Перехід на електронні рахунки-фактури п’ять простих кроків

Якщо вам доводиться часто обмінюватися з контрагентами рахунками-фактурами, не виключено, що ви разом з керівництвом вирішите на практиці скористатися можливістю передавати такі документи через Інтернет. Адже так ви заощадите час.

Ми вам підкажемо, як стати учасником електронного обміну рахунками-фактурами.

Крок №1. Домовтеся зі своїми контрагентами про обмін рахунками-фактурами в електронному вигляді

Або, наприклад, ви можете включити умову про обмін електронними рахунками-фактурами в основний договір з контрагентом. Правда, якщо з ним у вашій компанії підписано кілька контрактів, тоді зручніше все-таки оформити окрему угоду. Зразок такого документа ми розмістили нижче.

Взагалі правила дозволяють обмінюватися документами відразу через декілька операторів. Але поки повноцінної зв'язку між Спецоператорі не встановлено. Так що на даний момент ви зможете взаємодіяти по телекомунікаційних каналах зв'язку тільки з тими компаніями, які обслуговуються тим же оператором, що і ваша.

Крок №2. Отримайте сертифікат ключа електронно-цифрового підпису, якщо такого у вас ще немає

Без чого не обходиться жоден рахунок-фактура - це підпис. А в електронному варіанті такого документа вона замінюється електронно-цифровим підписом (ЕЦП). Якщо ваша компанія звітує до податкової інспекції в електронному вигляді, то сертифікат ключа підпису у вас вже є. Новий купувати не потрібно. Цю ж цифровий підпис ви можете використовувати і для віртуальних рахунків-фактур.

Якщо ж з електронним документообігом ви стикаєтеся вперше, то вам необхідно придбати сертифікат ключа для ЕЦП. Це можна зробити в будь-якому засвідчувальному центрі - повний перелік таких ви знайдете на офіційному сайті ФНСУкаіни (www.nalog.ru).

Сертифікат видається керівнику або іншому уповноваженому співробітнику, наприклад головному бухгалтеру. Але в другому випадку право підпису має бути передбачено у відповідному наказі або в довіреності. Копію таких документів разом з паспортом (або іншим посвідченням особи) від вас попросять в спеццентрі.

Крок №3. Подайте оператору зв'язку заяву про участь в електронний документообіг

Потім залишиться укласти з оператором зв'язку ліцензійний договір. Це досить зробити тільки головної організації. А в договорі вже прописати всі підрозділи, які теж будуть зареєстровані в системі електронного обміну.

В результаті спецоператор надасть ідентифікатор учасника. І надасть реквізити доступу і інші дані, необхідні для підключення.

Крок №4. Закріпіть в обліковій політиці порядок електронного обміну рахунками-фактурами з контрагентами

Документи, якими постачальник і покупець підтвердять факт виставлення електронного рахунку-фактури

Чим постачальник підтвердить факт виставлення рахунку-фактури

Чим покупець доведе відрахування по електронного рахунку-фактурі

1. Рахунок-фактура
2. Підтвердження оператора про дату отримання та відправлення документа
3. Повідомлення про отримання підтвердження оператора
4. Оповіщення покупця про отримання рахунку-фактури

1. Рахунок-фактура
2. Підтвердження оператора про дату отримання та відправлення документа
3. Повідомлення про отримання підтвердження оператора
4. Повідомлення про отримання рахунку-фактури
5. Підтвердження оператора про дату відправлення повідомлення про отримання рахунку-фактури
6. Повідомлення про отримання підтвердження оператора

Що робити, якщо ви знайшли помилку в електронному рахунку-фактурі

Радить Тамара Мокеева, експерт системи обміну електронними документами СКБ Контур

- Буває, що з якихось причин в виставлений рахунок-фактуру потрібно внести зміни. Наприклад, ви побачили, що в документі невірно вказані реквізити вашої компанії. В цьому випадку вам необхідно сформувати і відправити продавцеві повідомлення про уточнення. Від контрагента вам автоматично прийде повідомлення про отримання. І незабаром він направить вам вже виправлений документ. Причому в тому ж порядку, що і звичайний рахунок-фактуру.

Якщо ж продавець помітив неточності в документі сам, він може виправити помилки в рахунку-фактурі і виставити виправлений документ, не чекаючи запиту на уточнення. Варто враховувати, що право на відрахування у вас з'явиться тільки після одержання виправленого рахунки-фактури.

Доповнювати облікову політику новими положеннями посеред року можете без побоювання. Адже так можна робити, якщо змінюється законодавство. Та й до того ж на показниках бухгалтерського і податкового обліку новий спосіб обміну документами ніяк не позначиться.

Крок №5. Врахуйте витрати, пов'язані з передачею віртуальних рахунків

Витрати на електронний документообіг ви можете врахувати при розрахунку податку на прибуток. Такі витрати економічно обгрунтовані. Адже в такий спосіб компанія оптимізує роботу бухгалтерії.

Плату за підключення спишіть в складі інших витрат, пов'язаних з виробництвом і реалізацією (подп. 26 п. 1 ст. 264 Податкового кодексу РФ). Причому безпечніше списувати суму протягом терміну дії ліцензійного договору. А ось абонентські платежі ви можете списати на підставі підпункту 25 пункту 1 статті 264 кодексу. Якщо ви на безлімітному тарифі, то річну вартість послуг знову ж таки краще розподілити на рік. А оплачуючи передачу рахунків-фактур «поштучно», витрати врахуйте за підсумками місяця на підставі актів, складених оператором.

Відповідно до положень ст. 91 ТК Україна роботодавець зобов'язаний вести облік часу, фактично відпрацьованого кожним працівником. Відомості про облік робочого часу на підставі наказів # 40; розпоряджень # 41; керівника установи відображаються в табелі обліку використання робочого часу особою, відповідальною за його складання. Заповнений табель та інші документи, підписані відповідальними посадовими особами, у встановлені терміни здаються в бухгалтерію для розрахунку заробітної плати співробітників установи і для складання на його основі розрахунково-платіжної відомості або розрахункової відомості. Розглянемо особливості заповнення табеля.

До редакції звернулася організація з проханням дати юридичну оцінку діям головного бухгалтера, які тривалий час відсутнього на робочому місці без повідомлення причини невиходу на роботу, без передачі справ іншому бухгалтеру. У даній статті ми вивчимо основні моменти трудового законодавства стосовно викладеної проблематики, дамо рекомендації компанії, а також торкнемося інші істотні моменти, пов'язані із застосуванням до такого недобросовісного співробітнику дисциплінарних та інших заходів впливу.

Чи має право підрядна організація на дату реалізації будівельних робіт # 40; передачі об'єкта будівництва замовнику # 41; створювати резерви на майбутні витрати з гарантійного ремонту та гарантійного обслуговування на підставі ст. 267 НК Україна в розмірі суми гарантійного утримання? Чи вправі організація списувати за рахунок нарахованого резерву понесені витрати на гарантійний ремонт?