Посадова інструкція архіваріуса 1

Новини по тематиці

Посадова інструкція архіваріусапішется для фахівця, послуги якого можуть бути затребувані на багатьох великих підприємствах з великим обсягом документообігу. Про те, хто такий архіваріус, які трудові обов'язки притаманні працівнику цієї професії і як грамотно скласти посадову інструкцію для нього, розповімо в статті далі.

Хто такий архіваріус?

Архіваріус (архівіст) - це співробітник архіву, або, в більш широкому розумінні, хранитель документів. До архівного фондуУкаіни відносяться як державні архіви, так і недержавні; при цьому державні можуть поділятися:

на федеральні архіви;
архіви суб'єктів Федерації;
архіви різних відомств.

У зв'язку з тим, що багато документів, які супроводжують підприємницьку діяльність будь-якої організації (податкові звіти, накази, бухгалтерські документи, документи діловодства та т. Д.), Вимагають збереження протягом певного проміжку часу, в приватних фірмах також може знадобитися фахівець, здатний організувати роботу архіву та систематизувати документообіг в ньому. Саме цим і займається архіваріус.

Посадова інструкція архіваріуса повинна не тільки відповідати стандартній структурі, прийнятої в діловому обороті для подібних документів, але і враховувати професійні вимоги до працівника і специфіку роботи організації, для співробітника якій вона складається.

Типова посадова інструкція для архіваріуса може виглядати так:

Починається документ з відміток про затвердження та погодження з посадовою інструкцією, а також підписів відповідальних осіб і дат (затвердження і узгодження), які проставляють у відповідних графах у правому верхньому кутку першої сторінки.
Далі йде розділ «Загальні положення», що включає в себе вимоги про вік і професійні навички співробітника. До загальних положень відноситься і інформація про місце посади архіваріуса в штатній структурі компанії, тобто уточнюється, кому підпорядковується співробітник, до яких працівникам належить посаду архіваріуса (технічним, керівним і т. Д.). У цьому ж розділі перераховуються законодавчих актів і внутрішні документи організації, з якими повинен бути ознайомлений працівник, а також визначаються правила прийому на роботу, звільнення та заміщення працівника на час відсутності.
Потім йде розділ, в якому описуються посадові обов'язки і права архіваріуса. Це найважливіший розділ документа, що вимагає ретельного опрацювання: недостатньо перерахувати типові посадові обов'язки, властиві архіваріуса, - потрібно зробити їх коригування з урахуванням особливостей роботи організації, а також включити в зобов'язальний коло функції, які можуть і відповідати професії, але які співробітнику в процесі роботи доведеться виконувати. Що стосується посадових прав, то під ними розуміється коло правомочностей, що випливають з посадових обов'язків і наданих співробітнику для оперативного їх виконання.
Наступний розділ присвячений відповідальності архіваріуса за неналежне виконання своїх обов'язків. Увага: ступінь відповідальності не може виходити за рамки, визначені трудовим законодавством.
Завершує посадову інструкцію місце для відміток (дати і підпису працівника), що свідчать про ознайомлення з документом.

Типові вимоги до архіваріуса

Отримати спеціальність архіваріуса можна, прослухавши курс «Документознавство» ( «Архівознавство») або «Архівна справа». Пройти навчання можна в тому числі і на короткострокових курсах, що надаються, наприклад, біржею праці. Свідоцтво про закінчення таких курсів є одним з основних вимог, що пред'являються до кандидата на посаду архіваріуса.

До іншим вимогам, що дозволяє роботодавцю вибрати з претендентів на посаду архіваріуса відповідного фахівця, можна віднести:

Певний рівень освіти. На додаток до наявності свідоцтва про отриманою спеціальністю архіваріуса деякі роботодавці можуть заявляти вимоги, що стосуються навчальних закладів, які повинен закінчити кандидат на посаду. Так, комусь буде достатньо середнього або середньої спеціальної освіти, хтось задовольнитися незакінченою вищою, а кому-то потрібно виключно фахівець з організації документообігу, який закінчив вищий навчальний заклад.
Досвід роботи.
Вік. Про певної вікової планки може йти мова, якщо підшукується фахівець на посаду начальника архіву або іншу керівну посаду в області організації архівної справи на підприємстві.
Знання нормативної документації, що стосується архівної справи.
Знання комп'ютера, в тому числі необхідних офісних програм.

Також від фахівця в галузі архівної справи можуть вимагатися:

вміння працювати з офісною технікою;
навички роботи зі значними обсягами інформації;
грамотна усна і письмова мова;
інші навички, які визначаються специфікою роботи конкретного підприємства.

Посадові обов'язки архіваріуса

Коло посадових функцій архіваріуса повинен в першу чергу включати в себе ті обов'язки, які безпосередньо пов'язані з його професійною спеціалізацією, так як саме через цих спеціальних навичок і приймається на роботу співробітник. Крім того, кожен роботодавець вільний включати в коло посадових обов'язків співробітника інші, відмінні від стандартних, трудові функції, які можуть як відповідати професійним навичкам працівника і лише трохи коригуватися відповідно до специфіки та особливостями роботи організації, так і не бути пов'язаними з його спеціалізацією.

До типових посадових обов'язків архіваріуса можна віднести:

Організацію та ведення архівного діловодства на підприємстві (як в паперовому, так і в електронному вигляді).
Прийом і реєстрацію надійшли в архів документів.
Зберігання знаходяться в архіві документів.
Участь в складанні нормативних вимог з обліку та використання архівної документації.
Забезпечення доступу співробітників до архіву, видачу необхідних архівних документів.
Складання звітів.
Ведення облікових і звітних документів (журналів, реєстрів і т. Д.).

До посадових обов'язків, не пов'язаних з професійними навичками, які можуть бути включені до посадової інструкції, відносяться:

Різні організаційні вимоги щодо дотримання трудового розпорядку в організації.
Обов'язки, пов'язані з підтриманням у належному порядку робочого місця і архівного приміщення (наприклад, дотримання протипожежної безпеки).
Зобов'язання щодо співпраці і взаємодії з різними підрозділами організації.

Розробка і прийняття посадової інструкції архіваріуса

Процедуру створення посадової інструкції для архіваріуса можна умовно розділити на наступні етапи:

Розробка проекту документа. Цим займаються зазвичай або співробітники підрозділу, в якому доведеться працювати фахівця, або співробітники спеціального відділу, в чиї обов'язки в числі іншого входить і розробка різних інструкцій.
Узгодження документа. Проект посадової інструкції повинен бути узгоджений з усіма зацікавленими службами. Як правило, до них відносяться:
- структура, в якій має бути працювати фахівця (в нашому випадку це архів або архівний відділ на підприємстві);
- юридичний підрозділ;
- кадрова служба.
Затвердження інструкції керівництвом організації. Остаточний варіант документа після узгодження з усіма фахівцями подається на підпис директору підприємства для затвердження.

Затверджену посадову інструкцію на підприємстві використовують, як правило, до тих пір, поки не зміняться вимоги до умов роботи або колі посадових обов'язків фахівця. На закінчення пропонуємо вам ознайомитися з образом посадової інструкції архіваріуса. наявними на нашому сайті.