Підручник діловодство - глава 3

3.1. формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа. загальні відомості про реквізити

Формуляр-зразок ОРД застосовується як основа для побудови будь-якого виду організаційно-розпорядчого документа наказ, постанови, листи, протоколи, акти на папері формату А4і А5 (формат А4 210x297 мм, формат А5 210х 148 мм) (рис. 1, 2, 3 ).

Формуляр-зразок встановлює наступні розміри полів, не більше: 35 мм ліве; 10 мм праве; 20 мм верхнє; 20 мм нижнє.

Ліве поле документів необхідно для підшивки документів в справу, і воно повинно забезпечувати вільне читання тексту документа після його підшивки в справу. На лівому полі може оформлятися тільки один реквізит (18 «Відмітка про контроль»), який наноситься або рукописним способом, або штемпелем і необхідний доти, поки документ не виконаний і не підлягає підшивці в справу. При проектуванні бланків в організації ліве поле документа дозволяється встановлювати 20 мм або збільшувати до 35 мм в залежності від того, які кошти зберігання документів будуть застосовуватися.

Верхнє поле відводиться для розміщення таких реквізитів, які не можуть бути нанесені машинописним способом реквізит 01 «Державний герб РФ», реквізит 02 «Герб суб'єктів федерації», реквізит 03 «Емблема організації або товарний знак (знак обслуговування)». Ці реквізити наносяться, як правило, друкарським способом заздалегідь на бланк документа. Реквізит 03 може оформлятися за допомогою ПК. На верхньому полі розташовується також реквізит 13 «Гриф обмеження доступу до документа», який найчастіше наноситься спеціальним штемпелем або оформляється також за допомогою ПК.

Мал. 1. Формуляр-зразок ОРД з кутовим варіантом розташування реквізитів (ф. А4210x297 мм) (див. Нижче)

Мал. 2. Формуляр-зразок ОРД з поздовжнім варіантом розташування реквізитів (ф. А4 210x297 мм)

Мал. 3. Формуляр-зразок ОРД з кутовим варіантом розташування реквізитів

Праве поле 10 мм, і воно не заповнюється будь-якими реквізитами.

Нижнє поле 20 мм, і на ньому розташовуються реквізити, які проставляються рукописним способом або спеціальним штемпелем.

Формуляр-зразок встановлює певні вимоги до побудови конструкційної сітки.

Конструкційна сітка ця сітка, що складається з горизонтальних і вертикальних ліній, нанесених на аркуш паперу стандартного формату.

Вертикальні лінії розташовані з відстанню, кратним кроку листи друкуючих пристроїв (так званий крок листи дорівнює одному знаку).

Відстань між горизонтальними лініями кратно кроку рядка, яке показує інтервал, що позначається наступним чином: 1,0; 1,5; 2,0; 2,5; 3,0 і ін.

За допомогою такої конструкційної сітки визначені максимальне число знаків, які можуть бути надруковані на одному рядку від лівого до правого поля, і максимальне число рядків при певному інтервалі. З огляду на це визначено зони розташування кожного реквізиту ОРД, беручи до уваги максимальну величину кожного реквізиту в знаках. Крім того, визначено максимальний склад реквізитів 29, проте вони не всі присутні на будь-якому вигляді організаційно-розпорядчого документа. Формуляр певного виду ОРД, наприклад наказу, буде відрізнятися від формуляра службового листа набором реквізитів. Незмінними будуть залишатися місце розташування і правила оформлення реквізитів, що включаються в формуляр документа, незалежно від його виду. Наприклад, реквізит 09 «Дата документа» на будь-якому вигляді ОРД буде оформлятися завжди однаково на одному і тому ж місці (в одній і тій же зоні) і за єдиними правилами. А реквізит 07 «Довідкові дані про організацію» буде оформлятися тільки в службових листах, але в відведеної йому зоні і за встановленими правилами.

Формуляром-зразком, як уже було сказано, встановлено 29 реквізитів, які використовуються при підготовці і оформленні організаційно-розпорядчих документів. До їх складу входять:

01 Державний герб Укаїни;

02 герб суб'єкта Укаїни;

03 емблема або товарний знак організації (знак обслуговування);

04 код організації;

05 код форми документа;

06 найменування організації;

07 довідкові дані про організацію;

08 назва структурного підрозділу;

09 дата документа;

10 реєстраційний номер документа;

12 місце складання або видання документа;

13 гриф обмеження доступу до документа;

15 гриф обмеження доступу до документа;

17 заголовок до тексту документа;

18 відмітка про контроль;

19 текст документа;

20 відмітка про контроль;

22 гриф узгодження документа;

23 візи узгодження документа;

25 відмітка про завірення копії;

26 відмітка про виконавця;

27 позначка про виконання документа і направлення його до справи;

28 відмітка про надходження документа в електронній формі

29 ідентифікатор електронної копії документа. Організаційно-розпорядчі документи виготовляються за допомогою різних друкованих пристроїв.

Початок зони розташування реквізитів на формулярі-зразку відповідає певному положенню табулятора друкувального пристрою.

При розташуванні реквізитів на документі використовують вісім положень табулятора. При цьому рахунок ведеться від кордону лівого поля:

0. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7

5 уд. 16 уд. 24 уд. 32 уд. 40 уд. 48 уд. 56 уд.

Реквізити розташовуються в такий спосіб.

Нульове положення табулятора:

Перше положення табулятора:

початок абзаців у тексті (в тому числі і нумерованих).

Друге положення табулятора:

реєстраційний номер документа; розшифровка прізвища в першому грифі погодження.

Третє положення табулятора:

використовують при складанні таблиць.

Четверте положення табулятора:

П'яте положення табулятора:

гриф затвердження (крім розшифрування підпису); гриф обмеження доступу до документа; другий гриф узгодження.

Шосте положення табулятора:

розшифровка підпису в реквізиті «підпис»; розшифровка підпису в грифі затвердження; розшифровка підпису у другому грифі погодження.

Сьоме положення табулятора:

нумераційний заголовок в таблиці.

Реквізити документів, що складаються з декількох рядків (крім тексту), друкують через один міжрядковий інтервал маленькими літерами, наприклад реквізит 17 «Заголовок до тексту», якщо він складається з декількох рядків.

Реквізити, які використовуються при оформленні ОРД, бувають постійними і змінними.

До постійних можна віднести такі реквізити, які постійно присутні на документі в незмінному значенні і які, отже, можна заздалегідь нанести на бланк організації. Це такі реквізити, як Державний герб Укаїни або герби суб'єктів Укаїни (якщо організація має право зображати герб на своєму бланку), емблема організації (якщо вона є у організації), найменування організації, довідкові дані про організацію, код організації, код форми документа (наприклад , службового листа).

Звичайно, перераховані реквізити можуть, в силу певних обставин, змінюватися, і тоді організації доводиться заново виготовляти бланки. Однак це відбувається не так часто, особливо в державних організаціях. Тому наносити заздалегідь зазначені реквізити вигідно це скорочує час, що витрачається на підготовку документів, виключає появу помилок і значно покращує зовнішній вигляд документа, особливо, якщо ці реквізити нанесені друкарським способом.

До змінних можна віднести такі реквізити, які залежать від конкретних обставин, наприклад реквізит «дата документа» залежить від того, коли створюється документ, реквізит «текст» від того, про що буде сказано в документі, т. Е. Від змісту питання, що освітлюється в документі.

Таким чином, значення змінних реквізитів завжди буде різним, залежно від обставин підготовки і виду документа, але незмінним все-таки залишаються місце їх розташування на документі і правила їх оформлення.

Реквізити можна розділити на обов'язкові та додаткові.

Обов'язкові реквізити забезпечують юридичну силу документа і вони присутні завжди на будь-якому вигляді ОРД.

Додаткові реквізити можуть бути не на всіх видах документів (наприклад, емблема, відмітка про контроль). Додаткові реквізити можуть характеризувати етапи обробки документа (наприклад, «відмітка про надходження», «ідентифікатор електронної копії документа»), але відсутність додаткового реквізиту на документі не може вплинути на юридичну силу документа.

Формуляр-зразок передбачає два варіанти оформлення реквізитів: кутовий і поздовжній.

При кутовому варіанті заголовна частина бланка документа розташовується в лівому верхньому куті аркуша формату А4 або А5.

При поздовжньому варіанті заголовна частина бланка продовжується до кордону правого поля.

Існують два способи оформлення реквізитів: флагової і Центрованим.

При флаговая способі розташування реквізитів початок реквізиту розташоване завжди від лівої межі зони розташування реквізиту.

При Центрованим способі розташування реквізитів початок і кінець кожного рядка реквізиту рівновіддалені від меж зони розташування реквізитів.

Таким чином, формуляр-зразок встановлює основні принципові моменти, на основі яких вироблені єдині правила оформлення реквізитів, що вживаються при оформленні організаційно-розпорядчих документів.

1. Які формати паперу використовуються для побудови формуляра-зразка ОРД?

2. Які розміри полів ОРД встановлено формуляром-зразком ОРД?

3. Чи можуть на полях документа розташовуватися будь-які реквізити?

4. Який максимальний склад реквізитів встановлено формуляром-зразком?

5. Скільки положень табулятора використовується при оформленні реквізитів?

6. Які реквізити відносяться до постійних?

7. Які реквізити є обов'язковими?

8. Скільки існує способів оформлення реквізитів?

9. Що характеризують додаткові реквізити ОРД?

10. Чим поздовжній варіант розташування реквізитів заголовної частини бланка відрізняється від кутового?

Читати: Анотація
Читати: Введення
Читати: Частина 1. документування
Читати: Глава 1. поняття про документи, способах документування, носіях інформації і функціях докумГлава 2. уніфікація і стандартизація документів. уніфіковані системи документації
Читати: Глава 3. формуляр-зразок, реквізити та бланки
Читати: 3.1. формуляр-зразок організаційно-розпорядчого документа. загальні відомості про реквізити
Читати: 3.2. бланки документів
Читати: 3.3. вимоги до оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих документів
Читати: Глава 4. правила оформлення основних видів організаційно-розпорядчих документів
Читати: 4.1. організаційні документи
Читати: 4.2. розпорядчі документи
Читати: 4.3. довідково-інформаційні документи
Читати: Глава 5. правила оформлення і видачі копій документів
Читати: Глава 6. служба документаційного забезпечення управління. вимоги до організації документообГлава 7. організація прийому, розгляду та реєстрації документів
Читати: 7.1. прийом документів, що надходять, організація доставки документів
Читати: 7.2. організація розгляду документів
Читати: 7.3. реєстрація документів
Читати: Глава 8. інформаційно-довідкова робота
Читати: Глава 9. контроль виконання документів
Читати: Глава 10. організація відправки вихідних документів
Читати: Глава 11. організація оперативного зберігання документів
Читати: 11.1. вимоги до організації зберігання виконаних документів у діловодстві. номенклатура11.2. вимоги до формування справ у діловодстві
Читати: Глава 12. експертиза цінності документів
Читати: Глава 13. підготовка справ до архівного зберігання
Читати: Глава 14. основні поняття про архівний зберіганні
Читати: Глава 15. кодифікація нормативних актів
Читати: Додатки
Читати: Список літератури