Організаційно-розпорядча документація (орд), інформаційно-довідкова документація, ділове
Постанова - це правовий розпорядчий документ, що видається вищими органами державної влади, комітетами і комісіями, утвореними при органах влади.
Наказ - це правовий розпорядчий документ, що видається керівником організації з метою вирішення виникаючих в процесі діяльності стратегічних і тактичних завдань. Накази поділяються на щорічні, повсякденні, надзвичайні, спеціальні. Щорічні накази служать для загальної регламентації роботи організації протягом року. Повсякденні накази видаються для регламентації повсякденній діяльності організації по найбільш загальних питань. Надзвичайні накази видаються для регламентації діяльності організації в будь-якої надзвичайний період. Спеціальні накази видаються для регламентації діяльності організації по тих чи інших напрямках.
Розпорядження - правовий акт, що видається одноосібно керівником організації і його заступниками. Як правило, розпорядження являє собою спосіб доведення до виконавців оперативних питань, має обмежений термін дії і стосується вузького кола посадових осіб.
Рішення - розпорядчий документ колегіального органу управління (ради директорів АТ, вченої ради і т.п.).
Вказівка - організаційно-правова форма управлінського рішення, яке оформлюється у вигляді розпорядчого документа з питань методологічного характеру, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших документів. Може видаватися при оформленні відрядження, накладення стягнення тощо Право видання вказівки мають керівники, які діють на правах едінолічія в межах їх компетенції.
Інформаційно-довідкова документація
Діловий лист
• на офіційні ділові листи - служать для письмового обговорення досить вузького кола службових питань, складаються в офіційному тоні;
• приватні ділові листи - служать для письмового обговорення широкого кола службових питань;
• рекомендаційні листи - мають конкретну мету: відрекомендувати потрібним чином того чи іншого працівника керівництву організації;
• листи-запити - мають на меті: запросити для організації інформацію (документи), які можуть бути надані в її розпорядження організацією-одержувачем цього листа;
• листи-скарги - мають на меті: показати виявлені недоліки організації або її співробітників;
• супровідні листи - накопичують в собі відомості про склад додатків, висланих разом з документом.
Діловий лист має займати не більше сторінки. При підготовці кореспонденції необхідно дотримуватися усталених мовних зворотів і форм. У змісті ділового листа все його смислові аспекти реалізуються у вигляді стійких логічних форм. Наприклад, при вираженні попередження застосовують такий набір синтаксичних конструкцій: "в іншому випадку справа буде передана до суду", "після закінчення денного терміну наші пропозиції втрачає силу" і т.п. При мотивації дій зазвичай пишуть: "в порядку надання допомоги", "в порядку обміну досвідом", "як виняток".
1) за першими літерами слів, що входять в найменування, наприклад: міністерство закордонних справ - МЗС;
2) за початковими складах слів, що входять в найменування, наприклад: Уральський машинобудівний завод - Уралмаш;
3) змішаний тип скорочень, коли складноскорочені найменування утворюються частково з початкових букв назви, частково з абревіатури, наприклад: НДІХІММАШ.
Заголовок до тексту повинен містити питання, "про що лист", він повинен бути коротким і ємним. Тема поміщається перед текстом листа зліва і містить одну фразу в місцевому відмінку з прийменником "о" або "про", наприклад: "Про організацію виїзної торгівлі".
Текст - основний реквізит листи. Максимальна довжина стандартної рядка офіційного листа дорівнює 64 друкованих знаків, або близько 17 см.
Відмітки про наявність додатків розташовуються в лівому нижньому кутку, до них додаються назви документів із зазначенням кількості примірників і аркушів. Наприклад: "Додаток 1. Копія контракту з фірмою" Келлер "на ньому. Яз. В 1 прим. На 3 л.".
Підпис поміщається зліва під текстом листа. До складу підпису входить: найменування посади особи, яка підписує лист, особистий підпис і його розшифрування. Дві підписи ставляться в тому випадку, коли необхідно підтвердити дійсність першої, наприклад:
Директор інституту (підпис)
Гл. бухгалтер (підпис).
Типові тексти і тексти-трафарети використовуються при складанні офіційних листів з однотипною інформацією і дають велику економію часу, спрощуючи процес складання і друкування листи.
Типовий текст - це стереотипний текст, на основі якого може бути побудований текст нового листа. Структура фрази в типизированном листі є стійкий оборот.
Трафаретізанія - спосіб фіксації інформації у вигляді тексту з пробілами, призначеними для заповнення їх змінною інформацією, наприклад - бланки довідок, відрядження і т.д.
Всі ділові листи поділяються на констатують і передують.
Листи також класифікуються:
1) за функціональною ознакою:
• листи, що вимагають листа-відповіді: лист-питання, лист-відповідь, лист-прохання, лист-пропозиція,
• листи, які не потребують листа-відповіді: лист-попередження, лист-нагадування, лист-запрошення;
2) за ознакою спеціалізації:
• договірне лист за тематичним ознакою,
3) за структурними ознаками:
• регламентовані - лист складається за певним зразком,
Моделі і варіанти синтаксичних конструкцій. Розглянемо моделі синтаксичних конструкцій в діловому листуванні і варіанти їх реалізації.
Моделі виразів, що пояснюють мотиви:
• в порядку надання технічної допомоги;
• у зв'язку з важким становищем;
• у зв'язку з проведенням спільних робіт;
• відповідно до листа замовника;
• відповідно до протоколу;
• з метою посилення охорони державного майна;
• у відповідь на ваше прохання;
• на підтвердження нашої домовленості.
Модель синтаксичних конструкцій "Прохання" передбачає використання стандартного слова "просимо" або "прошу". Наприклад: "Прошу Вас перевірити хід реалізації виконаних робіт".
Модель синтаксичних конструкцій "Підтвердження" передбачає використання стандартного слова "Підтверджуємо". Наприклад: "Завод підтверджує умови поставки обладнання".
Модель синтаксичних конструкцій "Нагадування" передбачає використання слова "Нагадуємо". Наприклад: "Нагадуємо Вам, що ваша заборгованість по оплаті становить 3000 руб.".
Модель синтаксичних конструкцій "Повідомлення" передбачає використання слова "Повідомляємо". Наприклад: "Повідомляємо про затримку вантажу на станції по причині.".
Модель синтаксичних конструкцій "Пропозиція" передбачає використання слів "Ми можемо Вам запропонувати.", "Ми можемо Вам рекомендувати.".
Модель синтаксичних конструкцій "Запрошення" передбачає використання слів "Запрошуємо", "Просимо взяти участь".
Модель синтаксичних конструкцій "Відмова": "Ваша пропозиція відхилена але причини.".
Модель синтаксичних конструкцій "Інтерпретація власної позиції": "Наші звернення з даного питання не привели до позитивних результатів".
Модель синтаксичних конструкцій "Прикінцеві слова": "Переконливо просимо Вас не затримувати відповідь".
До основної інформаційно-аналітичної документації відносяться також службові записки. Службова записка - це самостійний документ. Службові записки поділяються:
• записки про стан справ за період часу.
Дата написання вказується нижче відомостей про розробника в лівій частині листа. Найменування теми вказується нижче дати написання документа в лівій частині листа.
Текст службової записки розміщується по всій ширині аркуша через інтервал нижче найменування теми. Підпис включає в себе особистий підпис (сигнатуру) і розшифрування підпису, яка розміщується через інтервал нижче основного тексту.
плануюча документація
Основоположними планують документами для організації є програми і плани. Програми - це документ стратегічного планування, що визначає загальний характер розвитку організації, основні напрямки її розвитку, перелік найменувань і термінів виконання найважливіших заходів.
• гриф обмеження доступу до документа;
• назва виду документа;
• дата складання документа;
• місце складання документа;
• відмітка про наявність додатків;
План - документ середньострокового і короткострокового планування, що визначає повну послідовність виконання одного з напрямків програми у вигляді розгорнутого переліку найменувань заходів і термінів їх виконання.
До числа обов'язкових реквізитів плану відносяться:
• гриф обмеження доступу до документа;
• назва виду документа;
• відмітка про наявність додатків;
звітна документація
До звітної документації відносяться наступні документи:
1) звіт - документ, який містить відомості про результати діяльності організації за певний стандартний період часу і представляється в організацію адміністративного управління за встановленою формою і в запропоновані понад терміни;
2) зведення - документ, що відображає статистичні дані про діяльність організації;
3) акт - підсумковий документ, призначений для підтвердження і надання юридичної сили отриманим результатам в процесі перевірки.
Якщо Ви помітили помилку в тексті виділіть слово і натисніть Shift + Enter