Підпис в електронному листі
Підпис в електронному листі - важливий елемент сучасної ділової комунікації. Правильна підпис в електронному посланні свідчить про вас як про серйозного і відповідального партнера, що поважає правила етикету і норми ділового спілкування. У статті розповімо, як підписати лист електронним підписом.
Зі статті ви дізнаєтесь:
- як підписати лист електронним підписом;
- як налаштувати поштовий клієнт для автоматичної вставки підпису;
- як виглядає правильна підпис в електронному листі;
Артур Дабровські, засновник маркетингового сервісу Freshmail, розробив вісім правил, які допомагають зробити хорошу підпис до електронного листа:
Як підписати лист електронним підписом
За обсягом інформації підписи діляться на кілька типів:
Сфера діяльності вашої фірми, цільова аудиторія повідомлення і цілі листи визначають вибір потрібного варіанта фінального блоку. Іноді використовується відразу кілька варіантів в одному і тому ж повідомленні.
Читайте по темі в електронному журналі
Важливо при цьому дотримати баланс і пропорції - фінальний блок не повинен бути довшим самого тексту послання. І взагалі - намагайтеся не завантажувати її зайвою інформацією. Причин цього може бути кілька:
зайве вітіювата підпис відверне одержувача від основної теми;
велика кількість різних шрифтів, кольорів і графіки дратує;
Правильна підпис в електронному листі
Для того, щоб створити правильний фінальний блок послання, потрібно з самого початку грамотно налаштувати поштовий клієнт, який в подальшому допоможе вам автоматизувати процес вставки в посланні даного блоку.
Розглянемо процес налаштування поштового клієнта на прикладі Gmail.com. Це один з найбільш популярних і швидких поштових сервісів, і його налаштування багато в чому схожі з настройками інших сервісів.
Перший етап
Другий етап
настройка вашої поштової скриньки. Зазвичай налаштувань за замовчуванням (спосіб відображення листів і контактів, антиспам, кодування) цілком достатньо. Крім них, поштовий клієнт дозволяє налаштувати автоматичну вставку фінального блоку. До налаштуванні цього параметра потрібно підійти особливо уважно.
третій етап
Налаштування фінального блоку послання схожа з редагуванням текстового повідомлення:
- налаштуйте тип і розмір шрифту;
- виберіть колір тексту і його параметри (курсив, жирний, підкреслений).
- можна вставити посилання на сайт компанії;
- можна вставити графічний логотип компанії;
- зробіть настройку відображення списків, форматування, відступи і т.д.
- зробіть настройку цитування.
Природно, що будь-який варіант фінального блоку ви завжди зможете відредагувати в налаштуваннях. Не забувайте зберігати внесені зміни.
графічний логотип
Ефектною деталлю вашого послання стане розміщення в ньому логотипу вашої фірми. Якщо у вас немає такого, можна вставити зображення будівлі вашої компанії з вивіскою або просто графічно оформленого назви фірми.
Питання про те, варто чи не варто розміщувати зображення в посланні, є спірним. Безумовно, якщо ви розсилаєте разові послання великій кількості потенційних клієнтів і хочете, щоб вони запам'ятали назву вашої фірми, то графічна вставка допоможе вам в цьому. З іншого боку, при веденні тривалої повсякденному листування з одними і тими ж клієнтами, вставка зайвих деталей в повідомлення недоречна.
рукописний підпис
Ще один нюанс - рукописний автограф у email може загрожувати безпеці даних.
Завершальний етап настройки
При виявленні навіть найменших помарок і нестиковок ретельно переробіть блок. Пам'ятайте, що він буде тиражуватися в багатьох листах протягом довгого часу.
Підпис в електронному листі: приклад
Стандартна корпоративна підпис - цей варіант, який доречний у всіх ситуаціях і для будь-яких листів. Як вона виглядає? Співзасновник видання The Next Web Борис ван Зантен рекомендує такий варіант:
Борис ван Зантен
Співзасновник The Next Web, Twitter Counter і деяких інших.
Follow me on Twitter
Follow me on Facebook
Follow me on Linkedin
Перед підписом потрібно поставити роздільник. Це горизонтальна лінія, яка відокремлює підпис від основного тексту листа. В принципі, це оптимальний варіант, якщо ви не схильні ризикувати і перевантажувати лист зайвою інформацією.