Орієнтовна номенклатура справ відділу культури муніципального освіти Лисичанської області,

ДМН - до минования

ДЗН - до заміни новим

ЕПК - експертно - перевірочна комісія

Рекомендації щодо застосування

Орієнтовна номенклатура справ являє собою систематизований перелік заголовків справ, що утворюються в діловодстві.

Орієнтовна номенклатура справ Відділу культури муніципального освіти Лисичанської області (далі - Відділ культури) є методичною основою для раціонального побудови діловодства, розроблена з метою приведення складу документів установ до однаковості і призначена для використання при складанні їх індивідуальних (конкретних) номенклатур справ.

Орієнтовна номенклатура справ побудована по структурному принципом, всередині розділів документи розташовуються по їх значимості. Документи, що утворюються в діяльності кожного Відділу культури, включені в розділи 01, 04-09, що відображають основну діяльність установи в розділах 02, 03.

Орієнтовна номенклатура справ може бути використана при складанні індивідуальної (конкретної) номенклатури справ.

Відділи культури є джерелами комплектування державних архівів і повинні мати індивідуальні номенклатури справ.

Індивідуальна номенклатура повинна відображати всі види документів, що утворюються в діяльності Відділу культури, в тому числі специфічні, не передбачені зразковою номенклатурою.

При складанні індивідуальної (конкретної) номенклатури справ слід:

1) вибрати з приблизною номенклатури справ заголовки тих справ, які фактично заведені або передбачається завести в діловодстві установи;

2) уточнити і конкретизувати заголовки справ, що переносяться з приблизною номенклатури справ в індивідуальну;

3) доповнити індивідуальну номенклатуру справ заголовками справ, не передбачених приблизною номенклатурою.

Зниження зазначених термінів зберігання в Примірної номенклатури справ організації не допускається. Для справ, не передбачених приблизною номенклатурою, терміни зберігання встановлюються відповідно до Переліку або за погодженням з архівною установою шляхом визначення історичної, наукової або практичної цінності документів фахівцями експертної комісії організації.

Форма конкретної номенклатури справ визначена Основними правилами роботи відомчих архівів, затверджених наказом Головархіву СРСР.

Індивідуальна номенклатура справ, документів оформляється на загальному бланку організації (див. Додаток № 1 до рекомендацій).

Номенклатура справ являє собою систематизований перелік найменувань справ, що заводяться в діловодстві організації, із зазначенням термінів їх зберігання, за встановленою формою.

Відповідальність за її складання покладається на службу документаційного забезпечення управління організації.

Номенклатура справ є основою для складання описів справ постійного і тимчасового (понад 10 років) зберігання та основним обліковим документом у діловодстві, а в архіві організації використовується для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Номенклатура справ візується особою, відповідальною за архівний фонд, і після узгодження експертною комісією організації направляється на узгодження ЕПК Архівного управління Лисичанської області, після чого затверджується керівником організації.

Після затвердження номенклатури справ організації структурні підрозділи отримують виписки відповідних її розділів для використання в роботі.

Номенклатура справ організації на майбутній календарний рік складається в останньому кварталі поточного року.

Номенклатура справ погоджується з Архівним управлінням Лисичанської області не рідше одного разу на 5 років. У разі докорінної зміни функцій і структури організації розробляється нова номенклатура справ.

Основою для визначення структури номенклатури справ є штатний розклад організації. Розділами, підрозділами та іншими поділами номенклатури справ є назви підрозділів (наприклад: канцелярія, бухгалтерія. Відділ кадрів і т. П.).

Графи номенклатури справ організації, її структурних підрозділів заповнюються таким чином.

У графі 1 номенклатури справ проставляються індекси кожної справи, включеної до номенклатури. Індекс справи складається з встановленого в організації цифрового позначення структурного підрозділу та порядкового номера заголовка справи за номенклатурою справ в межах структурного підрозділу.

У графу 2 номенклатури справ включаються заголовки справ.

Порядок розташування заголовків справ всередині розділів і підрозділів номенклатури справ визначається ступенем важливості документів, що становлять справи, і їх взаємозв'язком.

Спочатку розташовуються заголовки справ, що містять організаційно-розпорядчу документацію. Далі розташовуються заголовки справ, що містять планові і звітні документи.

У заголовках справ, що містять документи з одного питання, але не пов'язаних послідовністю діловодства, як вид справи використовується термін "документи", а в кінці заголовка в дужках вказуються основні різновиди документів, які повинні бути в справі.

Заголовки справ з питань, не дозволеним протягом одного року, є "перехідними" і вносяться в номенклатуру справ організації наступного року з тим же індексом.

У графі 3 номенклатури справ вказується кількість справ (томів, частин). Вона заповнюється після закінчення календарного року.

У графі 4 вказуються термін зберігання справи, номери статей за Переліком.

У графі 5 "Примітка" протягом всього терміну дії номенклатури справ проставляються відмітки про заклад справ, про перехідні справи, про виділення справ до знищення, про передачу справ в іншу організацію для продовження та ін. Переносяться примітки з Переліку.

Після закінчення діловодного року в кінці номенклатури справ заповнюється підсумковий запис про кількість заведених справ (томів), окремо постійного і тимчасового зберігання.

муніципального освіти Лисичанської області

ПРИМІРНА НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

00.00.0000 N _________ керівника організації

Розпорядження про прийом, переміщення, суміщення, переведення, звільнення; атестації, підвищенні кваліфікації, присвоєння звань (чинів); зміні прізвища; заохочення, нагородження; оплаті праці. преміювання, різних виплатах; всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпустки по догляду за дитиною, відпустки без збереження змісту (заробітної плати), відпустки у зв'язку з навчанням; чергуваннях за профілем основної діяльності; тривалих внутрішньоукраїнських і зарубіжних відрядженнях, відрядженнях для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці (копії)

Оригінал в розділі 05

Журнал реєстрації розпоряджень про прийом, переміщення, суміщення, переведення, звільнення; атестації, підвищенні кваліфікації, присвоєння звань (чинів); зміні прізвища; заохочення, нагородження; оплаті праці, преміювання, різних виплатах; всі види відпусток працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпустки по догляду за дитиною, відпустки без збереження змісту (заробітної плати), відпустки у зв'язку з навчанням; чергуваннях за профілем основної діяльності; тривалих внутрішньоукраїнських і зарубіжних відрядженнях, відрядженнях для працівників з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці

Про дисциплінарні стягнення, щорічні оплачувані відпустки, чергуваннях, короткострокових внутрішньоукраїнських і зарубіжних відрядженнях-5 років

Журнал реєстрації розпоряджень про дисциплінарні стягнення, щорічні оплачувані відпустки, чергуваннях, короткострокових внутрішньоукраїнських і зарубіжних відрядженнях

Первинні бухгалтерські документи і додатки до них, що зафіксували факт здійснення господарської операції і які були підставою для бухгалтерських записів (касові, банківські документи, корінці банківських чекових книжок, ордера, табелі, сповіщення банків і переказні вимоги, акти про прийом, здачу, списання майна та матеріалів , квитанції, корінці до них, рахунки-фактури, накладні і авансові звіти)

За умови проведення перевірки (ревізії)

Заяви членів профспілки про надання матеріальної допомоги, надання путівок

Журнал обліку видачі членських профспілкових квитків

Номенклатура справ (копія)

Оригінал в розділі 01

діловодства організації Підпис Розшифровка

Віза зав. архівом

(Особи, відповідальної за архів)

Протокол ЕК Протокол ЕПК

від _________ N _______ від _________ N ______

00.00.0000 N _________ керівника організації

На ________________ рік підпису

заголовок справи
(Томи, частин)

Кількість справ
(Томів,
частин)

Термін зберігання справи
(Тому, частини) і N
статей за переліком

діловодства організації Підпис Розшифровка

Віза зав. архівом

(Особи, відповідальної за архів)

Протокол ЦЕК (ЕК) Протокол ЕПК

від _________ N _______ від _________ N _______

Форма номенклатури справ організації

За термінами зберігання