник вирішив пробачити позику співробітнику

Нерідкі ситуації, коли роботодавець, з різних причин, прощає співробітнику виданий позику. В цьому випадку слід оформити або угода сторін про прощення боргу, або договір дарування. Укладення договору дарування вигідніше і для працівника, і для роботодавця.

Співробітник отримує дохід, рівний неповерненої суми (або інший сумі, якщо борг прощений в повному обсязі), який обкладається ПДФО за ставкою 13% у випадку і підписання угоди, і договору дарування.

Однак при договорі дарування працівникові надається податкове вирахування (код вирахування 501) в розмірі 4000 рублів на вартість «подарунка» від організації, якщо, звичайно, за звітний рік не було інших доходів, які звільняються від оподаткування за цим кодом вирахування, за сумою перевищують 4000 руб .

При укладанні угоди позикодавець має перерахувати до бюджету страхові внески з суми прощення боргу. У разі договору дарування такий обов'язок з роботодавця знімається.

Незалежно від обраного варіанту оформлення, сума прощення боргу не применшує витрати організації для цілей оподаткування.

Читайте в найближчих номерах журналу "Генеральний Директор"