Порядок документального оформлення касових операцій

Документальне оформлення касових операційдолжен виробляти практично кожен господарюючий суб'єкт. Деякі послаблення введені лише для індивідуальних підприємців. У матеріалі піде мова про те, які документи складаються по касових операціях і як правильно вносити в них наявні відомості.

Який нормативний акт визначає документальне оформлення і порядок ведення касових операцій

Якими документами оформляються касові операції

Правила формування документів по касових операціях

Як документуються прибуткові операції

Видаткові касові документи

Касова книга - загальні правила заповнення та ведення

Який нормативний акт визначає документальне оформлення і порядок ведення касових операцій

Процедура визначення та затвердження ліміту каси. тут:

Індивідуальні підприємці та підприємства малого бізнесу з моменту вступу в силу вказівки 3210-У можуть не затверджувати цей ліміт.
Організації, для яких твердження цього ліміту обов'язково, отримали послаблення: їм надано право вибору розрахункової формули. Орієнтуватися вони можуть або на величину виручки, або на обсяг дійсних витрат готівкових коштів.

Порядок ведення касової книги. Зокрема, IP і підприємства малого бізнесу має право не вести цей реєстр в ті періоди, коли готівкові обороти були відсутні. Більш того, підприємцям на окремих системах оподаткування взагалі дозволено не оформляти касові документи.

Сам же процес оформлення документів по касових операціях практично не змінився. Детальніше про суть таких дій і правилах внесення відомостей мова піде нижче.

Прибуткові, коли госпсуб'єкт приймає готівкові кошти. Це може бути торгова виручка, отримання грошей в банку на зарплату, повернення коштів підзвітними і ін.
Витратні, коли готівкові кошти видаються з каси. Тут мається на увазі зарплата, здача виручки в банківську установу, видача грошей подотчетнік та ін.

Якими документами оформляються касові операції

Всі рухи готівки повинні знайти відображення в наступних документах:

два види ордерів - прибутковий (форма КО-1) і видатковий (КО-2).

журнал реєстрації прибуткових і видаткових касових документів (КО-3).
касова книга (КО-4);
Книга, в якій ведеться облік надійшли і пішли з каси грошових коштів (КО-5).

Правила формування документів по касових операціях

Відповідального за оформлення касових операцій призначає керівник підприємства, це може бути спеціальний касир, якщо дозволяє штатний розклад; ці функції можуть бути доручені бухгалтеру при мінімумі штату; нарешті, обов'язки касира має право виконувати сам керівник, якщо це мікропідприємства, або індивідуальний підприємець, якщо у нього відповідний статус.

Може так статися, що касирів на підприємстві кілька, в такому випадку слід призначити старшого. Курирує цей цех зазвичай головний бухгалтер, оскільки саме в його підпорядкуванні знаходяться касири. Однак при відсутності головбуха кураторство може передаватися іншому уповноваженому співробітнику або директору підприємства.

Під оформленими касовими документами повинна стояти підпис головбуха, при його відсутності - бухгалтера. Якщо і той і інший не входять в штат, документи повинен підписувати керівник підприємства. У самому низу документи підписує касир, який прийняв або видав гроші.

Для засвідчення підпису касиру видається відбиток печатки або штампа з відповідними реквізитами. Якщо на підприємстві кілька осіб, які мають право підпису фінансових документів, то у касира повинні бути зразки таких підписів.

При наявності в штаті підприємства декількох касирів всі рухи готівки вносяться старшим касиром в книгу, призначену для обліку приходять на підприємство і йдуть засобів.

Сучасне бухгалтерське законодавство допускає два способи ведення каси:

на паперових носіях (документи заповнюються від руки або набираються на комп'ютері з наступною роздруківкою на папері);
на комп'ютерах за допомогою спеціальних програм (для такого оформлення неодмінно використовуються спеціальні засоби захисту даних, завіряються такі документи спеціальними електронними підписами).

Як документуються прибуткові операції

Прибуткові касові операції - документальне оформлення таких здійснюється за допомогою прибуткового касового ордера, якому присвоєно індекс ОКУД 0310001. Завантажити бланк ПКО можна на нашому сайті.

Касир при отриманні ПКО повинен здійснити наступні дії:

Перевірити, чи є на документі підпис керівника та бухгалтера.
Перевірити, чи збігаються суми, зазначені в документі прописом, з тими, що вказані цифрами.
Перевірити, чи представлені підтверджуючі документи (якщо такі потрібні).
Здійснити прийом готівкових коштів, перевіряючи, чи збігається надійшла сума з тієї, яка вказана в ордері.
Поставити підпис в ордері (внизу), на відривній частині (квитанції) крім підпису ставиться ще й відбиток печатки або штампа. Досить часто печатка знаходиться в бухгалтерії, тому її ставить не касир.

При виявленні в документі розбіжностей в сумах або помилок касир передає неправильний бланк в бухгалтерію для переоформлення.

Якщо госпсуб'єкт отримує гроші і пробиває відповідні чеки на касовому апараті, то в ордер дозволяється внести загальну виручку. Сума внесених коштів повинна збігатися з сумою з контрольної стрічки після гасіння.

Видаткові касові документи

При видачі готівки з каси повинен оформлятися видатковий касовий ордер з індексом ОКУД 0310002. Бланк РКО можна скачати на нашому сайті.

Отримавши цей документ, касир робить дії, багато в чому схожі з тими, які ми описували в попередньому розділі. Так, він повинен:

Перевірити, чи є на документі підпис керівника та бухгалтера.
Перевірити, чи збігаються суми, зазначені в документі прописом, з тими, що вказані цифрами.
Перевірити, чи представлені підтверджуючі документи (якщо такі потрібні).
Переконатися за посвідченням особи, що одержувач саме та особа, якій повинні бути видані гроші.
Провести підготовку і підрахунок готівкових коштів, видати їх одержувачу, вимагати поставити підпис на РКО.
Поставити свій підпис під документом.

Слід зазначити, що якщо заробітна плата на підприємствах видається за відомостями, то РКО оформляється тільки на ті суми, які дійсно були видані працівникам. Частина, що залишилася невиплаченої сума повинна бути депонована.

Іноді для отримання заробітної плати використовуються довіреності. Дії касира тоді трохи ускладнюються.

По-перше, йому треба буде перевірити, чи збігаються П. І. Б. наведені в довіреності, з тими, які вказані в РКО.
По-друге, знадобиться перевіряти, чи збігаються відомості, наведені в довіреності, з тими, які вказані в посвідченні особи.

Коли оформляється відомість (платіжна чи розрахунково-платіжна), то перед підписом особи, наділеного довірою, ставиться запис «За дорученням».

Якщо такий документ оформляється на отримання коштів за різними підставами або від декількох організацій, то довіреність повинна мати кілька завірених копій. Оригінал касир повинен додати до РКО або відомості після закінчення всіх процедур.

Касова книга - загальні правила заповнення та ведення

Касові операції повинні бути внесені в касову книгу, що має ОКУД 0310004. Ми надаємо можливість завантажити касову книгу на нашому сайті.

Завантажити бланк касової книги

Кожна операція по ПКО та ВКО повинна бути записана в цей регістр. Кожен робочий день касира повинен закінчуватися тим, що він перевіряє відповідність даних ордерів і даних касової книги, підбиває залишок і підписує сторінку. Після цього таку ж перевірку здійснює головбух і теж ставить підпис.

Якщо бухгалтерський апарат на підприємстві не передбачено, контроль за заповненням даного регістра покладається на керівника.

При відсутності руху готівки в касову книгу записи не вносяться.

Для ведення касових операцій передбачені суворі правила. Зокрема, всі рухи з готівкою повинні оформлятися документально за допомогою форм, затверджених нормативними актами.