Посадова інструкція адмінстратор офісу
Відкрити в форматі WORD
Офіс-менеджер - це працівник, керівник офісом. Як правило, цього працівника вводять в штат центрального (головного) офісу підприємства або офісу, в якому безпосередньо розташовується дирекція підприємства.
Основне і істотна відмінність між офіс-менеджером і адміністратором офісу полягає в керівних повноважень - адміністратор, як правило, не керує офісними працівниками, а всього лише є одним з них і виконує свою роботу у взаємодії з персоналом офісу.
Офіс-менеджер та адміністратор офісу повинні володіти такими особистісними якостями, як комунікабельність, енергійність, вміння чітко і ясно висловлювати свої думки, впевненість, вміння переконувати, здатність до самоорганізації (для адміністратора) і вміння керувати колективом (для менеджера), знання іноземної мови, пр.
3. Адміністратор офісу повинен знати:
3.1. Розташування офісних приміщень.
3.2. Принципи планування та оформлення приміщень офісу.
3.3. Правила і методи організації роботи офісу.
3.4. Сферу діяльності працівників офісу.
3.5. Етику взаємовідносин в робочій групі.
3.6. Стандарти діловодства.
3.7. Принципи організації постачання офісу.
3.8. Вимоги законодавства до господарських договорів і порядок їх укладення.
3.9. Технічне оснащення офісу.
3.10. Правила користування оргтехнікою.
3.13. Правила внутрішнього трудового розпорядку.
3.14. Основи трудового законодавства.
3.15. Правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.
II. Посадові обов'язки
1. Забезпечує підготовку офісу до робочого дня (деактивація системи охоронної сигналізації, підключення офісної оргтехніки та підготовка її до експлуатації, забезпечення офісу канцтоварами та витратними матеріалами).
2. Складає кошториси на матеріально-технічне забезпечення офісу.
3. Оформляє необхідні документи для укладення договорів на: поставку канцтоварів, витратних матеріалів та інших товарно-матеріальних цінностей, необхідних для роботи офісу; технічне обслуговування та ремонт оргтехніки; інші послуги.
5. Забезпечує чистоту і порядок в приміщеннях офісу.
6. Здійснює контроль за правильною експлуатацією оргтехніки та раціональним використанням канцтоварів та витратних матеріалів в офісі.
7. Встановлює контакти з експлуатаційними службами, комунальними організаціями для ресурсозабезпечення приміщень офісу, проведення ремонтних та інших робіт.
9. Організовує замовлення авіа- і залізничних квитків для співробітників офісу, диспетчеризацію автотранспорту.
10. Організовує діловодство офісу, прийом вхідних дзвінків та управління вихідними дзвінками.
11. Організовує ефективне і культурне обслуговування відвідувачів, забезпечує створення для них комфортних умов, консультує їх з адміністративних питань, надає інформаційні та інші матеріали (візитки, прайси, буклети, пр.).
13. Веде облік відвідувачів.
14. Вживає заходів до запобігання і ліквідації конфліктних ситуацій.
15. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.
16. Готує офіс до закриття (відключає освітлення та оргтехніку, активує системи охоронної сигналізації, пр.).