Помічник керівника обов’язки і вимоги
Щоб систематизувати трудові взаємовідносини, директор компанії формує спеціальний папір для кожної відкритої вакансії в штаті - письмовий документ. Це керівництво сприяє налагодженню нормального робочого процесу на підприємстві. Розглянемо, як правильно описати функції помічника керівника, обов'язки та вимоги до асистента в такому документі.
Рішення поставлених завдань
Формуючи робочий штат, керівник організації зобов'язаний проінформувати всіх найманих працівників про характер службових обов'язків. Оскільки ні розпорядження директора про зарахування фахівця, ні трудовий договір, не містять докладної інформації про особливості функціоналу і прямі обов'язки співробітника, подібні питання вирішує написання посадової інструкції. У цьому формулярі власник компанії точно прописує нюанси про повноваження і відповідальність найманого персоналу. Хоча юристи і не вважають розробку такого керівництва обов'язковим етапом оформлення ділових відносин.
Посадова інструкція пишеться за чіткими правилами з дотриманням певного порядку розділів
У разі формування службових положень, асистент керуючого діє виключно в рамках подібного документа. Тут людина, яка відповідає за написання інструкції, чітко вказує положення для найманого працівника. Керівництво пишуть за встановленими нормативами, вказуючи його номер, назву, дату видання, безпосередньо текст постанови. Причому обов'язковим кроком тут стає ознайомлення здобувача з документом і його підписання обома сторонами.
Посадова інструкція помічника керівника має конкретну структуру і пишеться за певним прикладом. Ознайомитися з типовим варіантом цього документа ви зможете на нашому сайті, скачавши його тут. Зазвичай документ містить опис характеристик професії, пропонованих вимог до працівника і вказує його службове становище в структурі організації.
Таке керівництво складають за чіткою схемою. Принцип розробки виглядає наступним чином:
- Загальні тези. Тут прописують відомості про деталі зарахування в штат співробітника, визначають процедуру звільнення, вказують субординацію на підприємстві, правила підміни співробітника.
- Функціонал асистента. Цей розділ містить показники кваліфікації робітника, вимоги до освіти і стажу, бажані навички.
- Службові обов'язки. Тут директор вказує чіткий список функцій, які кандидат на вакантну посаду зобов'язаний виконувати, перебуваючи на робочому місці.
- Повноваження. У цьому пункті керівник прописує ступінь компетентності співробітника і його права.
- Відповідальність. Тут окреслюють або загальний рівень відповідальності за ймовірні промахи працівника, або конкретизують цей перелік (за бажанням керівника).
- Посадові зв'язку. Такий розділ не є обов'язковим при написанні керівництва, проте він допомагає новачкові чітко визначити коло можливого службового взаємодії з іншим персоналом.
Типові інструкції пишуться за вказаною схемою і є універсальними. Вони дозволяють формування єдиного документа для декількох співробітників. У разі розробки індивідуального керівництва, директор має право доповнити і конкретизувати кожен розділ документа. Розглянемо, як виглядає посадова інструкція помічника генерального директора.
Основні позиції
Помічник керівника - це вакансія, яка передбачає широкий спектр значень. Це і діловод, і особистий помічник керівника відділу, і асистент першої особи компанії. Залежно від займаної посади змінюються і можливі вимоги до претендента. Однак тут існують узагальнені суворі критерії відбору кандидатів. Претендент на подібне місце зобов'язаний мати середню спеціальну чи вищу освіту за профілем діяльності організації. Крім того, він має мінімальний підтверджений стаж на два роки на такій посаді.
Асистент керівника - людина, яка надає допомогу директору в технічних і документальних питаннях
Цей співробітник вважається фахівцем. Розпорядження про зарахування в штат і звільнення такого працівника підписує виключно генеральний директор підприємства. В процесі роботи кандидат на цю посаду виконує накази свого безпосереднього начальника і керівника корпорації. Щоб виключити простої робочого процесу на час неявки співробітника з поважних причин, керівник передбачає адекватну заміну, вказавши посаду тимчасового змінника.
Навички і функціонал працівника
При зарахуванні в штат персоналу нового співробітника, директор визначає рівень кваліфікації здобувача, навички і деякі інші критерії. Почнемо з опису нормативно-правової бази, на підставі якої діє працівник. Тут вказують такий список документів:
- чинне законодавство Укаїни;
- внутрішні паперу організації: Статут, накази управління фірми, розпорядження і правила поведінки;
- службове керівництво;
- нормативи санітарних і протипожежних заходів.
Помічник керівника повинен знати основи діловодства і дотримуватися корпоративний етикет
Потім керуючий описує конкретні вимоги до претендента на цю вакансію. Типовий варіант подібного керівництва передбачає перерахування наступних позицій:
- знання затвердженої процедури документообігу;
- дотримання норм корпоративного етикету і правил компанії;
- навички ведення ділових переговорів;
- володіння порядком оформлення важливих паперів;
- інформованість в області подачі звітів;
- вміння працювати з оргтехнікою;
- знання необхідного програмного забезпечення для виконання прямих обов'язків (Miсrosoft Office, 1С та інші програми);
- навички загального діловодства;
- знання структури підприємства;
- вміння формування типових угод.
Висота займаного поста передбачає розширення цього переліку. Тут директор доповнює список, керуючись типовими потребами підприємства і його специфікою діяльності.
зобов'язання працівника
Оскільки подібна вакансія передбачає обізнаність співробітника в багатьох питаннях, що належать до компетенції керівництва, обов'язки помічника генерального директора дуже великі. Перерахуємо їх у такому порядку:
- Планування розпорядку керуючого. Такий працівник веде прийом відвідувачів, формуючи списки відвідувань начальства, відповідає на дзвінки і представляє необхідні довідки в межах своїх повноважень.
- Реалізація завдань технічного характеру. Асистент забезпечує нормальну діяльність керівника, вирішуючи питання з транспортом, бронею квитків і готелів, влаштовує переговори.
- Виконання розпоряджень начальника. Ця людина зобов'язаний неухильно виконувати накази керівництва, здійснюючи необхідні виїзди за межі території підприємства на прохання керуючого.
- Супровід керівника. Претендент на вакансію помічника знаходиться поруч з директором, щоб вчасно надати посильну допомогу в підготовці документації та інших питаннях.
- Сприяння начальству. Така посада передбачає участь співробітника в переговорах і їх організації. Крім того, він зобов'язаний документувати процес і документально оформити досягнутий результат.
- Реалізація взаємозв'язку з внутрішніми та зовнішніми партнерами. Референт зобов'язаний самостійно взаємодіяти з представниками відділів підприємства та інших організацій в межах компетенції - адже рішення деяких загальних питань не вимагають участі першої особи фірми.
- Отримання необхідної інформації для керівника. Асистент директора компанії веде збір документації на прохання начальника, готує необхідні наочні посібники для проведення нарад та ділових зустрічей.
- Проведення канцелярської роботи. Помічник отримує, реєструє і пред'являє директору кореспонденцію.
- Спілкування з відвідувачами. Цей працівник зустрічає клієнтів компанії і штатний персонал, веде запис прийому, залагоджує питання, які в силах вирішити самостійно.
- Сприяння в дрібних питаннях. Референт виконує разові прохання керівника, що стосуються виконання робочих функцій щодо здійснення кадрових ротацій і повідомленню персоналу.
Референт керівника зобов'язаний виконувати розпорядження керівника і організовувати його робочий час
За бажанням керівника посадові обов'язки помічника керівника розширюються. У разі, коли вакансія відкрита для сприяння керівнику, який здійснює реалізацію тимчасового проекту, функції референта діють до отримання конкретного результату або закінчення терміну договору з таким менеджером.
коло повноважень
Типове керівництво передбачає короткий опис прав співробітника, що займає таку посаду. Керівнику доречно оформити список в наступному вигляді:
- повноваження з реєстрацією та підписанням документації в межах компетентності працівника;
- право вивчення паперів, що стосуються спектру професійної діяльності співробітника;
- можливість запиту необхідних для здійснення прямих функцій документів у представників структурних підрозділів;
- подача прохання керівництву з метою забезпечити належне виконання службових обов'язків і посприяти в матеріально-технічному оснащенні робочого місця.
Асистент генерального директора має право подати запит на отримання важливих документів представникам інших структурних підрозділів підприємства
Залежно від специфіки та діяльності підприємства, директор має право доповнити цей перелік і прописати розширений список повноважень співробітника.
область відповідальності
Стандартна інструкція асистента керівника містить обов'язковий розділ про відповідальність цього працівника. Тут допустимо уникнути конкретики і позначити загальні принципи накладення стягнень за службові порушення відповідно до діючих законів.
Зазвичай ступінь відповідальності цього співробітника регулює законодавство РФ, зокрема, Трудовий кодекс
