поняття документ

Інформація - відомості про осіб, предмети, факти, події, явища і процеси незалежно від форми їх подання.

Документ (документована інформація) - зафіксована на матеріальному носії інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати. Таке визначення документу дається в ГОСТ Р 51141-98 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення".

Слово «документ» походить від латинського «doceo», тобто сповіщаю. в українській мові термін «документ» з'явився в XVIII в. за Петра I і мав значення письмового свідчення.

У цивільному праві так називався будь-який матеріальний предмет, службовець доказом юридичних відносин, подій: межові стовпи, що визначають межі володінь, квитки в театр і ін. Але переважно під терміном «документ» малися на увазі документи на паперовому носії, здатні служити письмовим доказом юридичних відносин і подій . Широке і вузьке розуміння терміна.

Енциклопедичний словник Ф. А. Брокгауза та І. А. Ефрона (1893 г.) дає таку класифікацію документів:

1. Складаються без всякого розрахунку на те, що їм доведеться мати юридичне значення (щоденники, приватні листи).
2. Спеціально підготовлені для того, щоб скріпити доказами юридичних подій і відносин (вексель).

За характером складання розрізняються:

1. Документи публічні, які виходять від органів державної влади.
2. Приватні документи (приватні).

За змістом документи поділяються:

- розпорядження (указ);
- визнання (позикове лист, в ньому міститься визнання боргу);
- посвідчення (метричні свідоцтва).

Незважаючи на те, що термін «документ» з'являється вУкаіни вже в XVIII в. з діловодством його значення важко було пов'язано. Його заміняли такі терміни як «грамота», «акт», «папір», «справа». Термін «документ» стійко входить у вжиток лише в радянському діловодстві в 1930-і рр.

У понятті «документ» можна виділити три аспекти: правовий, управлінський, історичний.

У правовому аспекті документи розглядаються як засіб документування і докази правових відносин.

В управлінському аспекті документ розуміється як інструмент управління, як будь-який матеріальний носій із закріпленою на ньому інформацією, яку можна ідентифікувати через реквізити - елементи оформлення документа. Реквізити відображають рух документа в системі управління.

Історична наука розглядає документ як найважливіший історичний джерело.

Загальні закономірності створення документа, складання і розвитку систем документації і систем документування вивчає документознавство.

Документи - носії первинної інформації. Це характерне, відмітна властивість документа в порівнянні з іншими джерелами інформації. У них міститься вторинна, перероблена інформація.

Документ - це зафіксована інформація. Фіксація інформації дозволяє її накопичувати, зберігати, передавати в часі і просторі і багаторазово використовувати.