Порядок розрахунку витрат на відрядження і добових

Згідно з українським трудовим законодавством, кожен співробітник, що направляється у відрядження, зобов'язаний отримувати від роботодавця компенсацію всіх понесених в ході такої службової поїздки витрат, пов'язаних з безпосереднім виконанням робочих обов'язків. При цьому порядок проведення розрахунків із співробітником в такому випадку строго регламентований в законодавчому порядку.

Що входить до витрат на відрядження?

Під витратами на відрядження трудове законодавство передбачає всі витрати співробітника, пов'язані з виконанням розпорядження про відрядження. Зокрема, в них входять:

• Щоденні витрати співробітника або ж добові;
• Витрати на проїзд;
• Оплата проживання;
• Харчування працівника;
• Додаткові витрати, необхідні для виконання робочих обов'язків.

Крім вищезазначених витрат, за працівником також зберігається його середній заробіток за всі дні перебування у відрядженні за винятком вихідних і святкових днів. якщо під час таких він не знаходиться в дорозі, не працює, і не виїжджає або повертається з відрядження.

Порядок розрахунку добових

Ст. 168 ТК України регламентує обов'язкове подання співробітнику добових на кожен день його перебування у відрядженні, незалежно від того, чи буде він в цей день працювати, або ж такий день буде вихідним або доведеться на дорогу. При цьому законодавчо не регламентований обов'язковий мінімальний розмір таких добових.

Проте, законодавство України передбачає відсутність оподаткування добових ПДФО аж до певної суми. Вона становить на кожен день:

• 700 рублів для поїздок всередині території Укаїни;
• 2500 рублів для відряджень за кордон.

При цьому роботодавець має право встановити розмір добових як згори, так і нижче цього показника - регламентується це колективним трудовим договором, правилами трудового розпорядку або ж іншими внутрішніми нормативними актами.

Добові виплачуються за кожен календарний день перебування у відрядженні, включаючи виїзд і приїзд, навіть якщо такі проводилися поза встановленим графіком робочого часу. Наприклад, при виїзді співробітника у відрядження в 23.55 01.03.17 та повернення з неї о 00.05 07.03.17, добові будуть виплачуватися на всі сім днів.

Для одноденних відряджень виплата добових може передбачатися роботодавцем, проте не є обов'язковою і в обов'язковому порядку оподатковується ПДФО.

Розрахунок заробітної плати співробітника на час відрядження

За співробітником під час виконання своїх обов'язків у відрядженні зберігається право на отримання свого середнього заробітку за дворічний період. Відмінність середнього заробітку від окладу полягає в тому, що він вираховується з урахуванням всіх надбавок і премій і з вирахуванням днів вимушеної непрацездатності. При цьому вираховується безпосередньо середній денний заробіток, який і застосовується для підведення звітності по відрядженні.

Вихідні дні, що припадають на відрядження, не підлягають оплаті в межах середнього заробітку, якщо працівник в такі дні не займається виконанням своїх службових обов'язків. Однак на такі дні все одно в обов'язковому порядку виділяються добові.

Дні в дорозі, а також дні виїзду і повернення з відрядження, незалежно від виконання працівником в такі добу своїх службових обов'язків, також підлягають оплаті за ставкою середнього заробітку працівника.

Порядок компенсації витрат і обліку добових працівника

Роботодавець перед направленням співробітника у відрядження зобов'язаний видати йому аванс на всі плановані витрати, а також добові виходячи з їх встановленого обсягу на всі дні відрядження. При цьому працівник після повернення повинен надати власноруч складений авансовий звіт по всім понесених витрат, а також документи, що підтверджують цільове витрачання наданих йому коштів і звіт щодо витрачання наданих перед відрядженням фінансів.

При цьому, якщо витрати працівника перевищили аванс, то роботодавець зобов'язаний компенсувати їх співробітнику. Виняток можуть становити випадки навмисної розтрати коштів працівником, що може спричинити за собою судовий розгляд. У разі відмови роботодавцем компенсувати понесені працівником витрати, останній може звернутися в органи правосуддя для їх примусового стягнення.

За добовим авансовий звіт не складається, а працівник може розпоряджатися ними під час відрядження на свій власний розсуд.

Порядок отримання компенсації понесених витрат від роботодавця через суд

При невиплаті працівникові коштів, які той витратив за час відрядження при наявності відповідних чеків і інших документів, які однозначно підтверджують витрати, співробітник може звернутися в районний суд за місцем свого проживання або за місцем ведення роботодавцем діяльності. Якщо роботодавець не виплатив аванс або не компенсувало витрати на відрядження в повній мірі, то все такі документи, разом з підтвердженням факту відрядження працівникові слід додати до позовної заяви.

Ключовим завданням у такому випадку, як показує судова практика, є необхідність доведення факту відрядження. У такому випадку від роботодавця суд може зажадати надання табеля обліку робочого часу, в якому перебування працівника у відрядженні має відзначатися відповідним кодом. Працівникові ж зараз довести своє направлення у відрядження після скасування обов'язкового оформлення посвідчення про відрядження може бути проблематично. Однак перед направленням у відрядження він завжди може зажадати від роботодавця письмовий наказ, який згодом може бути доказом перебування у відрядженні.

При цьому відсутність витрат, які поніс працівник, в бюджеті організації, в тому числі і якщо роботодавець є бюджетною державною організацією, не може виступати причиною для відмови співробітнику в компенсації понесених витрат. Судова практика підтверджує таке правило. Так, в якості прикладу можна розглянути таку ситуацію.

Громадянин А, який є співробітником міської ради міста Н, був направлений за наказом свого прямого керівника у відрядження з 02.03 по 10.03. Йому були виділені добові в розмірі 200 рублів на день і саме вони складали весь аванс розміром в 1600 рублів. Громадянин А оселився в готелі і щодня оплачував її, разом з харчуванням зі своїх особистих коштів, зберігаючи всі чеки, а також самостійно набував квитки на поїзд - як туди, так і назад. Згідно зі складеним їм авансового звіту, всього їм було витрачено 8800 рублів за весь час відрядження, які роботодавець відмовився компенсувати.

Під час судового розгляду, роботодавець наполягав на відсутності відповідних статей витрат в бюджеті міської ради, обґрунтовуючи цим неможливість компенсації громадянину А, його витрат. Судом не був прийнятий такий факт до уваги, і керуючись положеннями ст. 168 ТК РФ, яка прямо передбачає компенсацію з боку роботодавця всіх витрат співробітника, пов'язаних з виконанням своїх обов'язків у відрядженні, суд прийняв рішення зобов'язати роботодавця оплатити громадянину А все понесені витрати в розмірі 8800 рублів, а також компенсацію за затримку такої виплати в установленому законом порядку за 20 днів прострочення оплати в 120,27 руб.

Добові, виплачені громадянину А в вищеописаному разі, не віднімати із загального розміру компенсації, так як він не зобов'язаний звітувати за їх витрат.

X Даний веб-сайт використовує cookies і схожі технології для поліпшення роботи. Щоб дізнатися більше про використання cookies на цьому веб-сайті, прочитайте Політику використання файлів Cookie і схожих технологій. Використовуючи даний веб-сайт, Ви погоджуєтеся з тим, що ми зберігаємо і використовуємо cookies на Вашому пристрої і користуємося схожими технологіями.