Основні облікові документи державного (муніципального) архіву, їх цільове призначення -

ОСНОВНІ ОБЛІКОВІ ДОКУМЕНТИ ДЕРЖАВНОГО (МУНІЦИПАЛЬНОГО) АРХІВУ, ЇХ ЦІЛЬОВЕ ПРИЗНАЧЕННЯ

1. Що утвориться в роботі організацій документація відображає різні сторони діяльності трудящих в сфері матеріального виробництва, науки, культури, суспільного життя, а також функціонування органів державного і господарського управління.

Інформація, що міститься в даних матеріалах, виступає в якості документальної пам'яті про звершення народу і є історичною цінністю.

Державні архівиУкаіни є основними хранителями і розпорядниками Архівного фонду Укаїни - історично склалася і постійно поповнюється сукупності архівних документів, що відображають матеріальне і духовне життя її народів.

Державні архіви - це спеціалізовані державні установи, основна ланка системи установ Федеральної архівної службиУкаіни. З метою постійного (вічного) зберігання довіреній їм державної частини Архівного фонду Укаїни вони здійснюють облік архівних документів, забезпечують їх збереження, комплектуються документами державних організацій і переданими їм документами недержавних організацій і фізичних осіб; створюють і вдосконалюють науково-довідковий апарат до архівних документів та інформаційні технології; забезпечують умови для використання архівних документів юридичними і фізичними особами, здійснюють інформаційне обслуговування органів державної влади та самостійне використання архівних документів в інтересах зміцнення української державності, забезпечення суспільних потреб в ретроспективній документної інформації. Основною функцією всіх архівів є забезпечення схоронності документів. Це комплекс робіт, який в принципі майже однаковий для державних і муніципальних архівів. Комплекс взаємопов'язаних робіт, який проводиться в архівах, включає: створення оптимальних умов зберігання документів; розміщення документів у сховищах і їх топографування; дотримання порядку видачі справ з архівів; облік документів, перевірка їх наявності та стану; виявлення унікальних і особливо цінних документів і створення на них страхового фонду; забезпечення фізико-хімічної збереженості документів. Облік архівних документів сприяє їх збереження, допомагає здійснювати контроль за наявністю документів і забезпечувати їх пошук.

Система обліку архівних документів є невід'ємною частиною організації роботи архіву, вона забезпечує швидкий пошук архівних документів, їх облік і перевірку наявності стану документів. Формуючи, зберігаючи і організовуючи використання архівних документів, державні (муніципальні) архіви тим самим беруть участь у зборі, обробці, накопиченні, зберіганні, пошуку і поширенні архівної інформації.

2. Під урахуванням архівних документів розуміється встановлення їх кількості, відображення цієї кількості в облікових документах архівів та архівних органів. Обліку підлягають всі документи, що зберігаються в архіві (оброблені, неописані, непрофільні для даного архіву, копії документів страхового фонду).

Облік ведеться в державних архівах по сховищам і в цілому по архіву спеціальним підрозділом або особами, що відповідають за цю ділянку роботи. У муніципальному архіві облік, як правило, ведеться централізовано завідувачем архівом (відповідальним за архів особою) або одним із співробітників, спеціально займаються обліком. Однак у великих відомчих архівах, мають кілька сховищ, облік може вестися і по сховищах. В цьому випадку всі облікові дані по архіву узагальнюються і зберігаються централізовано.

Для обліку використовуються форми основних облікових документів та допоміжна облікова документація. Якщо основні облікові документи визначені правилами роботи держархівів, то допоміжні документи розробляються кожним архівом самостійно, виходячи з його потреб та в залежності від організації роботи з обліку.

Склад і форми основних облікових документів (крім паспорта архівосховища) визначені Правилами організації зберігання, комплектування, обліку та використання документів Архівного фонду Укаїни. Склад і форми допоміжних облікових документів визначаються архівом самостійно.

1. Система облікових документів архіву, їх цільове призначення

Для обліку архівних документів в державних, районних, міських