Порядок руху документів в організації - студопедія

Головним правилом організації документообігу є реальне перевезення документа по найкоротшому шляху з меншими витратами часу і праці, тому його організація у військовому формуванні передбачає, в першу чергу, встановлення і закріплення порядку руху документів на всіх його етапах, починаючи з отримання або створення документів і закінчуючи обробкою виконаних або відправляються документів.

До теперішнього часу багаторічним практичним досвідом організації і здійснення діловодства в різних за призначенням, масштабом і структурі організаціях вироблений цілком певний порядок руху в них документів; більш того, його загальні риси закріплені в діючих нормативних актах (наприклад, в ГСДОУ і ЕГСД) і різних методичних посібниках.

Згідно з цим встановився загальний порядок руху документів в організації, що включає в послідовності, що відповідає характеру документопотока (входить, внутрішнього або вихідного) такі етапи, як:

- прийом і первинна обробка документів;

- попередній розгляд і розподіл документів;

- напрямок на виконання і виконання документів;

- оформлення та засвідчення документів;

Рух вхідних документів

Вхідні документи можуть надходити поштою, телеграфом, електронною поштою, через факсимільний зв'язок або фельд'єгерську доставку. Завдання служби діловодства - організувати облік надходження документів, їх первинну обробку і в подальшому координувати їх рух.

Правила первинної обробки документів зводяться до наступного.

При отриманні документів перш за все повинна бути перевірена правильність їх доставки і цілісність упаковки. Помилково доставлені документи працівниками експедиції без затримки повинні бути повернуті відправнику. При пошкодженій упаковці особливо ретельно перевіряється повнота вкладення матеріалів, відсутність механічних пошкоджень. При необхідності до документів слід додати перелік виявлених дефектів.

Після розтину упаковка знищується, виняток робиться в таких випадках:

- в документі не проставлено дату і її доводиться встановлювати за поштовим штемпелем;

- при отриманні доплатного кореспонденції;

- якщо отриманий документ за змістом носить особистий характер, а на упаковці (конверті) грифа «Особисто» (К) не було.

Інформацію про всі отримані повідомлення і документах фіксується в спеціальних журналах. Цей процес отримав назву первинного обліку (реєстрації) документів. У зв'язку з тим, що реєстрація здійснюється не тільки входять, але вихідних і внутрішніх документів і до того ж вона грає важливу роль в інформаційно-пошуковій системі за документами організації, контролі виконання та ін. Детально вона розглядається у відповідному параграфі навчального посібника.

Підготовка документів на доповідь здійснюється в процесі попереднього їх розгляду в службі ДОП. В результаті має бути визначено, куди і кому повинен бути спрямований документ. ГСДОУ встановлює на цій стадії розподіл документів на потоки, а саме документи, що направляються для обов'язкового розгляду керівниками відповідно до їх обов'язками, і документи, що направляються відразу в підрозділи виконавцям як не потребують резолюції керівника.

Попередній розгляд доручається самому досвідченому співробітнику служби ДОУ, добре знає структуру організації і посадові обов'язки співробітників. Ефективну допомогу при попередньому розгляді надає розробка серії довідкових матеріалів: зразкового переліку документів, які потребують обов'язкового розгляду керівництвом; переліку посадових осіб та їх обов'язків; технологічних графічних схем послідовності експедиційної обробки і розподілу різних документів, що надходять і т.д.

При оцінці надійшов документа враховуються:

- важливість його змісту;

- складність і новизна поставлених питань;

- реальна терміновість виконання документа;

- вид документа: наказ, лист, звіт і т. д.

При нечіткому розподілі функцій між окремими органами управління, порушення сформованих правил ведення переписки та з інших причин значну частину кореспонденції можуть становити документи з питань, що не входять в компетенцію їх одержувача. На стадії попереднього розгляду ці документи відбираються і з типовим супровідним листом направляються за призначенням.

Після встановлення компетенції та відповідальності, необхідних для вирішення поставлених в документі питань, відбираються ті, які для розгляду і визначення порядку їх виконання слід направити керівництву. Керівництву, як правило, подаються документи, отримані від урядових органів і органів представницької і виконавчої влади. а також документи вищестоящих органів управління і скарги на дії підлеглих посадових осіб.

Власне рух вхідного документа всередині організації починається з його розгляду керівником і накладення резолюції, що визначає подальший його рух і порядок виконання; для документів, які не потребують резолюції керівника, це рух починається з напряму його виконавцю (в підрозділ або конкретній посадовій особі).

Після розгляду документа керівником і накладення резолюції документ повертається до служби ДОП, де реєструється резолюція керівника, документ ставиться на контроль виконання і організовується оперативне доведення його до виконавця. Якщо виконавців декілька, то ознайомлення ряду посадових осіб з одним екземпляром документа доцільно доручати спеціально виділеному співробітникові, а якщо документ потребує значного часу для роботи по його вивченню, то слід скласти графік термінів і послідовності проходження документа в організації.

Доручення щодо виконання документа дається, як правило, жодної посадової особи. Посадові особи, які виконують документ, зобов'язані зробити це виходячи з терміну виконання, встановленого резолюцією (або іншим дорученням керівника).

Після виконання і відповідного оформлення документ повертається на місце постійного зберігання. Разом з виконаним документом підшивається і другий його примірник.

Документи, з плином часу втратили практичне значення і не мають історичної та наукової цінності, а також документи з простроченим терміном зберігання підлягають знищенню та списання.

Таким чином, підводячи підсумок вищесказаному, слід підкреслити, що дії служби ДОУ по забезпеченню порядку руху вхідних документів включають:

- первинну обробку документів, отриманих по різних каналах, і їх реєстрацію;

- підготовку документів на доповідь;

- розгляд документа та оформлення резолюції, її реєстрацію;

- постановку документа на контроль;

- відправку документа на виконання або доведення до відома відповідних посадових осіб;

- контроль виконання документа;

- прийом виконаного документа і зняття його з контролю;

- напрямок документа на зберігання або здачу його в архів.

Приклад руху вхідного документа в організації показаний на рис. 4.1.

Рух вихідних документів

Вихідні документи - це документи, що розробляються в організації і відправляються за її межі нижчестоящим органам управління для керівництва, або вищестоящим органам управління на виконання отриманих від них вказівок, або в інші організації в порядку взаємного інформування і т.п. Рух вихідних документів в організації починається з моменту надходження розробленого, затвердженого, а при необхідності, і розмноженого документа в службу ДОУ.

Робота з вихідними документами як ініціативними, так і відповідними, полягає в підготовці проекту документа, його оформлення, погодження (візування) і посвідченні, реєстрації та відправлення з організації.

В цьому випадку проект документа надсилається відповідним організаціям або конкретним посадовим особам цих організацій. Для попереднього ознайомлення і узгодження з кількома посадовими особами проект документа може бути розмножений і переданий одночасно усім учасникам в його підготовці організаціям і приватним особам (паралельне узгодження). Однак іноді потрібно послідовне погодження, відповідно до функцій сторонніх організацій або структурних підрозділів даної організації.

Після отримання на проекті документа всіх віз документ передають на підпис керівнику разом з додатками до нього. Вихідні документи підписуються керівництвом організації або керівниками структурних підрозділів. Рівень підписання документів безпосередньо впливає на рух вихідних документів: чим він вищий, тим більше інстанцій повинен пройти документ. Тому доцільно там, де можливо, надавати право підпису керівникам структурних підрозділів відповідно до їх функціями.

Після підписання вихідний документ передається в службу ДОУ або секретарю для реєстрації, потім на відправку.

Поступив документ і копія відправленого документа з візами узгодження підшиваються в справу. На документі і в реєстраційній формі проставляються відповідні відмітки про виконання.

Неоформлені або неправильно оформлені документи повертаються в структурні підрозділи виконавцям на доопрацювання.

На замовну кореспонденцію складається опис розсилання, на якій в експедиції проставляється прізвище співробітника і дата відправки. Документи на машинних носіях приймаються до відправлення в упаковці, що відповідає технічним вимогам, при наявності супровідного листа, оформленого і зареєстрованого в установленому порядку. Питання про відправку документа поштою або кур'єром, вирішується службою ДОУ в залежності від ситуації, що конкретної ситуації.