Підзвітна особа втратила касовий чек - що робити

Підзвітна особа втратила касовий чеки представило авансовий звіт без нього. Чи приймати бухгалтеру такий документ? Які наслідки чекають компанію в разі позитивного рішення? Відповіді на ці та інші питання обговоримо в даній статті.

Якими документами можна виправдати оплату?

Чек ККТ (БСО) - первинний обліковий документ, надрукований з застосуванням спеціально призначеної автоматизованої техніки або ж сформований в електронній формі в момент розрахунку між продавцем і клієнтом.

Документ повинен містити дані про розрахунок, а також обов'язкові реквізити, передбачені п. 4.7 закону 54-ФЗ. Однак чинне законодавство не говорить про те, що чек ККМ є єдиним первинним документом, що підтверджує факт витрачання коштів, а податковий кодекс не встановлює переліку таких підтверджують паперів. Отже, якщо подотчетнік надав інші підтверджуючі документи, наприклад: товарний чек, акт виконаних робіт, товарну накладну та інші папери, оформлені відповідно до норм законодавства, то вони можуть бути прийняті до обліку.

Співробітникові Нікітіну О. А. було видано 83 548 руб. на закупівлю товарів від постачальника за готівковий розрахунок. Товари він здав на склад, про що свідчить прибуткова накладна, підписана комірником. Авансовий звіт з додатком документів - ТОРГ-12, ТТН, рахунки-фактури та квитанції до ПКО - переданий в бухгалтерію. При цьому касовий чек був загублений.

При перевірці авансового звіту бухгалтер запросив у постачальника підписаний акт звірки. Сума оплати в ньому була відображена. Авансовий звіт був прийнятий у працівника.

Складніше йде справа в ситуації, коли втрачено весь пакет підтверджуючих первинних документів.

Що робити, якщо загублено весь пакет підтверджуючих документів?

В даному випадку платник податків може вибрати один з 3 варіантів:

1. Якщо співробітник фактично надав закуплені товари, а самі документи втратив, то такі витрати можна прийняти на підставі паперів, побічно підтверджують понесені витрати (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Однак є ймовірність спору з податківцями та необхідності відстоювати свою позицію в суді.

В даному випадку знадобиться додати до авансового звіту наступні папери:

Офіс-менеджеру було видано 1 340 руб. на закупівлю канцтоварів. Канцелярію працівник здав, а первинку втратив, в зв'язку з чим написав пояснювальну записку. Бухгалтер запросив у продавця дублікат товарною накладною, копію z-звіту касира-операціоніста та акт звірки. Підзвітна сума фігурувала у всіх документах, і авансовий звіт був прийнятий.

1. З метою мінімізації податкових ризиків можна прийняти побічно підтверджені витрати до бухобліку за рахунок чистого прибутку компанії, не враховуючи їх при підрахунку оподатковуваного прибутку.

ВАЖЛИВО! Якщо ж підтвердити витрати документально не вийде, то видана в підзвіт сума буде вважатися доходом співробітника. З неї необхідно утримати ПДФО, а також страхові внески.

Програмісту компанії «Флагман» було видано 5 380 руб. на оплату інтернету для компанії. Він оплатив послугу в розмірі 4 980 руб. і комісію в сумі 400 руб. через термінал. Однак при заповненні авансового звіту виявив, що чек терміналу загублений.

Працівник написав пояснювальну записку із зазначенням дати, місця і витраченої суми, а також обставин втрати чека. Бухгалтер запросив акт виконаних робіт і акт звірки у провайдера. У документах фігурувала сума в 4 980 руб. Щоб не сперечатися з податківцями, керівник підприємства вирішив врахувати витрати за рахунок чистого прибутку організації, а суму комісійних включити в дохід співробітника.

Бухгалтер втримав ПДФО в розмірі 52 руб. (400 × 13%) і розрахував страхові внески в сумі 136 руб. (26% - страхова частина, 5,1% - ФФОМС і 2,9% - страхові внески на випадок тимчасової непрацездатності та у зв'язку з материнством).

1. Утримати суму, видану в підзвіт, з заробітної плати співробітника.

Брати чи не брати авансовий звіт у співробітника, який втратив чек ККМ, - вирішувати тільки роботодавцю. Прийнявши витрати до обліку без документів, що підтверджують факт купівлі, підприємству доведеться відстоювати свою позицію в суді.