Паперова тяганина - студопедія

Кілька десятиліть тому, перш ніж персональні комп'ютери стали невід'ємним атрибутом нашої робочої діяльності, всі деталі проекту фіксувалися в зошитах і папках для документів. Сьогодні - в умовах, коли основним засобом структурування виступають комп'ютери, - роль паперових носіїв до певної міри знизилася, і в процесі повсякденного керівництва діяльністю фахівців в рамках проекту папір вже не відіграє такої ролі, як раніше. Проте, оскільки концепція безпаперового діловодства далека від реалізації, швидше за все, мати справу з папером нам належить ще дуже довго. Незважаючи на деякі недоліки, паперові носії в цілому непогано справляються зі структуруванням інформації. Якщо зважити всі сильні і слабкі сторони паперу, то можна стверджувати (і ви, напевно, зі мною погодитеся), що:

• паперові носії дуже зручні в тих випадках, коли інформацію потрібно вивчити саме в той час і в тому місці, в якому вам зручно;

• паперові носії не адаптовані для зберігання, пошуку, сортування та багатьох інших операцій, з якими блискуче справляються програмні продукти;

• багато з нас сприймають важливу інформацію краще, зчитуючи її з паперового носія, і гірше, зчитуючи її з монітора;

• заручники власної культури, ми звикли сприймати інформацію, зафіксовану на аркушах прямокутної форми розміром 210 * 297 мм.

Цілком можливо, що в майбутньому планшетні комп'ютери зможуть об'єднати в собі переваги паперу з широкими можливостями програмного забезпечення. Особисто я все чекаю, коли ж з'являться рідкокристалічні екрани товщиною з аркуш паперу, на яких можна буде писати ручкою і олівцем, прати записану інформацію, зберігати її в електронному вигляді, а потім перезавантажувати на тих же аркушах вже інші дані. Не знаю, дочекаюся чи, - адже хочеться, щоб такі екрани продавалися в магазинах пачками по 500 штук і коштували не більше 3,95 долара.

На захист паперу зазначу, що протягом більшої частини XX століття вона залишалася основним носієм комерційної інформації і, швидше за все, найближчим часом все ще буде відігравати важливу роль. Швидше за все, ви зрозуміли, до чого я це все говорю. Так, дійсно - управлятися з горами листів дуже непросто. Вони постійно застарівають, вам вічно доводиться думати про те, як б не збанкрутувати на одних тільки картриджах і т. Д. І т. П.

Як же впоратися з паперової плутаниною? Доведеться засвоїти кілька основних принципів. Вони викладаються на всіх навчальних курсах з основ бізнесу, але, по-моєму, їх варто згадати і тут [44]. Може бути, вам здасться, що принципи, які я тут викладаю, самоочевидні, але ви не уявляєте, яка кількість менеджерів відчувають страшні муки в спробах якось упорядкувати стоси паперів - і все з тієї простої причини, що вони ігнорують правила систематизації.

Отже, в тому, що стосується структурування паперових матеріалів, я пропоную дотримуватися такі принципи.

• Створіть струнку систему зберігання документів. Для кожного проекту заведіть окремий набір папок для документів або зошитів. У будь-якій папці проекту потрібно тримати тільки найбільш важливі папери і все їх постачати датою і посиланням на джерело. Папки проекту має сенс ділити на розділи відповідно до типів інформації, як то: область дії, проектне рішення, помилки, обмін інформацією, матеріали нарад і т. Д.

• Дотримуйтесь системним правилам зберігання документів. По завершенні проекту здайте відносяться до нього папки в архів. Під рукою повинні бути тільки ті матеріали, які відносяться до поточних проектів, а інформацію про виконані проекти слід негайно переміщати в інше місце.

• Кожен листок паперу, який з тих чи інших причин з'явився на вашому робочому столі, необхідно перекласти в відповідну папку. Не доводьте справу до появи на столі купи паперів. Не забувайте, що папка для вхідних документів - це лише тимчасовий резервуар і ні в якому разі не постійне сховище. Варто на вашому столі з'явитися кіпам паперів, як ви негайно почнете спізнюватися з виконанням організаційних функцій, які, цілком можливо, необхідні для досягнення успіху.

Швидше за все, в тому, що стосується систематизації паперових документів, у вас є якісь власні пріоритети і методи; можливо також, що у вашій компанії існує чітка політика у цій сфері. Якщо ви не справляєтеся з постійно надходять паперовими документами, швидше за все, це призведе до зміщення пріоритетів. Якби безпаперове діловодство вже перетворилося в реальність, то нікому не потрібно було б підключати до корпоративних мереж численні принтери. Однак якщо вже ви ними користуєтеся, будьте люб'язні, розберіться в своїх роздруківках.