Планування робочого часу (ефективні методи)

У цій статті розглянемо основні принципи планування робочого часу і ефективні методи його планування.

Ефективне планування часу особливо важливо, коли перед вами стоїть багато завдань, а впоратися з ними необхідно за певний період часу. Причому однаково важливо як планування часу керівника, так і співробітників і підлеглих. Навчитися планування робочого часу може будь-яка людина, потрібно тільки виключити деякі фактори:

• технічні помилки - ви просто не знайомі з методами та прийомами планування робочого часу. Почніть з малого - складайте список важливих справ на папері;
• зовнішні чинники - ви можете дотримуватися всіх правил планування часу, але не все залежить тільки від вас;
• психологічні установки - ефективне планування часу не допоможе, якщо те, чим ви займаєтеся, здається вам безглуздим і нудним.

Розглянемо деякі практичні поради з планування робочого часу:

Приступаючи до планування робочого часу, не залишайте без уваги своє оточення. Завжди враховуйте можливість впливу зовнішніх обставин. Тут можна дати наступні поради щодо ефективного планування часу:

• Не перебільшуйте свої можливості - беріться тільки за той обсяг завдань, з якими ви здатні впоратися. Стежте за часом, яку ви приділяєте сім'ї, хобі, спорту. У той же час в період дедлайну деякі справи можна відкласти на час;
• необхідно давати собі перепочинок, якщо ви погано себе почуваєте. Відгородившись від справ всього на один день, ви швидко зможете все надолужити;
• в період серйозних змін (переїзд, весілля, народження дитини) НЕ намагайтеся все встигнути, розставте для себе пріоритети і дотримуйтесь найголовнішого;
• завжди залишайте час для непередбачених ситуацій, вирішення екстрених питань, особливо якщо ви працюєте в обстановці непередбачуваності (брокер, трейдер, лікар і т. Д.);
• якщо результат вашої роботи залежить не тільки від вас, але і від партнерів, спільно визначте кінцеву мету, виділіть конкретні обов'язки кожного з вас, плануйте етапи своєї роботи.

На планування робочого часу будуть впливати і ваші особисті психологічні установки. Ваші думки та переконання підсвідомо можуть заважати ефективному плануванню. Розглянемо деякі з них:

• ваші життєві цілі ще не визначені. Не маючи чіткої мети на майбутнє, складно визначити, чим і в яких пропорціях повинна бути наповнена ваша життя;
• вам подобається знаходиться в стані постійного цейтноту. Заповнюйте свій графік іншими цікавими справами, щоб вам було вигідно завершити роботу вчасно;
• вас лякає бездіяльність. Якщо ви намагаєтеся заповнити кожну хвилину свого часу, можливо, є проблеми, про які не хочеться думати у вільний час. Може, краще приділити їм увагу і знайти рішення?
• ви не можете сказати «ні» і готові братися за будь-які доручення. В такому випадку будьте готові до того, що ваші особисті цілі так і залишаться просто написаними на папері;
• вас лякають невдачі. В цьому випадку задайте собі питання: «Що найгіршого може статися зі мною в разі невдачі?». І пам'ятайте, невдача - це не безвихідь, а ще один крок вперед;
• ви боїтеся успіху - можливо і таке. Адже нова бажана посада може означати відмову від частини часу, проведеного з сім'єю або друзями. Постарайтеся більше спілкуватися з успішними людьми, щоб перейнятися атмосферою успіху;
• ви побоюєтеся змін - цей страх долається поетапним плануванням руху до своєї мети;
• ви боїтеся завершення проекту - для деяких людей процес важливіший за результат. Нагадайте собі, що завершує один етап, ви маєте можливість приступити до іншої цікавої задачі.

Спробуйте застосувати лише деякі з цих методів планування робочого часу. і ваше життя стане набагато продуктивніше і яскравіше.