Поняття про облік документів архівного фонду Укаїни

Лекція 3: Основні облікові документи державного архіву

Поняття про облік документів архівного фонду Укаїни.

Характерні риси та особливості обліку документів в архівних установах.

Облік документів будується на принципах централізації, уніфікації, динамічності, повноти та достовірності.

Зазначені принципи реалізуються на основі:

єдності організації зберігання і обліку документів;

порівнянності облікових показників;

суворої регламентації і стабільності форм облікових документів і вимог до їх заповнення;

оперативного внесення у встановлені терміни в усі облікові документи змін про обсяг і склад документів архівного фонду Укаїни, що відображають їх фактична кількість і склад.

Обліку підлягають всі зберігаються в архіві документи, в тому числі неописані та непрофільні для даного архіву, а також страхові копії документів та копії фонду користування, описи справ і документів.

Облік проводиться шляхом присвоєння документам (одиницям обліку, одиницям зберігання) облікових номерів, які є складовою частиною архівних шифрів.

Архівний шифр - позначення, що наноситься на кожну одиницю зберігання з метою забезпечення її обліку та ідентифікації. Архівний шифр складається з номерів: архівного фонду, архівної колекції, опису, одиниці зберігання. одиниці обліку, які вказуються слідом за скороченою назвою архіву (його офіційної абревіатурою).

В цілому архівний шифр має наступний вигляд:

Державний архів Тульської області. Ф. 93. Оп. 2. Д. 788. Л. 73об. - 74

Він означає, що ця метричний запис знаходиться на звороті аркуша 73 і лицьовій стороні аркуша 74 в справі № 788, яке знаходиться в опису 2 фонду 93 «Збори метричних книг Тульської і Калузької губерній». Сам фонд зберігається в Державному архіві Тульської області.

Документи деяких архівів можуть мати особливості щодо шифрів.

Наприклад, деякі фонди українського державного архіву давніх актів, зберегли особливості зберігання древніх державних установ. Тому шифр крестопріводной книги у фонді Помісного наказу може бути таким:

РГАДА. Ф. 210. Помісний наказ. Броварискій стіл. Кн. 97. Л. 747.

ЦАМО. Ф. 456 СП. Оп. 112945с. Д. 32.

ЦАМО. Ф. 72 ГСД. Оп. 2. Д. 6

До складу архівного шифру одиниці зберігання аудіовізуальних документів включаються також позначення (літерні та цифрові) елемента комплекту, розміру негативу, носія звукової інформації.

Одиниці обліку документів

Основні одиниці обліку документів

Основними одиницями обліку документів незалежно від виду носія, способу і техніки закріплення інформації є:

- архівний фонд, архівна колекція;

Аудіовізуальні і машиночитаних (електронні) документи враховуються також по одиницях обліку.

Необроблені документи (розсип) обліковуються з розрахунку 150 аркушів в одній умовній одиниці зберігання.

Одиниці зберігання документів

Одиниця зберігання - фізично відокремлені документ або сукупність документів.

Одиниця зберігання документів на паперовій основі - справа - сукупність документів, окремий документ, укладені в відокремлену обкладинку, папку.

Одиниця зберігання кінодокументів - фізично відокремлений рулон кіноплівки або магнітної стрічки із записом образотворчої і / або звукової інформації.

Одиниця зберігання фотодокументів - фізично відокремлений кадр (негатив, дубль-негатив. Позитив, слайд (діапозитив)), кілька кадрів панорамної зйомки, фотовідбиток, рулон діафільму, фотоальбом.

Одиниця зберігання фонодокументів - фізично відокремлені рулон кіноплівки, магнітної або паперової стрічки, касета, восковий валик, диск із записом звукової інформації.

Одиниця зберігання машинозчитуваних (електронних) документів - фізично відокремлені рулон магнітної стрічки, дискета, жорсткий диск, компакт-диск.

Одиниця обліку машиночитаємих (електронних) документів - комплект одиниць зберігання із записом файлу або декількох файлів, що складають єдиний програмно-інформаційний об'єкт (текст, гіпертекст, мультимедійний об'єкт, база даних, банк даних, база знань).

Система облікових документів архіву - комплекс взаємопов'язаних облікових документів і баз даних. відображають кількість і склад документів архіву та їх зміни, що є складовою частиною системи державного обліку документів архівного фонду Укаїни.

Облік документів у відомчих архівах.

Під урахуванням документальних матеріалів розуміється встановлення і реєстрація даних про їх кількість, склад, стан і системі зберігання, а також закріплення цієї системи обліковими документами.

Облік документів у відомчому архіві є одним із засобів забезпечення їх охорони і контролю за їх наявністю. Облік документів здійснюється окремо по кожному архівосховищ. Обліку підлягають всі зберігаються у відомчому архіві документи, в тому числі не внесені в опису справ, непрофільні, страхові копії особливо цінних документів, копії фонду користування. Усі облікові документи централізованого обліку в відомчому архіві повинні бути зосереджені у особи, відповідальної за ведення цього обліку, а облікові документи сховищ - відповідно у осіб, які несуть відповідальність за облік документів в сховищах. Облікові документи зберігаються в сховищі (або спеціально виділеному приміщенні) в сейфах або металевих шафах.

Склад облікових документів: книга обліку надходження та вибуття документів, список фондів, описи справ, лист фонду та ін. Їх призначення та форми.

Основні і допоміжні облікові документи архіву

В архіві ведуться основні і допоміжні облікові документи. Склад і форми основних облікових документів визначені Правилами. Склад і форми допоміжних облікових документів визначаються архівом самостійно.

Основні облікові документи:

книга обліку надходжень документів (додатки N 26, 26а)

- для обліку кожного надходження документів до архіву, а також кількості та складу документів. які надійшли на зберігання за певний хронологічний період часу; стану їх опису;

- для реєстрації прийнятих на зберігання архівних фондів і архівних колекцій, присвоєння їм номерів, обліку кількості архівних фондів і архівних колекцій, що знаходяться на зберіганні і вибулих;

Номер, присвоєний фонду за списком фондів, є його обліковий номер, зберігається за ним у всіх облікових документах і є складовою частиною архівного шифру документів даного фонду.

Назва фонду вноситься в список фонду в установленому порядку (див. П. 5.5.1.2).

Список фондів полягає в тверду обкладинку, аркуші нумеруються, складається лист-засвідчувач.

Передрук списку фондів здійснюється тільки з дозволу вищого органу управління архівною справою. В цьому випадку в список фондів обов'язково вносяться номери, назви і підстави вибуття всіх фондів. номера яких займати забороняється.

слайда 13

лист фонду (додаток N 28)

- для обліку в рамках архівного фонду, архівної колекції кількості і складу описів і їх нумерації, кількості і складу документів. стану їх опису, динаміки змін по кожній опису і фонду, колекції в цілому, фіксації змін в назві фонду;

Лист фонду (додаток N 28) - складається на кожен фонд. У ньому враховуються всі документи фонду, включаючи неописані і секрение.

Лист фонду може бути пересоставлен тільки в разі, якщо він непоправно пошкоджений або перестає відображати фактичний стан і обсяг фонду, після переробки фонду або створення об'єднаного архівного фонду, уточнення історії організації - фондообразователя. У разі пересоставления листа фонду раніше діючий лист фонду поміщається в справу фонду. У верхньому правому куті обох листів фонду робляться відмітки: "Лист пересоставлен" із зазначенням дати пересоставления, посади і підпису особи, відповідальної за облік.

Листи фондів зберігаються в порядку номерів фондів в папці з клапанами. До кожної папці складається лист-засвідчувач. де вказуються початкові і кінцеві номера фондів і загальна кількість фондів, листи яких знаходяться в папці.

До листам фондів ведуться карткові покажчики для оперативного пошуку в архіві документів тієї чи іншої організації. Картки покажчика складаються на кожне перейменування організації-фондоутворювача (фонду), відбите в графі "Назва фонду" листа фонду, із зазначенням номера фонду та крайніх дат існування організації-фондоутворювача під даною назвою, відомостей про наявність документів за цей період. Картки систематизуються відповідно до обраної класифікаційної схемою.

слайда 14

опис справ, документів (додатки N 30-30ж)

- для поедінічно і сумарного обліку документів, закріплення порядку їх систематизації, обліку змін у складі та обсязі документів, включених в дану опис. Різновидом опису є книга обліку і опису аудіовізуальних документів;

Одиниці зберігання, одиниці обліку враховуються в опису відповідно до їх систематизацією за порядковими обліковими номерами.

Описам присвоюються облікові номери:

- при нефондовой організації - по листу обліку аудіовізуальних документів певного виду.

До номеру опису може додаватися буквений індекс, що визначає склад і вид документів, врахованих в опису, наприклад, "л.с." (Особовий склад), "н" (наукова документація), "к" (конструкторська), "п" (проектна) і т.д.

Не допускається присвоєння описам однакових облікових номерів, що відрізняються тільки буквеної індексацією (наприклад, N 1 і 1 "л.с.

В кінці опису у всіх її примірниках робиться підсумковий запис, в якій вказується кількість що знаходяться на зберіганні одиниць зберігання, одиниць обліку (цифрами і в круглих дужках - прописом), перший і останній номери одиниць зберігання, одиниць обліку за описом, обумовлюються наявні пропуски номерів, літерні номери, вбивши одиниці і підстава їх вибуття.

У підсумковій записи до опису фонду особового походження, що включає одиниці зберігання. одиниці обліку на різних носіях, додатково вказується кількість таких одиниць зберігання. одиниць обліку.

Після кожного надходження або вибуття документів складається нова підсумкова запис. Підсумковий запис підписується її упорядником із зазначенням посади та дати складання.

Якщо опис складається з декількох річних розділів, томів, підсумковий запис складається до кожного річного розділу, тому. До кожного наступного річному розділу, тому складається в наростаючому порядку зведена підсумкова запис.

Кожна опис, тому опису повинні мати лист-засвідчувач. Закінчений опис може включати максимум 9999 одиниць зберігання, одиниць обліку.

Архів в обов'язковому порядку повинен мати 3 примірника описів, перший з яких є страховим.

Якщо опис пересоставлена, то один екземпляр попередньою опису включається у знову складену опис за останнім обліковий номер, інші примірники виділяються до знищення в установленому порядку.

слайда 15

реєстр описів (додаток N 31)

- для реєстрації описів справ, документів, обліку їх кількості та складу;

За реєстром описів ведеться поедінічно і сумарний облік описів. Залежно від організації роботи з обліку в архіві реєстри описів ведуться в рамках сховищ і / або архіву в цілому, що відбивається в схемі обліку документів (див. П. 5.3.2). Кожній опису привласнюється черговий порядковий номер за реєстром, який проставляється на обкладинці опису в верхньому лівому кутку.

В архіві складаються документи централізованого державного обліку:

- паспорт архіву (додаток N 1);

- картка фонду (додаток N 38);

- відомості про зміни в складі і обсязі фондів на 01.01.00 наступного за звітним року (додаток N 39).

Допоміжні облікові документи: картки і книги руху фондів, описів, документів, книги обліку документів, переданих в інші архіви, книги обліку фондів і документів, виділених до знищення, книги повідового обліку документів, паспорта фондів та ін. Внутрішні описи справ, фотоальбомів.

Архів може вести і інші допоміжні облікові документи, які включаються в схему обліку документів.