Основні різновиди ділових листів
Текст супровідного листа починається словами: Представляємо Вам ... (у вищестоящу організацію), Направляємо Вам ... (в підвідомчу організацію), Надсилаємо Вам ... (в сторонню організацію). Одночасно з цим може міститися додаткова інформація, яка відображає характер управлінської ситуації, в якій здійснюється ділове спілкування:
Відповідно до попередньої домовленості висилаємо Вам ...
На підтвердження нашої домовленості висилаємо Вам ...
Текст супровідного листа може містити прохання, пояснення, умови, пов'язані з тими матеріалами, які становлять додаток до супровідного листа. У цьому випадку спочатку говориться про направлення документів, потім викладаються прохання і пояснення.
Обов'язковим реквізитом супровідного листа є відмітка про контроль.
Зразок супровідного листа наведено в кінці статті.
Величезна кількість управлінських ситуацій дають привід для складання листів-прохань. Лист-прохання містить обґрунтування прохання і виклад самого запиту. Обгрунтування повинно передувати викладу прохання. Обгрунтування може бути відсутнім у випадках очевидності прохання, її типового характеру, а також у разі, якщо здійснення дій, що становлять прохання, є обов'язком організації, підрозділу, посадової особи. Прохання викладається наступним чином: Просимо Вас провести ..., Просимо Вас надати .... Просимо Вас повідомити ... і т.д. Прохання може формулюватися і без дієслова просити. наприклад: Сподіваємося на позитивне вирішення питання ..., Сподіваємося, що Ви вважаєте за можливе розглянути наше звернення і т.п.
В одному листі може міститися кілька прохань. В цьому випадку використовуються наступні мовні звороти: Також просимо Вас розглянути (надати, провести ...). Одночасно просимо Вас ....
Лист-прохання вимагає листи-відповіді.
Лист-запит - діловий лист, що направляється з метою отримання будь-яких офіційних відомостей або документів.
Текст листа-запиту містить обґрунтування необхідності надання відомостей або матеріалів і власне виклад запиту. В обґрунтуванні можуть міститися посилання на законодавчі та інші нормативні акти, організаційно-правові та інші документи, так як організація не має права запитувати відомості, не обумовлені її функціональної діяльністю.
В цілому, листи-запити складаються також як листи-прохання і також вимагають листа-відповіді.
Лист-відповідь - діловий лист, складене як відповідь на лист-прохання або лист-запит. Відповідь може бути позитивним або негативним (лист-відмову).
Негативна відповідь повинен бути обгрунтований, не можна просто відмовити у проханні без пояснення, тому лист-відмову доцільно починати з обгрунтування відмови: У зв'язку з ....
Лист-повідомлення може бути ініціативним або бути відповіддю на лист-прохання або лист-запит.
Лист-повідомлення може починатися з обґрунтування (В зв'язку з .... Відповідно до ...) або безпосередньо з викладу інформації, що повідомляється:
Повідомляємо Вам, що ...;
Доводимо до Вашого відома, що ...;
Вважаємо за необхідне поставити Вас до відома про ....
Ключовий мовної формулою цього різновиду листів є: Підтверджуємо (отримання документів, попередню домовленість, згода ...).
Лист-підтвердження може закінчуватися проханням, побажанням, пропозицією.
Інформаційні листи, як правило, носять типовий характер і розсилаються органами влади і управління різних рівнів підвідомчим організаціям або організаціям певного типу. В інформаційних листах можуть дослівно наводитися окремі положення законодавчих та інших нормативних правових документів, можуть міститися рекомендації та пропозиції.
Інформаційні листи можуть містити додатки. Обсяг інформаційного листа коливається від одного абзацу до декількох сторінок.
Гарантійний лист - діловий лист, що містить зобов'язання. Гарантуватися може оплата роботи, продукції, послуг, оренди, якість і терміни виконання роботи та ін.
Гарантійні листи завжди підписуються двома особами: керівником організації та головним бухгалтером, а також засвідчуються печаткою організації.
Зразок гарантійного листа наведено в кінці статті.
Лист-пропозиція - діловий лист, що направляється потенційному партнеру з пропозицією про співпрацю. У комерційній діяльності використовується як комерційну пропозицію (оферта).
Лист-пропозиція може бути направлено одному кореспонденту або відразу декільком. Пропозиція партнеру може містити конкретну детальну інформацію, так що наступним кроком може бути укладення договору, або загальну інформацію, що є фактично пропозицією розпочати переговори.
Лист-нагадування - діловий лист, що використовується у випадках, коли організація-партнер не виконує взяті на себе зобов'язання або прийняті домовленості.
Текст листи-нагадування, як правило, складається з двох частин: посилання на офіційний документ, в якому зафіксовані зобов'язання сторін або обставини, у зв'язку з якими організація зобов'язана зробити певні дії, і прохання виконати ті чи інші дії.
У листі-нагадуванні використовуються наступні фрази:
Вдруге нагадуємо Вам ...;
Звертаємо Вашу увагу на те, що ...;
Доводимо до Вашого відома, що ....
Ключовими фразами в листах-вимогах можуть бути:
Вимагаємо виконати взяті на себе зобов'язання ...;
Терміново вимагаємо виконати (вислати, надати, перерахувати) ...;
Вимагаємо негайно виконати ... і т.д.
В іншому випадку справа буде передана до арбітражного суду;
В іншому випадку Вам будуть пред'явлені штрафні санкції. ;
В іншому випадку ми не несемо відповідальності за наслідки ... і т.п.
Лист-повідомлення - діловий лист, що інформує про публічні заходи (нарадах, семінарах, виставках, конференціях і т.п.).
Листи-повідомлення, як правило, розсилаються широкому колу організацій, установ, підприємств, осіб з метою їх залучення або запрошення до участі в проведених заходах. Залежно від конкретної ситуації листи-повідомлення можуть тільки повідомляти про межах заходу, час і місце проведення, але можуть одночасно запрошувати до участі, повідомляти про умови участі в заході та містити іншу допоміжну інформацію.
Лист-повідомлення може мати додатки. У додатку може бути карта учасника, анкета учасника, програма заходу та інші інформаційні матеріали.
Підписуються листи-сповіщення керівником організації або заступником керівника, який відповідає за організацію та проведення заходу. Листи-повідомлення можуть підписуватися і декількома керівниками, якщо захід проводиться спільно низкою організацій.
Лист-подяка - діловий лист, що направляється організації, посадовій особі чи громадянинові з висловленням подяки за вчинені дії.
Листи-подяки, як правило, складаються в більш вільній формі, ніж інші різновиди листів. Ключовими фразами листа можуть бути наступні вирази:
Дякуємо Вам за надану допомогу в ...;
Висловлюємо Вам свою подяку за ...;
Дозвольте Вам подякувати за ...;
Дозвольте висловити Вам щиру подяку за ... і т.п.
Лист-привітання - діловий лист, складене в урочистих випадках, пов'язаних зі значними подіями в положенні посадової особи, організації, установи, підприємства.
Листи-запрошення, як правило, складаються в досить вільній формі, вони можуть бути як невеликими за обсягом - одне-два речення, так і розгорнутими. В останньому випадку в листі-привітанні викладаються основні етапи життя, діяльності особи, до якої звернене привітання, найбільш важливі його досягнення. Якщо лист звернено до організації або її структурному підрозділу, в ньому викладаються найбільш важливі і значущі досягнення організації або підрозділу.
У листах-привітаннях використовуються наступні ключові фрази:
Вітаємо Вас в зв'язку з ...;
Щиро вітаємо Вас з ...;
Прийміть наші щирі вітання у зв'язку з ...;
Сердечно вітаємо Вас з ... і т.п.
Листи-вітання можуть оформлятися не тільки на бланках організації, але і на спеціальному папері різної кольорової гами, прикрашеної орнаментом, водяними знаками, що має велику щільність і т.д.
