Особливості маршрутизації документів

Модулі СЕД, що відповідають за документообіг, прийнято називати модулями маршрутизації документів. У загальному випадку використовуються поняття «вільної» і «жорсткої» маршрутизації документів. При «вільної» маршрутизації будь-який бере участь у документообігу користувач може на свій розсуд змінити існуючий маршрут проходження документів (або задати новий маршрут). При «жорсткою» маршрутизації маршрути проходження документів строго регламентовані, і користувачі не мають права їх змінювати. Однак при «жорсткої» маршрутизації можуть оброблятися логічні операції, коли маршрут змінюється при виконанні будь-яких заздалегідь заданих умов (наприклад, відправленню документа керівництву при перевищенні конкретним користувачем своїх посадових повноважень). У більшості СЕД модуль маршрутизації входить в комплект поставки, в деяких СЕД його необхідно купувати окремо. Повнофункціональні модулі маршрутизації розробляють і поставляють треті фірми.

У СЕД реалізовані надійні засоби розмежування повноважень і контролю за доступом до документів. У більшості випадків з їхньою допомогою визначаються наступні види доступу (набір задаються повноважень залежить від конкретної СЕД):

Відстеження версій і подверсий документів

При одночасній роботі з документом одразу декількох користувачів (особливо, коли його необхідно погоджувати в різних інстанціях) дуже зручною функцією СЕД є використання версій і подверсий документа. Припустимо, виконавець створив першу версію документа і передав її на розгляд наступному користувачеві. Другий користувач змінив документ і створив на його основі вже нову версію. Потім він передав свою версію документа в наступну інстанцію третьому користувачеві, який створив вже третю версію. Через певний час, ознайомившись із зауваженнями і виправленнями, перший виконавець документа вирішує допрацювати вихідну версію і на її основі створює підверсій першої версії документа. Перевагою СЕД є реалізована в них можливість автоматичного відстеження версій і подверсий документів (користувачі завжди можуть визначити, яка саме версія / підверсія документа є найбільш актуальною один по одному або часу їх створення).

При організації групової роботи над документами зазвичай вельми корисна можливість їх анотування. Так як в деяких випадках користувачі позбавлені прав на внесення будь-яких змін в документ в процесі його узгодження, то вони можуть скористатися можливістю його анотування. У більшості СЕД анотування реалізується за рахунок включення в картку документа атрибута для анотації і передачі користувачам прав на редагування такого поля картки. Але таке рішення не завжди прийнятне (особливо при анотування графічного документа). У зв'язку з цим, в деяких СЕД існує, так звана, функція «червоного олівця», за допомогою якої можна графічно вказати недоліки на самому зображенні. Програмні засоби, в яких реалізована функція «червоного олівця», широко пропонуються третіми фірмами.

Підтримка різних клієнтських програм

Клієнтами більшості СЕД можуть бути ПК з ОС MS Windows, Windows NT. У деяких СЕД використовуються також платформи UNIX і Macintosh. Крім того, всі сучасні СЕД дозволяють працювати з документами через стандартні Web-навігатори. Так як Web-навігатори можуть бути розміщені на різноманітних клієнтських платформах, то це полегшує вирішення проблеми забезпечення роботи СЕД в гетерогенних мережевих середовищах. При використанні Інтернет-технологій у СЕД з'являється ще один серверний компонент, який відповідає за доступ до документів через Web-навігатори.