Організуємо кадрове діловодство з нуля - все про кадрах
Нормативна база
Для правильной организации кадрового делопроизводства необходимо запастись законами и иными нормативно-правовыми актами в области трудового права, а также специальной литературой. Істотно полегшить ведення обліку кадрів спеціалізований програмний продукт: в ньому є практично всі необхідні бланки документів. У будь-якому випадку вам будуть потрібні, зокрема:
- Трудовий кодекс;
Крім нормативних документів, не завадило б вивчити установчі документи компанії. Саме в них може бути визначений порядок прийому на роботу керівника організації і встановлення йому заробітної плати. Досить часто саме в статуті прописують порядок прийому на роботу ключових керівних працівників.
Визначаємо перелік необхідних документів
Після того, як ви вивчіть нормативні документи в області трудового права і кадрового діловодства, ви отримаєте уявлення про необхідному мінімумі, який повинен оформлятися і вестися в будь-якій організації. це:
- правила внутрішнього трудового розпорядку (ст. 189, 190 ТК РФ);
- штатний розклад (ст. 15, 57 ТК РФ);
- графік відпусток (ст. 123 ТК РФ);
- положення про захист персональних даних (ст. 86-88 ТК РФ);
- трудові договори (ст. 16, 56-59, 67 ТК РФ);
- трудові книжки (ст. 65, 66 ТК РФ);
- посадові інструкції (якщо посадові обов'язки працівників не встановлені в трудових договорах);
- книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, прибутково-видаткова книга з обліку бланків трудової книжки і вкладиша до неї (п. 40-41 Правил ведення і зберігання трудових книжок);
- особисті картки працівників (п. 12 Правил ведення і зберігання трудових книжок);
- розрахунковий лист (ст. 136 ТК РФ);
— приказы (о приеме на работу, увольнении, предоставлении отпусков, направлении в командировку и пр.) (ст. 62, 68, 84.1, 193 ТК Украина и др.) и основания для их издания (заявления, акты, служебные записки, соглашения та ін.);
- положення про оплату праці і преміювання (ч. 2 ст. 135 ТК РФ);
- відомості, записки-розрахунки та інші документи, що стосуються нарахування і виплати заробітної плати, відпускних, компенсацій за невикористані відпустки, «розрахункових» при звільненні.
Зрозуміло, що обов'язкові за законом документи доведеться складати в будь-якому випадку. А ось щодо інших документів слід дізнатися у керівництва (які з необов'язкових документів можуть знадобитися для фірми). Також заздалегідь у керівника можна уточнити, які особливі умови він хоче бачити в правилах внутрішнього трудового розпорядку, інших локальних нормативних актах, бланках трудових договорів.
Звичайно, наведений перелік є неповним і при певних обставинах повинні бути розроблені і оформлені інші документи. Например, если планируется, что отдельные работники будут иногда трудиться за пределами нормальной продолжительности рабочего времени, необходимо утвердить перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ). Крім того, з урахуванням специфіки діяльності організації, можливо, будуть потрібні:
- положення про атестацію та супутні атестації документи, якщо роботодавцем проводиться атестація працівників (ч. 2 ст. 81 ТК РФ);
- положення про комерційну таємницю, якщо в трудових договорах з працівниками встановлена їх обов'язок зберігати комерційну таємницю (ст. 10, 11 Закону про комерційну таємницю);
- договори про повну матеріальну відповідальність (якщо така відповідальність встановлювалася для працівників в договірному порядку);
- колективний договір (якщо хоча б одна зі сторін (працівники або роботодавець) виступить з ініціативою про його укладення).
Складаємо окремі документи
Оскільки всі трудові відносини повинні бути задокументовані, при розробці локальних нормативних актів та інших кадрових документів слід пам'ятати, що їх положення не повинні погіршувати становище працівника порівняно з установленим трудовим законодавством. Норми локальних нормативних актів, які погіршують становище працівників або прийняті без дотримання передбаченого ст. 372 ТК України порядку врахування думки представницького органу працівників (при його наявності), не підлягають застосуванню. На це звернуто особливу увагу в ст. 8 ТК РФ.
Отже, перш за все потрібно скласти штатний розклад. Даний документ застосовується для оформлення структури, штатного складу і штатної чисельності організації відповідно до її статуту, який містить перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації, відомості про кількість штатних одиниць. Воно оформляється за уніфікованою формою Т-3, затвердженої Постановою N 1.
Наступним важливим документом є правила внутрішнього трудового розпорядку. Згідно ст. 189 ТК України цей локальний нормативний акт регламентує порядок прийому і звільнення працівників, основні права, обов'язки і відповідальність сторін трудового договору, режим роботи, час відпочинку, які у відношенні працівників заходи заохочення і стягнення, а також інші питання регулювання трудових відносин у даного роботодавця. Документ може включати в себе наступні розділи: прийом на роботу, основні права і обов'язки працівників, права та обов'язки роботодавця, робочий час і час відпочинку, заохочення, відповідальність за порушення трудової дисципліни.
Після узгодження з керівництвом всіх нюансів і перевірки положень правил внутрішнього трудового розпорядку на відповідність до чинного трудового законодавства цей локальний акт також передається на затвердження керівнику.
Положення про захист, обробці і зберіганні персональних даних також необхідно розробити і ввести в дію якомога швидше. Це пов'язано з тим, що роботодавець зобов'язаний вживати заходів, необхідні і достатні для захисту персональних даних працівників, і регламентувати механізм їх отримання, обробки, зберігання та захисту. Це випливає з гл. 14 ТК Україна і Закону про персональні дані.
У зазначеному положенні потрібно встановити, якими способами виходять персональні дані, в якому порядку формуються і ведуться особисті справи працівників, а також визначити права і обов'язки працівників, способи обліку, зберігання, передачі та захисту їх персональних даних.
Зверніть увагу! Необхідно вирішити питання, хто буде вести трудові книжки. Якщо кадровика поки немає, керівник компанії повинен прийняти на себе відповідальність за ведення, зберігання, облік і видачу трудових книжок, видавши відповідний наказ. Згодом директор може передати ці повноваження прийнятому кадровому працівникові (також шляхом видання наказу). Такого призначення вимагає п. 45 Правил ведення і зберігання трудових книжок.
Крім того, бажано розробити типовий бланк трудового договору, який укладатиметься з працівниками. Напомним, что составить трудовой договор помогут ст. 57 ТК РФ, определяющая перечень сведений и обязательных условий, подлежащих включению в него, а также иные статьи Трудового кодекса (например, ст. 58, 59, 64.1, 70, 282 и др.).
Крім розробки локальних актів, штатного розкладу, графіка відпусток тощо. Потрібно підготувати інші документи, які знадобляться в подальшому для ведення кадрової роботи. Це різні книги обліку, журнали реєстрації, табелі обліку робочого часу, бланки наказів, договори про матеріальну відповідальність і ін.
Окремо скажемо про документах з охорони праці, оскільки це важлива частина трудового законодавства. У майбутньому, коли організація розростеться для забезпечення дотримання вимог охорони праці, здійснення контролю за їх виконанням, може бути створена служба охорони праці або вводиться посада спеціаліста з охорони праці, що має відповідну підготовку або досвід роботи в цій області. А поки компанія невелика, обов'язки щодо забезпечення безпечних умов і охорони праці покладаються на керівника.
Нормативних актів, які вводять будь-які нові форми документів в даній області, останнім часом не приймалося, тому перерахуємо основні з них, які повинні бути в кожній організації:
- положення про охорону праці в організації;
- інструкції з охорони праці;
- журнали реєстрації проведення інструктажів з охорони праці;
- програми проведення різного виду інструктажів з охорони праці;
- програма виробничого контролю;
- інші документи.
Систематизація та зберігання документів
Оформляємо прийом на роботу
Перш за все потрібно оформити трудові відносини з керівником організації. Для цього з ним укладається трудовий договір. Он составляется в двух экземплярах, один из которых остается у руководителя, а другой — в организации (об этом ставится отметка на экземпляре работодателя).
Трудову книжку керівнику заповнює особа, відповідальна за ведення трудових книжок. При цьому запис про прийом на роботу повинна бути зроблена після закінчення п'яти днів роботи керівника (п. 3 Правил ведення і зберігання трудових книжок). Підставою для внесення запису є наказ (розпорядження) або інше рішення роботодавця, згідно з яким працівник прийнятий на роботу (наприклад, протокол зборів учасників).
Не забудьте завести особову картку, внести відомості до книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них і (при необхідності) в прибутково-витратну книгу з обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них.
Крім того, необхідно направити до відповідного військового комісаріату та (або) органи місцевого самоврядування відомості про прийнятому на роботу громадянина, який підлягає військового обліку (п. 32 Положення про військовий облік). Документ, який направляється до військового комісаріату і (або) органи місцевого самоврядування, реєструється в установленому у роботодавця порядку (наприклад, в журналі (книзі) реєстрації вихідної документації).
На закінчення
Підводячи підсумок, відзначимо, що після правильної організації діловодства оформлення документів не буде займати багато часу і для кадрового працівника настане фаза трудових буднів: потрібно буде вести табель обліку робочого часу, оформляти графік відпусток, вживати заходів заохочення і стягнення, оформляти відрядження, переклад, суміщення , звільнення і багато іншого. А ми на сторінках журналу будемо розповідати, як це правильно робити.