Особливості офісного переїзду

Зазвичай переїзд офісу є щось середнє між сценами з фільму-катастрофи і видом погрому. Хаотично розставлені коробки і мішки з речами, оргтехніка та меблі, розставлені прямо на тротуарі біля машини, безсистемно мечущиеся співробітники з очима, в яких вже ніякої думки не відбивається, вони просто знаходяться в шоковому стані. Практично будь-яка людина бачив щось подібне, а окремі щасливчики навіть брали участь в процесі переїзду. Тому мають уявлення про те, що переїзд офісу - річ клопітна і складна.

Підводні камені офісного переїзду

Знаменита народна приказка говорить: «Один переїзд дорівнює двом пожежам». Це дійсно правда. Для пересічного громадянина переїзд обертається стресом і незручностями, які він у міру необхідності ліквідує. Дійсно, переїзд із однієї квартири на іншу, важке заняття. Але, плюс в тому, що протягом досить тривалого часу людина може спокійно розбирати свої речі, розставляти меблі. Його ніхто не квапить.

Переїзд - ломка укладу офісного життя. Зміна місцезнаходження офісу - втрата частини клієнтів. Це правило без винятків. Правда, можна обдзвонити постійних клієнтів і проінформувати про зміну місця розташування. Але це вже організаційне питання. Найголовніше полягає в швидкому переїзді і початку функціонування офісу протягом доби.

Як вчили радянські гасла, головне - це планування. Повною мірою це може бути застосовано до офісного переїзду. До переїзду необхідно готуватися заздалегідь. В ідеалі - як тільки з'явилися перші думки про зміну офісного приміщення, можна починати приводити в порядок архів або старі документи. З досвіду, ця робота забирає левову частку часу. Також необхідно визначитися з тим, який час відводиться для переїзду. Найкраще планувати переїзд на закінчення робочого тижня. У п'ятницю всі клієнти вже готуються до вихідних, великого потоку клієнтів в останній робочий день, як правило, не буває. Крім того, майбутні вихідні дні дають додатковий час для того, щоб розставити меблі, підключити всю оргтехніку і облаштувати робочі місця.

До переїзду необхідно вирішити ще одне важливе питання: чи варто вдаватися до допомоги спеціалізованих компаній, що займаються виключно організацією переїздів. Це безпосередньо залежить від кількості співробітників вашої компанії. Невеликі компанії зі штатом 3-6 чоловік цілком можуть обійтися своїми силами. Кожен співробітник збирає робочі документи, упаковує оргтехніку. Старший, призначений директором, стежить за процесом. До моменту переїзду можна встигнути, все упакувати і немає жодних перепон освоювати новий офіс.

Помічник при офісному переїзді - мувінгова компанія

Компаніям з великим числом співробітників найкраще вдатися до допомоги мувінгової компанії. Ці компанії займаються організацією різних переїздів. Для того щоб оцінити обсяг майбутніх робіт і визначити вартість послуг, фахівець компанії виїжджає до місця роботи - в офіс. При огляді фахівець обов'язково дасть рекомендації щодо того, як найкраще упакувати документи і книги. Потім разом з директором або відповідальним за переїзд особою, фахівець відвідає новий офіс компанії. При цьому співробітник, як правило, дає ряд рекомендацій по розміщенню робочих місць, документів і оргтехніки.

Мувінгові компанії мають в своєму штаті професійних вантажників, а також мають у своєму розпорядженні власним автотранспортом для здійснення переїздів. Після відвідин вашого офісу і визначення обсягу робіт, фахівець визначає, скільки необхідно вантажників для переїзду, який тип машини підійде для транспортування всього майна. Компанії, що займаються організацією переїздів, охоче йдуть назустріч клієнтам і здійснюють перевезення офісів, як у вихідні, так і святкові дні. Це дозволяє більш спокійно влаштуватися на новому місці, привести приміщення в порядок, розставити меблі і розпакувати документи.

Грамотний фахівець мувінгової компанії неодмінно порекомендує директору здійснити автоперевезення офісу в нічний час. Це найкращий варіант переїзду. У нічний час всі міські дороги вільні, пробок немає. Це дозволяє здійснити переїзд в кілька разів швидше, ніж днем. Крім зручності пересування по нічних дорогах, є ще один плюс. Це стосується вантажно-розвантажувальних робіт. У нічний час вантажники можуть спокійно користуватися ліфтами, не дратуючи відвідувачів і співробітників офісного будинку. Фахівці мувінгової компанії без поспіху зможуть розставити привезену меблі і підключити апаратуру. Співробітникам, які прийшли з ранку на роботу, залишиться тільки зайнятися облаштуванням своїх робочих місць. Для того щоб по дорозі не виникло питань у представників ДАІ, машину з офісними документами і меблями необхідно супроводжувати особи, відповідальної за переїзд офісу.

Укладення договору на переїзд

Укладення договору на надання послуг по переїзду офісу є обов'язковим. Нікому не хочеться, щоб машина з меблями і документами офісу зникла в невідомому напрямку. У додатку до договору повинні бути перераховані всі предмети меблів, які перевозяться. В інтересах клієнта скласти більш детальний перелік майна, що перевозиться. Договір повинен бути підписаний і завірений печатками сторін до початку здійснення робіт з перевезення офісу.

Як правильно упакувати перевозяться техніку

Тут все досить просто. Кожному працівнику виділяється кілька картонних коробок. Працівник упаковує всю оргтехніку, якою користується на своєму робочому місці. Обов'язково потрібно підписати, в якій коробці знаходиться техніка, в якій - документи. Упаковки з оргтехнікою найкраще позначити написом «Не кантувати». Загальні документи і архів можна просто розкласти по коробках, пронумерувавши їх за роками або номерами. Це робить або співробітник, відповідальний за діловодство, або всі співробітники спільно.

Якщо частина офісних меблів розбирається, то все розбірні деталі упаковуються в картонні коробки та підписуються. Це потрібно для того, щоб не втрачати зайвий час на пошуки деталей після переїзду.

Особливу увагу потрібно приділити перевезення офісної посуду і різних тендітних предметів. Всі скляні і керамічні предмети необхідно ретельно обернути папером і упакувати в коробки. Найкраще тримати ці коробки в поле зору під час навантаження. Вантажити їх потрібно в останню чергу. Обов'язково зробити на коробках позначку про те, що їх не слід перевертати і упускати.

На якому автомобілі зупинити вибір при переїзді

Тут особливих труднощів немає. Для переїзду офісу зазвичай досить пари рейсів вантажний «Газелі», або одного рейсу машини типу ЗІЛ «Бичок». Мувінгова компанія, яка допомагає здійснити переїзд, обов'язково повинна провести прибирання в приміщеннях, з яких виїхав офіс. Це правило хорошого тону і зазвичай це робиться без нагадувань.