Особливості листування з державними органами

Як отримати відповідь від федерального органу виконавчої влади

Формула «ідеального листи» в держорган

Що таке лист? Лист - це узагальнена назва різних за змістом документів, що пересилаються поштою, кур'єром, фельд'єгерської зв'язком, факсом і електронною поштою.

Єдиної державної системою діловодства передбачено, що «установа організовує та веде переписку з вищестоящими, підвідомчими та іншими організаціями, а також громадянами в межах своєї компетенції».

Практика свідчить, що лист має бути присвячене одному питанню, якщо необхідно одночасно звернутися до установи по декількох різних питань, то доцільно скласти кілька листів. Це прискорює їх виконання.

Як правило, текст листа складається з двох частин. У першій частині вказують причини, підстави, цілі складання документа, в другій - рішення, висновки, прохання, пропозиції.

Будь-який документ повинен відповідати певним вимогам. це:

- стислість і компактність викладу матеріалу;

- точність і визначеність формулювань, однозначність і одноманітність термінів;

- послідовність використання технічних прийомів правотворчості.

Офіційно-діловому стилю притаманне використання слів тільки в тих значеннях, які визнаються нормою общелитературного слововживання, а також в значення, традиційних для ділових документів. Передбачається уважне ставлення до лексичного значення слів. Незнання лексичного значення окремих слів призводить до помилок.

Приклад: «здешевити собівартість» (здешевити можна товари, продукти, але не собівартість; можливий варіант: «знизити собівартість»).

Не допускається використання слів, що відносяться до розмовної лексики, наприклад, «секретарка», «лаборантка».

Стандартні мовні звороти: «у зв'язку з розпорядженням Уряду», «в порядку надання матеріальної допомоги», постійно відтворюються в службових документа, набувають стійкий характер і за своєю роллю зближуються з фразеологізмами. У мові документів вони виконують ту ж функцію, що і стійкі поєднання: «взяти до уваги», «довести до відома». Але якщо норми порушуються через незнання особливостей вживання того чи іншого фразеологізму, виникають помилки.

Наприклад, дієслово «допускати» (допустити) в значенні «зробити що-небудь, зробити» прийнято поєднувати зі словами «порушення», «помилка» і іншими іменниками, що характеризують негативні явища, але не що називають конкретного вчинку: «допустити грубість».

Отже, ідеальний варіант -

- це знання розподілу обов'язків між першими особами міністерства або відомства, або знання галузевої приналежності структурного підрозділу;

- це чітке і грамотне, стилістично вірне виклад цікавить вас питання з доданням необхідних даних для повного розуміння проблеми;

- це виклад вашої особистої позиції з порушеного питання;

- це «вагома підпис».

Структура і взаємодія держорганів

Розподіл обов'язків всередині держоргану

Кожне федеральне міністерство має Положення, затверджене постановою Уряду, відповідно до якого здійснюється діяльність федерального органу.

Положення про цікавить вас органі можна знайти в правовій системі «Консультант +» або інший пошукової системи. У Положенні відображені загальні положення, повноваження цього органу, організація діяльності.

На підставі цього Положення видається внутрішній наказ про розподіл повноважень між заступниками міністра (на жаль, він не буде опубліковано), відповідно до якого формується документопоток.

Якщо ви знаєте, яке структурний підрозділ займається цікавлять вас питанням, наприклад, питанням нерухомості, то звичайно запит пишеться на ім'я керівника (директора) відповідного управління (департаменту). Документ, потрапляючи безпосередньо в структурний підрозділ, фіксується, як правило, в електронній базі даних департаменту чи управління, і надходить на резолюцію до керівника. Усередині структурного підрозділу зазвичай є деякий розподіл з галузевих питань, відповідно до якого лист буде розписано на виконання.

Якщо ваші запитання належать до сфери ведення двох або більше центральних органів виконавчої влади, то від вас вимагається подання запитів в усі ці організації. Незайвим буде вказати в тексті, що ви звернулися в кілька місць для дозволу цікавлять вас питань.

Пишемо лист від імені фізичної та юридичної особи

Якщо ви підписуєте лист як фізична особа, реєстрація вашого запиту буде відбуватися трохи інакше, ніж загальна кореспонденція. Крім особливого вхідного номера, в резолюції проставляється термін передбачуваного відповіді. Як правило, на звернення громадян дається термін для розгляду 1 місяць з дня реєстрації.

Якщо лист підписаний директором заводу, керівником товариства і т.д. воно вважається звичайною кореспонденцією. На розгляд таких документів також відводиться 1 місяць, але в разі таких запитів на терміни зазвичай не дивляться. Як правило, відповіді на такі листи виходять за підписом керівника структурного підрозділу.

Підпис на відповіді на такий запит буде залежати від резолюції. Це може бути і керівник структурного підрозділу.

Правильне виклад питання поводження

Точність документа нерозривно пов'язана з його стислістю. Але стислість не є самоціллю документа. Вона не повинна йти на шкоду освітленого питання. Стислість повинна бути пов'язана з конкретністю, а конкретність - це свого роду концентрованість інформації.

Якщо документ ілюстрований таблицями, то їх краще винести в додаток.

Текст документа повинен бути точним. Поставлені у листі питання повинні бути викладені в зрозумілій формі. Це полегшить виконавцю роботу над вашим запитом. Якщо за текстом листа ви посилаєтеся на будь-які документи, то краще їх копії докласти. (Повернення швидше за все не буде, тому і копії).

Також бажано викласти в листі свою думку з порушених питань, це допоможе виконавцю в швидкої підготовки відповіді на лист. Погодьтеся, що легше погодитися з уже висловленою думкою, якщо воно відповідає певним нормативним документам, або не погодитися з цим же думкою, але обґрунтувати помилковість оного.

Контроль виконання документів і доручень - ключова функція управління. Прийняте, але не реалізоване рішення часто буває пов'язано з прямими втратами не тільки часу, а й фінансових, і матеріальних ресурсів. Кожне невиконане або виконане із запізненням рішення - це збій в роботі державного апарату, і в певній мірі, дискредитація органу управління. Тому мета контролю виконання - максимально сприяти своєчасному і якісному виконанню документів та доручень.

Для реалізації функцій контролю виконання в міністерстві створюється служба контролю. Це може бути підрозділ у складі служби діловодства (УД, канцелярія і т.д.) або самостійний структурний підрозділ. Реалізацію функції контролю виконання документів і доручень в апараті міністерства повинна забезпечувати система контролю виконання (служба контролю, служба діловодства, відповідальні за ведення діловодства в структурному підрозділі, керівники всіх рангів). Але, як показує практика, розрахунок на те, то служба контролю самостійно, без координації роботи з іншими підрозділами і службами та без внесення керівництвом необхідних коректив в їх діяльність, в змозі забезпечити високий рівень виконавської дисципліни, не завжди себе виправдовує, а необхідність системного підходу до проблеми стає очевидною.

Нормативне забезпечення контролю виконання в міністерстві має включати в себе всю сукупність нормативних, організаційно-правових, регламентуючих документів, що визначають порядок роботи апарату управління, дотримання вимог яких необхідно як для організації ефективної управлінської діяльності в цілому, так і для досягнення високої виконавської дисципліни зокрема.

Наявність системи контролю виконання має на увазі, що всі складові її ланки працюють за загальними правилами, керуються в своїй діяльності єдиними принципами та підходами, в тому числі в спірних ситуаціях, використовують в діловому спілкуванні зрозумілі всім терміни та визначення, мають однакові пріоритети і переслідують єдину мету.

В ідеальному варіанті контролюватися повинні всі зареєстровані і потребують відповіді документи, але в силу трудомісткості цієї роботи, різної значимості документів фактично із загальної маси кореспонденції по ряду критеріїв для контролю відбирається тільки частина документів (перелік цих документів визначається інструкцією з діловодства або положенням про контроль в міністерстві ). Крім того, керівник міністерства або структурного підрозділу (кожен на своєму рівні) може прийняти додаткове рішення про необхідність контролю того чи іншого документа.

Завжди був, є і мабуть, буде дуже великий документообіг в федеральних органах виконавчої влади. Отже, в першу чергу на розгляд у безпосереднього виконавця йде документ з грифом «контроль», «терміново», і т.д.

Також першорядного виконанню підлягають документи, які знаходяться на особистому контролі у перших осіб міністерства.

Відправляємо лист факсом

Засоби факсимільного зв'язку призначаються для оперативної передачі і прийому текстів документів і службових матеріалів організаціями (від організацій), і встановлюються в службах діловодства підрозділів або прийомних керівників підрозділів.

Факсимільні апарати, що мають офіційні номери міністерства або відомства, встановлюються в Управлінні справами або канцелярії.

З використанням засобів факсимільного зв'язку можуть бути передані матеріали текстового, табличного або графічного характеру, виконані типографським, машинописним або рукописним способом.

Якщо ви хочете для прискорення процесу розгляду вашого запиту послати факсимільне повідомлення, то спочатку зв'яжіться з секретарем структурного підрозділу, або його діловодом, повідомте про свій намір надіслати факс. Після передзвоніть, дізнайтеся, чи пройшов факс, запитаєте прізвище прийняв повідомлення. Це дозволить вам розшукати свій документ. Але і після цього раджу вам все-таки продублювати весь цей процес, і послати лист поштою - офіційна реєстрація вашого документа забезпечена.

У разі надходження факсимільного повідомлення на загальний факс федерального органу, він обов'язково отримає реєстрацію.

За домовленістю з безпосереднім виконавцем можна використовувати електронну пошту.

Як готується відповідь на Ваш лист

Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється централізовано відповідним структурним підрозділом (УД, організаційний відділ і т.п.). На лицьовій стороні першого аркуша ставиться реєстраційний штамп, із зазначенням вхідного індексу, дати надходження документа. Поступила кореспонденція реєструється на ПЕОМ. Документи після реєстрації, попереднього розгляду і постановки на контроль направляються в секретаріати заступників міністра або керівникам структурних підрозділів для організації виконання, а документи, за якими потрібно резолюція міністра, передаються в секретаріат міністра. Після розгляду міністром або його заступником документи з резолюціями передаються в УД для перенесення тексту резолюції в електронну картку, тиражування документів відповідно до резолюцій і розсилки на виконання.

Аналогічне проходження документів і в структурних підрозділах. Працівник, відповідальний за діловодство, підбирає матеріали, на які є посилання в отриманих документах, передає їх керівнику підрозділу або його заступника, робить позначки в електронних картках про проходження документів.

Керівники структурних підрозділів забезпечують оперативний розгляд документів, доведення їх до виконавців в день надходження, контроль за якісним виконанням документів по суті питань.

Ваш лист, спрямоване поштою, або здане з експедицію відомства (це значне скорочує час, і яке вас цікавить швидше потрапить в руки безпосереднього виконавця), проходить реєстрацію в даному органі. Йому присвоюється реєстраційний вхідний номер, і надалі розшукуєте ваш запит саме за цим номером. Реєстрація відбувається протягом 1-2 днів. Після цього документи розподіляються за тематикою питань і потрапляють на виконання в департамент або управління, або для резолюції в секретаріати заступників міністра, або міністра.

У довідковій службі міністерства або відомства дізнаєтеся на вашу вихідним номером присвоєний вхідний номер на ваш лист. І там же дізнаєтеся, в яке структурний підрозділ воно направлено для виконання.

Якщо документ, що надійшов на виконання до структурного підрозділу, наприклад, з приймальні міністра, має на резолюції кілька виконавців (вказані прізвища керівників структурних підрозділів), то відповідальним виконавцем вважається структурний підрозділ, вказане в цьому списку першим. Решта структурні підрозділи повинні представити свої міркування з питань, викладених у дорученні, в письмовому вигляді першому виконавцю. Він же їх узагальнює, готує проект відповіді, і, перш ніж передати на підпис курирує заступнику міністра, або міністру, збирає візи у всіх департаментів або управлінь, які були вказані в якості співвиконавців по резолюції міністра.

Далі документ потрапляє до помічника заступника міністра, або міністра, в залежності від того, хто повинен підписувати дану відповідь, документ ще раз прочитується помічником, візується, і тільки після цього документ передається на підпис. У разі, якщо помічник вважає проект відповіді недостатньо проробленим, він має право повернути документ на доопрацювання або основного виконавцю, або в структурний підрозділ, чиї питання, на думку помічника, мало освітлені.

Що можна дізнатися по вихідним номером відповіді

На підписаному примірнику листа канцелярія або УД проставляє реєстраційний вихідний номер. Це цифрове або буквено-цифрове позначення, що привласнюється документу.

Індекс вихідного документа, підписаного міністром або його заступником, складається з початкових літер його імені та прізвища, через тире - індексу структурного підрозділу, який підготував документ, через дріб - порядкового (реєстраційного) номера документа, наприклад: ХВ-14/222. У деяких міністерствах індекс структурного підрозділу непроставляється (ХВ-222).

Індекс виходить з структурного підрозділу документа складається з закріпленого класифікатором індексу структурного підрозділу, а через тире - порядкового (реєстраційного) номера документа, наприклад 14-222.

Алгоритм правильних дій для отримання відповіді

- знання розподілу обов'язків між першими особами міністерства або відомства, або знання галузевої приналежності структурного підрозділу;

- чітке виклад цікавить вас питання з доданням необхідних даних для повного розуміння проблеми;

- виклад вашої особистої позиції з порушеного питання;

Найпоширеніші помилки:

Ø неповне і нечітке викладення суті питання (з написаного не представляється можливим зробити однозначні висновки);

Ø питання, поставлене в листі, втратив актуальність через вихід відповідного нормативного акту

Стандарти та регламенти