Підтвердження трудового стажу архівними документами

В даний час порядок підтвердження трудового (страхового) стажу регулюється положеннями Федерального закону «Про трудові пенсії в Укаїни», а також Федеральним законом «Про індивідуальному (персоніфікованому) обліку в системі державного пенсійного страхування».

Основним документом, що підтверджує періоди роботи до реєстрації громадянина як застрахованої особи, є трудова книжка встановленого зразка, а після реєстрації - індивідуальні відомості персоніфікованого обліку, що їх страхувальник на кожного працюючого в нього громадянина.

Дуже часто виникають випадки, коли трудова книжка загублена, або в записах, що містяться в ній, допущені неточності, виправлення і т.д. індивідуальні відомості представлені роботодавцем з помилками і (або) не в повному обсязі.

Такі обставини можуть привести до призначення пенсії в меншому розмірі, ніж той, на який розраховував заявник. Тому дуже важливо не чекати настання пенсійного віку, а готуватися до виходу на пенсію заздалегідь і звернутися в територіальний орган ПФР за місцем реєстрації з усіма наявними документами не пізніше, ніж за 9 місяців до настання права. Відповідно до чинного законодавства обов'язок по наданню документів, необхідних для призначення (перерахунку) пенсії, покладено на громадянина.

Записи в трудовій книжці повинні бути оформлені відповідно до вимог про порядок ведення трудових книжок на підприємствах, в установах і організаціях, що діяли на момент заповнення та внесення записів.

При відсутності трудової книжки, а також в тих випадках, коли в трудовій книжці містяться неправильні й неточні записи, або не містяться записи про окремі періоди роботи, на підтвердження трудового стажу приймаються довідки, видані роботодавцем або архівною установою: виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу заробітної плати, посвідчення, письмові трудові договори і угоди з відмітками про їх виконання та інші документи, що містять відомості про періоди роботи.

Що стосується існуючого роботодавця, то довідки, що підтверджують стаж і заробіток можуть бути отримані в короткі терміни. Гірше йдуть справи по ліквідованим роботодавцям, особливо якщо документи не здані на зберігання в вищестоящу організацію, немає правонаступника і до архівних установ документи також не складені. У такій ситуації пошуки необхідних для призначення пенсії документів можуть зайняти дуже багато часу і не завжди приведуть до позитивного результату.

У разі, якщо все-таки документи здані на зберігання до архівної установи, необхідно встановити в який саме архів необхідно звертатися.

У даній ситуації можна скористатися сайтом www.rusarchives.ru. Існує інтернет-путівник по архівамУкаіни www.guides.rusarchives.ru, який дозволяє здійснювати пошук по 31 федеральному і 49 регіональних архівів і включає в себе близько 140 тисяч архівних фондів.

Найчастіше заявнику приходить відповідь у вигляді архівної довідки, рідше архівної виписки або копії документа.

У архівну довідку про підтвердження трудового стажу включаються дані за той час, за яке є відомості в документах архіву: наводиться точна назва посади, яку займає громадянином, і період його роботи. В якості документів, що підтверджують трудовий стаж, використовуються накази по особовому складу, з основної діяльності, особові рахунки, інші документи.

Організації теж має право видавати архівні довідки, архівні виписки, за умови, що у них є архів у вигляді окремого підрозділу.

При необхідності фахівці територіального органу Пенсійного фонду України можуть посприяти в запиті необхідних документів.