Порядок видачі довідки 2-ПДФО працівникові

Хто видає довідку 2-ПДФО

Податковим агентом для працівника виступає роботодавець, який утримує з його зарплати податки і перераховує їх у бюджет. При цьому податковим агентом для працівника можуть виступати не тільки юридичні особи, а й підприємці - фізичні особи, якщо з ними було укладено трудовий контракт.

Податковим агентом для військовослужбовців є держава, оскільки контракт на військову службу полягає від його імені. Відповідно, отримати довідку про свої доходи та утримання військовослужбовці зможуть в Єдиному розрахунковому центрі (ЄРЦ) МіноборониУкаіни.

Кому надається довідка і в які терміни

Довідка за формою 2-ПДФО надається податковим агентом:

У ст. 230 НК Україна не обговорений термін виготовлення довідки після звернення працівника. У той же час в ст. 62 ТК Україна для видачі довідки про заробітну плату встановлено триденний строк з дня надходження письмової заяви працівника.

Чи означає це, що для отримання довідки необхідно в обов'язковому порядку писати заяву? Не завжди. Деякі роботодавці видають такі документи на усне прохання працівника, а також при звільненні - без нагадувань (відповідно до ст. 84.1 ТК РФ). Якщо ж підприємство велике або роботодавець зайняв позицію, що без заяви нічого не надаватиме, слід написати клопотання в довільній формі.

У заяві важливо правильно вказати свої особисті дані, а також період (він вимірюється в роках), за який потрібна довідка. Довідка повинна видаватися скільки завгодно раз за зверненням працівника в межах трирічного терміну, за який враховуються його доходи.

Для яких цілей працівникові може знадобитися 2-ПДФО

Довідка про доходи та утримання з них за формою 2-ПДФО може знадобитися працівникові в наступних ситуаціях:

для отримання кредиту, оформлення іпотеки;
для заповнення декларації 3-ПДФО;
при працевлаштуванні на нове місце роботи;
для оформлення допомоги по безробіттю, пенсії;
для отримання державної матеріальної допомоги;
для оформлення візи;
в інших ситуаціях.

Що робити, якщо роботодавець відмовляється видати довідку

На щастя, рідко, але бувають ситуації, коли роботодавець відмовляється видати працівникові, що звільняється співробітнику довідку 2-ПДФО. Найчастіше, через те, що на підприємстві є проблеми з веденням податкового обліку. В такому випадку працівнику потрібно дотриматися всіх норм закону для того, щоб домогтися свого.

Як вчинити, якщо підприємство ліквідовано

Не виключена й інша досить проблематична ситуація, коли на момент звернення за довідкою підприємство вже не функціонує (ліквідовано) і відомості про нього виключені з Єдиного державного реєстру юридичних осіб. Існує кілька способів отримати довідку 2-ПДФО в такій ситуації.

Так, якщо довідка потрібно новому роботодавцю, він направляє запит до відділення ПФР і місцеву ИФНС з поясненням причин такої необхідності. Довідка може знадобитися для правильного розрахунку стандартних вирахувань або розрахунку відпускних і лікарняних, коли без відомостей про відрахування, вироблених попереднім роботодавцем, не обійтися.

Довідка 2-ПДФО від ІП

Порядок видачі довідки 2-ПДФО роботодавцем - індивідуальним підприємцем нічим не відрізняється від загальноприйнятого для податкових агентів - юридичних осіб. Так, ІП при виплаті винагороди фізичній особі утримує у нього податок, який самостійно перераховує в бюджет. Саме ці відомості і заносяться у довідку.

Сам собі ІП зазвичай довідку про доходи за затвердженою формі не надає. Така можливість у податковому законодавстві ніде не згадано. У той же час заповнення такої форми і самочинне її підписання не буде порушенням.

У багатьох ситуаціях буває досить копії декларації, в якій відображаються реальні доходи (це не підходить для ІП на ЕНВД), виписки з касової книги або подачі копій підтверджуючих первинних документів.

Якщо є затримка з виплати зарплати

У зв'язку з тим, що відповідно до п. 4 ст. 226 НК Україна нарахований ПДФО не може бути утримано до моменту виплати співробітникові зарплати, є особливі складності з випискою довідки 2-ПДФО.

Де взяти довідку безробітному і пенсіонеру

Безробітному можна отримати довідку про отримані доходи у вигляді допомоги по безробіттю в центрі зайнятості. Достатньо подати заяву і потім забрати готову довідку. Але це буде не форма 2-ПДФО. Якщо ж фізична особа не працювала більше трьох років і не перебувала на обліку в центрі зайнятості, то довідку про доходи взяти йому просто нізвідки, адже офіційно їх не було.

Якщо ж у непрацюючого людини були доходи з інших джерел, необхідно повідомити про них, вказавши в декларації 3-ПДФО. Крім того, буде потрібно самому розрахувати податок і перерахувати його до бюджету. Свідченням отриманих доходів і сплачених з них податків в даному випадку буде копія податкової декларації.

Пенсіонери, які отримують платежі з недержавних пенсійних фондів, можуть зажадати 2-ПДФО в місцевому підрозділі свого фонду. А ось непрацездатні громадяни, які отримують держпенсії, не зможуть отримати таку довідку в ПФР, оскільки оподаткування ПДФО таких пенсій не проводиться.

Що нового в порядку оформлення довідки

Підпис керівника або представника податкового агента повинна мати повну розшифровку. Так, повинні бути вказані його посаду та П. І. Б. Повинно бути не закриватися печаткою, яка проставляється у відведеному для цього місці - в нижньому лівому кутку форми 2-ПДФО.

Ще більше інформації про це - у статті «Хто має право підписувати довідку 2-ПДФО?»

Якщо довідка виготовляється на декількох сторінках, то починаючи з другої сторінки вгорі вказуються її номер і напис: «Довідка про доходи фізособи за 20хх рік № ___ від хххх». Кожна сторінка підписується керівником податкового агента або його представником.

Коригування даних для довідки

Якщо податковим агентом був проведений перерахунок ПДФО за минулі податкові періоди у вигляді збільшення податкових зобов'язань, нову довідку потрібно скласти і передати не тільки відповідному податковому органу, а й працівнику.

У виправленої довідці надміру сплачений податковим агентом, але не утриманий з працівника податок не вказується, оскільки ФНСУкаіни не вважає таку переплату податком.

Якщо в попередній довідці було вказано зайво утриманий з працівника податок, а згодом він був повернутий фізичній особі, то в новій довідці слід вказати правильну суму. Після виявлення помилки у вигляді зайво утриманого ПДФО повернення повинен бути проведений протягом трьох місяців.

Неоподатковувані доходи в довідку вноситися не повинні. Якщо раніше при оформленні довідки була допущена помилка, роботодавцю слід усунути дане порушення.

Див. Також цікаву інформацію по темі в статті «Як повернути працівнику зайво утриманий ПДФО».

Кількість примірників довідки, так само як і число звернень за документом від імені працівника, нічим не обмежена. Це означає, що податковий агент повинен задовольняти кожне надійшло від працівника заяву про видачу 2-ПДФО.

На виготовлення довідки відводиться три дні - такий термін прописаний в ТК України і може бути використаний у відношенні видачі довідки про доходи. Довідку можна оформити на бланку, наявному в будь-якій бухгалтерській програмі. Його можна завантажити на будь-якому бухгалтерському порталі (в т. Ч. На нашому), а також можна завантажити програму щодо заповнення цієї форми на сайті податкової служби.

Для якнайшвидшого отримання довідки працівникові слід скласти письмовий запит та передати його роботодавцю. Довідка по даній формі потрібно працівнику досить часто, тому бухгалтерії будь-якого податкового агента слід потурбуватися про правильне ведення податкового обліку та своєчасному виправленні виявлених помилок.