Як написати лист-вибачення

Якщо ситуація вимагає вибачень, це потрібно зробити. Здатність визнавати і приймати свою помилку, готовність в цей же момент її виправити - головний елемент іміджу кожної поважаючої себе компанії. Крім цього, лист-вибачення - це невід'ємна частина функціонування по відновленню професійної репутації організації або посадової особи.

Необхідно написати лист-вибачення, якщо:

Навіть, якщо ваші невірні дії викликані форс-мажорними обставинами, лист-вибачення, буде вельми до речі. Це сприятливо вплине на імідж вашої фірми.

Текст листа-вибачення не надто відрізнятися від звичайного ділового листа. В обох випадках, оформляється одержувач, тема самого листа, і звернення. Бажано, в темі не робити акцент на тому, що це вибачення, краще зробити її нейтральною, наприклад «Про постановках за контрактом №254-Д-КП», або взагалі нічого не вказувати. Крім цього, не обов'язково вказувати хто виконавець. Лист-вибачення підпише топ-менеджер організації, головне, щоб це все виглядало не надто формально.

Потрібно домогтися того, щоб склалося враження, що керівник компанії обізнаний про проблеми і готовий особисто принести свої вибачення постраждалій стороні.

Текст листа-вибачення

За своєю формою текст поділяється на 3 частини: вступ, основна частина, і висновок. Якщо враховувати смисловий план листи-вибачення, то там частин трохи більше:

• У першому реченні - вибачення.
• Пояснення причин, чому склалася така ситуація;
• Сповіщення про вжиті діях;
• Вираз надії, що те, що трапилося ніяким чином не вплине на подальшу співпрацю.

Перший абзац - Вибачення приноситься лише одного разу, на початку листа, тобто у вступі, перше речення, а потім перша частина основного тексту.

Другий абзац - це тіло листа (основна частина). Необхідно пояснити, чому сталася подібна конфліктна ситуація. Це обов'язково! Слід уникати деяких формулювань «сталося непорозуміння», «невелика затримка», «маленька проблема». І це не залежить від того, чи вважаєте ви це правдою, бажано цього моменту уникати, так як він може на компанії залишити пляму, яке навряд чи зникне.

Третій абзац - вираз засмучення і жалю. Тут постарайтеся вдруге не застосовувати слово «вибачте», а також його похідні. Необхідно, щоб лист-вибачення давало зрозуміти постраждалій стороні, що керівник організації серйозно стурбований і стривожений тим, що сталося, і не пустить справу на самоплив.

Після слід нова пропозиція, яке описує вжиті заходи. Абсолютно неправильно писати «винні будуть покарані», «ми розберемося», в цій частині основного тексту не вітається майбутнє час. Потрібно писати так, немов службовий розгляд вже підійшло до завершення, і винуватці притягнуті до відповідальності.

Висновок - висловлюється сподівання, що подібне надалі не повториться, і партнерські відносини не постраждають.

Якщо це прийнятно і доречно, лист-вибачення, можна відправити разом з красивим букетом квітів, презентувати пляшку хорошого коника, можливо подібний подарунок дозволить заглядати вашу провину.

Якщо, ви знаєте, як написати лист-вибачення. то замість розлюченого клієнта, ви отримаєте постійних партнерів.