Особливості заповнення табеля обліку робочого часу в окремих ситуаціях
Відзначимо, що законодавство недостатньо чітко регулює порядок заповнення уніфікованої форми табеля в різних ситуаціях, що відхиляються від нормальних. Тому бухгалтеру або табельнику доводиться самостійно вирішувати, що відображати в табелі в кожному окремому випадку.
Відзначимо, що видалення тих чи інших реквізитів, встановлених ГоскомстатомУкаіни (Росстатом), в первинних документах раніше не допускалося. У той же час фірма мала право вводити в них додаткові рядки і графи. Це передбачено Порядком застосування уніфікованих форм первинної облікової документації (*).
Припустимо, табель заповнюється методом суцільної реєстрації явок і неявок. Співробітник компанії працював понаднормово (10 годин замість встановлених 8). Які символи ви бачите за цей день проставляти в табелі: «Я» (тривалість роботи в денний час) або «С» (тривалість роботи понаднормово)?
В даному випадку в табель може бути введена додаткова графа. В існуючій графі ставлять код «Я», в додаткової - «С». При цьому для зручності подальших підрахунків нормальну і понаднормову тривалість часу доцільно розділити і вказати у відповідних графах «8» і «2».
У той же час подібної проблеми не виникне при реєстрації в табелі лише відхилень від нормальної тривалості робочого часу.
Робота в день відрядження
Співробітник по домовленості з роботодавцем може вийти на роботу в день повернення з відрядження. Виходить, що, з одного боку, його відрядження не закінчилася (код за табелем «К»), з іншого - він знаходиться вже на робочому місці (код за табелем «Я»). Відзначимо, що питання про явку співробітника на роботу в день виїзду у відрядження і в день приїзду з відрядження вирішується за домовленістю з роботодавцем. Це передбачено Положенням про особливості направлення працівників у службові відрядження (*).
Обов'язки виходити на робоче місце в день відрядження у співробітника немає. Однак за домовленістю з роботодавцем він може це зробити як на повний день, так і лише на його частину. В даному випадку компанія зобов'язана йому оплатити:
- день відрядження (таким вважається і день прибуття) з розрахунку середнього заробітку;
- добові за цей день;
Відповідно, в табелі можуть бути проставлені коди, що позначають знаходження співробітника у відрядженні і факт його виходу на роботу. При цьому в табелі потрібно вказати і кількість відпрацьованих ним годин. Припустимо, в день повернення з відрядження працівник відпрацював 4 години. У такій ситуації у відповідних графах табеля проставляються літерні коди «К» і «Я» і відпрацьовані години - «4». Таким чином, бухгалтер відобразить факт перебування співробітника у відрядженні, його роботи в цей день і кількість відпрацьованих годин.
У такому ж порядку табель може бути заповнений, якщо, наприклад, співробітник повернувся з відрядження після 00:00 годин (цей день вважається днем відрядження) і вийшов в цей день на роботу.
Поїздка у відрядження і (або) повернення з неї у вихідні
Отже, за ці дні оплату співробітнику нараховують виходячи не з його середнього заробітку (як це передбачено для оплати днів відрядження), а з тарифної ставки або окладу, збільшеної як мінімум в два рази. У табелі обліку робочого часу у вихідні дні проставляються коди «К» і «РВ» із зазначенням часу в дорозі, яке на них припадає ( «К» - службове відрядження, «РВ» - тривалість роботи у вихідні та неробочі святкові дні).
Робота в дні хвороби
Буває, що співробітник, перебуваючи на лікарняному, виходить на роботу. А після закриття листка пред'являє його до оплати. Відзначимо, що в цій ситуації його праця повинна бути оплачена роботодавцем. Однак за ці дні працівник не має права претендувати на оплату лікарняного. Адже посібник призначений для компенсації заробітку, втраченого під час хвороби. А в даному випадку цього не сталося.
Н. Левинська. експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ,
А. Кікінская. рецензент служби Правового консалтингу ГАРАНТ
Тому в дні хвороби і невиходу на роботу співробітника в табелі проставляється код «Т» (непрацездатність). При виході його на роботу під час хвороби проставляється код «Я» із зазначенням фактично відпрацьованих годин.
Робота під час відпустки по догляду за дитиною
Найчастіше співробітники компанії, які знаходяться у відпустці по догляду за дитиною, трудяться в компанії на умовах неповного робочого часу. У цій ситуації виникає питання, який буквений код повинен бути вказаний в табелі: «Я» (тривалість роботи в денний час) або «ОЖ» (відпустка по догляду за дитиною)?
В даному випадку табель може бути заповнений так само, як і при роботі в день відрядження. Тобто в ньому вказують коди «Я» і «ОЖ». При цьому в табелі наводять кількість годин, фактично відпрацьованих цим співробітником.
Відзначимо, що співробітниця має право перервати таку відпустку і вийти на роботу на повний день. З моменту виходу співробітниці на роботу в табелі вказують код «Я» (тривалість роботи в денний час) і кількість фактично відпрацьованих годин.
При наданні відпустки по догляду за дитиною роботодавець зобов'язаний видати відповідний наказ (розпорядження). На його підставі робляться відповідні відмітки в особовій картці працівника. Але якщо вихід у відпустку зафіксований наказом, то видається правильним видати і наказ про припинення такої відпустки. Наказ буде підставою для внесення до особової картки відповідних відміток. Співробітник, який бажає перервати відпустку по догляду за дитиною, може заздалегідь у письмовій формі проінформувати про це роботодавця, хоча це не обов'язково. У цьому випадку наказ про закінчення відпустки видається на підставі заяви працівника.
Т. Чашина. експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ,
І. Михайлов. рецензент служби Правового консалтингу ГАРАНТ
Робота у вихідні з наданням іншого дня відпочинку
За трудовим законодавством роботу у вихідний день оплачують не менше ніж у подвійному розмірі. При цьому за бажанням співробітника йому може бути переді
ставлен інший день відпочинку. У такій ситуації робота у вихідний день оплачується в звичайному порядку, а день відпочинку оплаті не підлягає (*).
При роботі в вихідний в табелі вказують код «РВ» (тривалість роботи у вихідні та неробочі святкові дні), а також кількість годин, відпрацьованих працівником у вихідний (незалежно від того, як згодом він буде оплачений: в подвійному або одинарному розмірі). Якщо співробітнику надають додатковий день відпочинку, його відзначають кодом «НВ» (додаткові вихідні дні (без збереження заробітної плати)). Кількість робочих годин в цей день не призводять.
Облік днів донорства
У день здачі крові і її компонентів, а також в день пов'язаного з цим медичного обстеження працівник повинен бути звільнений від роботи. При цьому за ним зберігається середній заробіток (*). Після кожного дня здачі крові йому також надають додатковий день відпочинку. Цей день за бажанням співробітника може бути приєднаний до щорічної оплачуваної відпустки або використаний в інший час протягом року після дня здачі крові (**).
Так як в день здачі крові працівник звільняється від роботи, а за цей день і за додатковий день відпочинку, що надається в зв'язку зі здачею крові, зберігається середній заробіток, вони відзначаються в табелі кодами «Г» (день здачі крові) і «ОВ» ( додаткові вихідні дні). Кількість робочих годин в ці дні не вказують.
Якщо роботодавець не був заздалегідь повідомлений про причини неявки працівника в день здачі крові, в табелі ставлять код «НН» (неявка з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин)). Після отримання від працівника відповідної медичної довідки цей код виправляють на код «ОВ».
Проходження медичного обстеження за направленням військкомату
Компанія зобов'язана звільнити співробітника від роботи в ті дні, коли він виконував державні або суспільні обов'язки. При цьому за ним зберігається місце роботи і в деяких випадках середній заробіток. Дане правило застосовується за умови, що державні або суспільні обов'язки співробітник повинен виконувати в робочий час по Трудовому кодексу або іншим федеральним законам (*). Згідно із законом про військову службу на час медичного огляду (обстеження або лікування) громадян для вирішення питання про взяття їх на військовий облік вони звільняються від роботи. При цьому за даний період часу компанія зобов'язана їм виплатити середній заробіток.
Отже, під час проходження медичного обстеження працівник виконував свої державні обов'язки. Цей період часу відзначається в табелі кодом «Г» (невихід на час виконання державних або громадських обов'язків відповідно до законодавства).
Працівник може звільнитися, наприклад, на початку або в середині місяця. Як в такій ситуації заповнювати ті графи табеля, які припадають на дати після його звільнення? Відзначимо, що табель необхідний для обліку робочого часу, відпрацьованого кожним співробітником. Тому в останній день, коли співробітник був присутній на роботі, в табелі вказується код «Я» (тривалість роботи в денний час) і кількість відпрацьованих ним годин. В осередках за ті дні, коли людина більше не є працівником компанії, буквених позначок не роблять. У них також не вказують і кількість робочих годин. Після звільнення працівника у відповідних осередках табеля проставляють прочерки.