Пояснювальна по недостачу товару

У ст. 193 ТК України сказано, що будь-який співробітник, при порушенні ним посадових і трудових обов'язків, повинен понести покарання у вигляді дисциплінарного стягнення. Але роботодавець не може покарати жодного співробітника, що не зажадавши з нього письмового пояснення. Працівник не має права відмовити роботодавцю в дачі письмових пояснень того, що сталося. Він зобов'язаний це зробити протягом 2-ух робочих днів. Якщо співробітник відмовляється і не представляє пояснень в зазначений термін, роботодавець пише акт. Цей факт ніяк не впливає на призначення дисциплінарного стягнення.

Такий вид документа відноситься до ряду службових кадрових документів. Здавати її потрібно або до відділу кадрів, або секретарю керівника, або безпосередньо керівнику.
У цьому службовому документі працівник визнає за собою факт порушення дисципліни, і вказує на причини, за якими даний факт мав місце бути.

Записка пишеться від руки на звичайному аркуші паперу, або на фірмовому бланку підприємства. Вона повинна включати в себе 2 частини:

• Фактичну - це твердження факту запізнення;
• Пояснювальну - тут працівник пояснює, чому він запізнився. У цій частині документа співробітник приводить підстави і докази, які можуть виправдати (або хоча б пояснити) трапився факт запізнення.

Пояснювальна записка по недостачу на складі

Недостача товару може бути виявлена ​​при прийманні товару від постачальника. Тоді потрібно вказати на це і самому постачальнику і начальству.
Пояснювальна оформляється у вільній формі, але із зазначенням наступної інформації:

• У правому верхньому куті оформляється «шапка» документа. Тут вказується:
  • Найменування роботодавця разом з організаційно-правовою формою;
  • Посада та ініціали керівника, якій призначається документ;
• Потім вказується назва документа. В даному випадку, «пояснювальна записка», вказується без лапок і посередині аркуша;
• Дата складання документа і його вхідний номер при реєстрації у секретаря. Якщо у керівника немає секретаря, і він не фіксує вхідну документацію, то і номер ставити не потрібно;
• Тема - то є підстава. В даному випадку, «про виявлення недостачі»;
• Текст документа. Тут потрібно вказати причини і підстави, за якими могла виникнути недостача. Якщо працівник складу не прийняв товар від постачальника з цієї причини, він також повинен на це вказати;
• Потім він ставить свій підпис і розшифровує її. Також він повинен вказати свою посаду.

Пояснювальна при недостачі після інвентаризації

Роботодавець повинен проводити інвентаризацію матеріальних і грошових коштів на своєму підприємстві. Якщо за грошові кошти відповідає бухгалтерія, то товарні цінності зберігаються на складі. Відповідає за них комірник і завідувач складом.

Якщо за підсумками інвентаризації на складі була виявлена ​​недостача товарів, то працівник складу та завідувач повинні писати пояснювальну записку.
Пишеться вона точно так само, як і у разі виявлення недостачі на складі.

Приклади пояснювальних записок про недостачу

Генеральному директору
ТОВ «Невасілёк»
Похованою К.Є.

Я, Кругляшки Шамір Миколайович, брав товар на склад від постачальника ТОВ «Годинникар». Мною була виявлена ​​недостача товару. Кількість привезеного товару не відповідало документам. Мною були заповнені всі необхідні документи і в одному екземплярі передані постачальнику. Вони обіцяли довезти товар протягом 2-ух робочих днів.
Всі необхідні документи додаю.

підпис і розшифровка

Ще один приклад:

Я, Кругляшки Шамір Миколайович, провів на складі інвентаризацію за наказом генерального директора. В ході інвентаризації було виявлено недостачу товару. Всі необхідні акти мною були заповнені.
З письмових пояснень працівника складу, на чиєму ділянці була недостача, він не вважає себе винним. Також він вважає, що винен різноробочий Небиліцін, так як він в ніч передбачуваної пропажі був в стані алкогольного сп'яніння, про що генеральному директору було своєчасно повідомлено.
Прошу провести внутрішнє розслідування інциденту. Всі документи про недостачу додаю.

підпис і розшифровка

Зразок пояснювальної з приводу надлишок на складі

Під час недостачі можуть бути виявлені надлишки товару. В цьому випадку, також потрібно писати пояснювальну записку, а надлишки прибуткувати, згідно бухгалтерського обліку. Працівник складу, також як і завідувач, повинні написати пояснювальну записку про те, звідки міг з'явитися цей надлишок.

Завантажити зразок пояснювальної записки про надлишки на складі в форматі .doc ви можете
за цим посиланням