Первинна документація в будівництві

Правила оформлення виконаних будівельних робіт між сторонами передбачають необхідне відповідність форм первинних документів вимогам чинного законодавства. В даний час для обліку робіт у капітальному будівництві в якості основних застосовуються такі уніфіковані форми первинних документів:
• акт про приймання виконаних робіт (форма № КС-2);
• довідка про вартість виконаних робіт і витрат (форма № КС-3);
• загальний журнал робіт (форма № КС-6);
• журнал обліку виконаних робіт (форма № КС-6а);
• акт про здачу в експлуатацію тимчасового (нетитульного) споруди (Форма № КС-8);
• акт про розбирання тимчасових (нетитульних) споруд (форма № КС-9);
• акт про оцінку підлягають знесенню (переносу) будівель, споруд і насаджень (форма № КС-10);
• акт приймання закінченого будівництвом об'єкта (форма № КС-11);
• акт приймання закінченого будівництвом об'єкта приймальною комісією (форма № КС-14);
• акт про призупинення будівництва (форма № КС-17);
• акт про призупинення проектно-вишукувальних робіт з нездійсненого будівництва (форма № КС-18).

Акт приймання закінченого будівництвом об'єкта (форма № КС-11) застосовується як документ приймання закінченого будівництвом об'єкта виробничого і житлово-цивільного призначення всіх форм власності (будівлі, споруди, їх пускових черг, включаючи реконструкцію, розширення і технічне переозброєння) при їх повної готовності в відповідно до затвердженого проекту, договором підряду (контрактом).

Форма № КС-11, що є підставою для остаточної оплати всіх виконаних виконавцем робіт, складається в необхідній кількості примірників і підписується генеральним підрядником і замовником або іншою особою, на це уповноваженою. Оформлення приймання закінченого будівництвом об'єкта проводиться замовником на основі результатів проведених ним перевірок, обстежень, вимірювань і випробувань, а також документів виконавця робіт, що підтверджують відповідність об'єкта затвердженому проекту, нормам, стандартам і СНиП, а також висновків органів нагляду. Підрядник (субпідрядник) або виконавець робіт докладає до вищевказаного документу перелік необхідних документів та передає їх замовникові, а той, у свою чергу, - користувачу об'єкта. Одночасно підрядник на основі акта приймання закінченого будівництвом об'єкта представляє в установленому порядку документи статистичної звітності про виконання договірних зобов'язань. Закінчений будівництвом об'єкт включається в звітність за той звітний період, в якому зареєстрований факт його введення в дію. Факт введення в дію прийнятого об'єкта реєструється замовником (користувачем об'єкта) в місцевих органах влади.

Акт приймання закінченого будівництвом об'єкта приймальною комісією (форма № КС-14) є документом з приймання і введення закінченого будівництвом об'єкта виробничого і житлово-цивільного призначення та зарахування його до складу основних засобів усіх форм власності, включаючи федеральну, а також об'єктів, споруджених за рахунок пільгового кредитування. Вищевказаний акт є підставою для остаточної оплати всіх виконаних підрядником (субпідрядником) робіт відповідно до договору (контракту). Оформлення приймання закінченого будівництвом об'єкта проводиться замовником і членами приймальної комісії на основі проведених ними обстежень, випробувань, а також висновків органів нагляду. Вартість виконаних робіт вказується в фактично діючих цінах поточного року. Вся документація з приймання об'єкту і перелік необхідних документів передаються замовником користувачеві об'єкта для подальшої реєстрації в місцевих органах влади.

Якщо замовник приймає роботу від підрядника без перевірки (без приймальної комісії), то він позбавляється права посилатися на недоліки роботи, які могли б бути встановлені при звичайному способі її прийняття (явні недоліки) і не може в судовому порядку вимагати їх усунення.

Журнал обліку виконаних робіт (форма № КС-6а) є основним первинним документом, який відтворює технологічну послідовність, терміни виконання і умови виконання будівельно-монтажних робіт (далі - БМР) і ведеться відповідальним за будівництво того чи іншого споруди. Вищевказаний журнал є накопичувальним документом, на підставі якого складаються акт про приймання виконаних робіт (форма № КС-2) та довідка про вартість виконаних робіт (форма № КС-3). Журнал обліку виконаних робіт (форма № КС-6а) ведеться по кожному об'єкту будівництва на підставі вимірів виконаних робіт і єдиних норм і розцінок по кожному виду робіт або конструктивного елементу. Витрати відображаються по рядку «Накладні та інші витрати» на підставі кошторисів витрат за звітний період в розмірах відповідно до прийнятої в організації методикою.

Загальний журнал робіт (форма № КС-6) застосовується для обліку виконання СМР. Це основний первинний обліковий документ, який відображає технологічну послідовність, терміни, якість і умови виробництва СМР і ведеться виконавцем робіт, керівником зміни, відповідальним за будівництво будівлі або споруди при реконструкції, розширенні окремих або групи однотипних одночасно споруджуваних об'єктів, розташованих в межах будівельного майданчика.

Титульний лист вищевказаного загального журналу заповнюється до початку будівництва генеральною підрядною організацією за участю проектної організації і замовника.

Загальний журнал робіт повинен бути прошнурований, пронумерований, оформлений усіма підписами на титульному листі і скріплений печаткою організації, яка його видала.

Підставою для розрахунків за виконані роботи є Довідка про вартість виконаних робіт і витрат за формою № КС-3, яка підписується замовником і генпідрядником і скріплюється печаткою.

Вартість закінчених будівництвом тимчасових (нетитульних) споруд, пристосувань і пристроїв оформляється актом про здачу в експлуатацію тимчасового (нетитульного) споруди за формою № КС-8 і приймається організацією до обліку за рахунком 08 «Вкладення у необоротні активи» або 97 «Витрати майбутніх періодів» з подальшим включенням її в інвентарну вартість об'єкта.

Акт за формою № КС-8 складається виконавцем СМР в необхідній кількості примірників і передається за належністю, як правило, в трьох примірниках - бухгалтерії, особі, яка прийняла об'єкт (експлуатованої організації); останній екземпляр знаходиться на зберіганні у особи, яка здала об'єкт. Матеріали, що підлягають поверненню, вказуються в таблиці акта з урахуванням їх кількості та відсотка придатності.

Ліквідація зазначених об'єктів оформляється актами про розбирання тимчасових (нетитульних) споруд (форма № КС-9), які складаються комісією, спеціально призначеною розпорядженням керівника будівельної організації або уповноваженої особи із зазначенням всіх необхідних даних по об'єкту (наприклад, передбачуваний повернення матеріалів і т.д .).

Для ліквідації будівель і споруд, будівель і т.д. будівельні організації повинні складати акт про оцінку підлягають знесенню (переносу) будівель, споруд, будівель і насаджень (форма № КС-10). Дана форма застосовується для визначення розміру матеріальної шкоди, заподіяної власнику (власнику) будівлі, будівлі, споруди (як правило, фізичній або юридичній особі). Для складання і підписання даного акту призначається комісія, до складу якої повинні входити представники замовника (забудовника) знову споруджуваного об'єкта, представники БТІ.

В даний час діє Постанова ГКС Україна № 7 (17) яким введено уніфіковані форми первинної облікової документації з обліку основних засобів. Ці форми також необхідно мати на увазі при обліку робіт у капітальному будівництві та ремонтно-будівельних робіт.

Первинні облікові документи, регістри бухгалтерського обліку та бухгалтерська звітність повинні зберігатися не менше п'яти років відповідно до правил архівного діловодства. Відповідальність за організацію зберігання облікових документів, регістрів бухгалтерського обліку та бухгалтерської звітності відповідно до ФЗ «Про бухгалтерський облік» (7) несе керівник організації.