Особливості оформлення протоколу - документальне забезпечення діяльності підприємства

Особливості оформлення протоколу

Протокол представляє особливий вид документа, в якому докладно або коротко міститься запис ходу обговорення питань та прийняття рішень на зборах, конференціях, засіданнях. Протокол є офіційним документом, на підставі якого керівництво має право вимагати від співробітників виконання доручених їм завдань.

Повний протокол містить запис усіх виступів на засіданні, короткий - лише прізвища виступили і тему виступу. Який саме слід вести протокол в кожному конкретному випадку, встановлюється в регламенті роботи колегіального органу або вирішується головою колегіального органу.

Підготовка до оформлення протоколу починається з призначення дати і часу проведення наради, визначення кола питань, які будуть розглянуті на ньому. Це рішення зазвичай оформляється порядком денним, яка при оформленні протоколу становитиме одну з його частин, а до проведення наради є документом, за допомогою якого сповіщаються учасники засідання. Протокол оформляється на основі записів, які велися на засіданні секретарем вручну або з використанням диктофона.

Протокол оформляється на Загальних бланку формату А4. У його формуляр входять такі реквізити: найменування відомства, найменування організації (структурного підрозділу), зазначення виду документа (протокол), дата засідання, номер, місце засідання, гриф затвердження (у разі, коли протокол підлягає затвердженню), окр Овоко, текст, підписи .

Найменування документа (ПРОТОКОЛ) друкується від межі лівого поля через 2 міжрядкових інтервалу нижче реквізиту, якщо протокол оформляється на кутовому бланку або по центру - на поздовжньому бланку прописними буквами, напівжирним шрифтом.

Вид засідання, наради відділяється від попереднього реквізиту двома міжстроковими інтервалами, друкується напівжирним шрифтом через один інтервал і вирівнюється по центру.

Дата друкується через два міжрядкових інтервалу нижче попереднього реквізиту. Реєстраційним номером протоколу є порядковий номер засідання протягом календарного року або протягом терміну дії виборного органу. При реєстрації протоколів спеціальні реєстраційно-облікові форми (журнал, картотека) не ведуться, кожному новому протоколу присвоюється порядковий номер, наступний за номером протоколу, підшитого в справу останнім.

Після оформлення заголовної частини (це можна зробити до початку засідання) приступають до складання тексту.

Текст протоколу поділяється на дві частини:

1) вступну, де вказуються головуючий, секретар, присутні і порядок денний,

2) основну, де фіксується хід засідання.

Вступна частина оформляється ідентично в повній і короткій формах протоколу. У ній вказуються: прізвища голови та секретаря засідання, прізвища або загальна кількість учасників засідання та запрошених осіб, порядок денний. Прізвища членів колегіального органу або осіб, що беруть участь в засіданні з правом голосу, перераховуються за алфавітом без зазначення посад.

Словом «голова» починають протокол. Воно друкується через два інтервали після заголовка, прямо від полів з нульового положення табулятора з великої літери. Після тире вказують прізвище голови, ініціали. Так само оформляється слово «секретар».

У постійно діючих колегіальних органах секретар є посадовою особою (Секретар Вченої ради, Секретар колегії та ін.).

При проведенні оперативних нарад ця частина протоколу опускається. Далі перераховуються присутні. Порядок оформлення цього розділу наступний.

Список учасників наради секретар складає в день його проведення, т.к список може не збігатися з спочатку запланованих. З складання списку учасників засідання починається оформлення протоколу.

У протоколі засідання постійно діючого реального органу присутні постійні члени вказуються в алфавітному порядку. Після цього записуються прізвища запрошених із зазначенням їх посади. На розширених зборах і засіданнях з великим числом присутніх їх склад зазначається кількісно, ​​а список прізвищ додається до протоколу, про що робиться відповідний запис у самому протоколі. Наприклад: Були присутні: 43 чол. (Список додається).

Прізвища присутніх оформляються на всій ширині рядка через один міжрядковий інтервал.

На зборах, конференціях, з'їздах, де ухвалення рішення вимагає певного кворуму, в розділі "Були присутні" вказується, скільки людина повинна бути присутньою і скільки прийшло на засідання.

Особи, які не є членами колегіального органу та запрошують на засідання в якості експертів в обговорюваних питаннях або зацікавлених осіб, перераховуються після слова "Запрошені:", також за алфавітом, але із зазначенням їх посад і місця роботи, якщо вони є представниками інших організацій.

На порядку денному засідання вказується питання або питання, які розташовуються від кордону лівого поля через 2-3 міжрядкових інтервалу нижче складу присутніх і закінчуються двокрапкою і є предметом розгляду на засіданні, посаду та прізвище доповідача.

Якщо питань декілька, вони нумеруються арабськими цифрами і розташовуються за ступенем їх складності, важливості і в порядку обговорення, оформляються з нового рядка (від 1-го положення табулятора).

При виборах посадових осіб в протоколі вказуються результати голосування по кожній кандидатурі окремо.

Підписи голови та секретаря засідання завершують оформлення протоколу. Підписується один екземпляр протоколу. Зліва проставляється підпис голови, праворуч - секретаря.

Підпис відокремлюється від тексту трьома міжстроковими інтервалами і включає найменування посади особи, головуючого на засіданні, його особистий підпис, розшифрування підпису.

Найменування посадової особи друкується від лівої межі текстового поля через 1 інтервал і центрується щодо самої довжини рядка.

Розшифровка підпису розташовується на рівні останнього рядка (від 6 положення табулятора), найменування посади з пропуском між ініціалами і прізвищами. При оформленні розшифровки підпису, включають тільки ініціал імені і прізвище, пробіл між точкою після ініціалів імені і прізвища не ставиться.

Рішення, прийняті на засіданні, доводяться до відома співробітників за допомогою розсилки копій протоколу або виписок резолютивній частині.

Практикується також підготовка на основі прийнятих рішень інших розпорядчих документів, наприклад рішення колегіального органу або наказу керівника організації.

Відповідно до чинного законодавства в окремих випадках протоколи засідань підписуються тільки головою (головуючим) на засіданні. Законодавством також передбачені випадки підписання протоколів усіма членами органу, який приймає рішення.

Деякі різновиди протоколів підлягають затвердженню першим керівником підприємства або організації, до компетенції якого входить вирішення колегіально обговорених питань.

Затвердження оформляється грифом, який розташовується у верхньому Правом кутку документа від 5-го положення табулятора і складається з слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», скороченого найменування посади керівника (т.к повне найменування організації або підприємства зазначено на бланку), особистого підпису, її розшифровки і дати затвердження.

Оформлення протоколу має ряд особливостей. Якщо воно тривало кілька днів, то через тире вказують дати початку і закінчення наради. Номером протоколу є порядковий номер засідання колегіального органу з початку року.

Протокол підписується головою і секретарем. В особливо важливих випадках виступали повинні візувати протокол, візи проставляються на лівому полі документа, на рівні запису виступу.

До протоколу підшиваються подані на розгляд матеріали: довідки, доповіді, проекти і т.п. які оформляються як додатки.

Як правило, час, який відводиться на підготовку протоколу, залежить від виду наради і має бути закріплено в локальних нормативних актах підприємства. Зазвичай протокол остаточно оформляють протягом декількох годин після наради або ж на наступний день, поки в пам'яті свіжі спогади про хід обговорення у секретаря, голови і всіх присутніх. Всім учасникам наради необхідно розіслати копію протоколу, а відповідальним виконавцям з конкретних питань, не були присутні на нараді, виписку з протоколу, яка включала б лише необхідну для виконання доручення інформацію. Терміни розсилки копії протоколу учасникам наради або виписки з протоколу повинні бути визначені в локальних нормативних актах підприємства.