Планування робочого дня

Найважливіше завдання секретаря - розвантаження керівника, допомога в раціональному розподілі такого ресурсу, як час. Згаяний час не можна повернути, відшкодувати, добу збільшити. Але секретар повинен допомогти керівнику ефективно використовувати його робочий день. Тому завдання, які стоять перед секретарем, невіддільні від завдань керівника.

Секретар зобов'язаний максимально розвантажити керівника від підготовчих, технічних і окремих видів поточної організаційної роботи, вивільнити його час для творчої діяльності, істотно полегшити його управлінську роботу. Для цього секретар повинен добре знати розпорядок дня керівника і мати чітке уявлення про його плани на найближчий тиждень, місяць, квартал. Так як обов'язок секретаря стежити за виконанням цих планів, організувати або нагадати про майбутній нараді, зустрічі, переговори, звіті і т.д. то і план робочого дня секретаря багато в чому залежить від робочих планів керівника. При організації свого робочого часу секретар виходить насамперед з ієрархії за важливістю і часу завдань, що стоять перед керівником.

Частина робочого плану секретаря зовсім від нього не залежить, так як пов'язана з режимом роботи керівника - обслуговування наради, прийом відвідувачів, оформлення документів для керівника, їх підписання і т.д.

Але в обов'язки секретаря входить і його повсякденна робота, яку він повинен виконати: щоденний ранковий прийом кореспонденції, її обробка, ведення контрольної картотеки, розкладка документів у справи і т.д. Ось ці регулярно повторювані щодня, щотижня і щомісяця види робіт і увійдуть в основу плану особистої роботи секретаря.

Складаючи план конкретного робочого дня, спочатку записують повторювані заходи, наприклад:

приведення в порядок робочого місця керівника;

підготовка до роботи свого робочого місця;

обробка надійшли факсів, електронної пошти та іншої кореспонденції;

доповідь керівнику про поточні справи, уточнення його робочого плану.

Краще, якщо буде погоджено з керівником щоденне певний час для підписання документів, приймання їм співробітників установи і т.д. Це не тільки впорядкує роботу керівника, але і полегшить планування робочого дня секретаря. Плануючи поточний день, необхідно врахувати час і на підготовку майбутніх в інші дні заходів.

В кінці дня секретар обробляє і відправляє вихідну кореспонденцію і, закінчуючи робочий день, намічає заходи на завтра.

У тому випадку, якщо керівник залишається працювати після закінчення робочого дня, секретар по домовленості з ним може піти тільки після того, як забезпечить керівника всією необхідною інформацією.

Перед відходом секретар зобов'язаний прибрати всі документи, закрити на ключ сейф і шафи і привести в порядок своє робоче місце. Необхідно виключити з мережі технічні засоби, за винятком здійснюють прийом і передачу інформації в черговому режимі (автовідповідач, факс, модем і т.п.).