Організація зберігання документів

Розділ 3. Організація роботи з документами
Частина 3.2. Оперативне зберігання документів

У поняття діловодство крім документування інформації та організації документообігу також входить оперативне зберігання і використання документів.

При цьому оперативне зберігання можна поділити на два підвиди:

• зберігання документів в процесі їх виконання;
• зберігання виконаних документів. 2

Іншими словами, під оперативним зберіганням розуміється процес, здійснюваний протягом практичного використання документів до проведення експертизи цінності і передачі документів на архівне зберігання. 3

Виконані документи повинні формуватися в справи * відповідно до номенклатури справ. При цьому справи з моменту їхнього закладу і до передачі в архів організації повинні зберігатися за місцем їх формування.

Говорячи про зберігання документів, необхідно відзначити, що організація їх зберігання повинна забезпечувати збереження документів і справ та зручність їх використання.

Також зачіпаючи питання оперативного зберігання, можна звернути увагу на наступну тенденцію: останнім часом поряд зі зберіганням документів (на папері), сформованих в справи, багато організацій стали застосовувати і електронні сховища. Створення даних сховищ дозволяє спростити використання документів в поточній діяльності, так як роботу з документом можуть виробляти кілька співробітників одночасно, а доступ до документа здійснюється протягом декількох секунд відповідно до правами співробітника. Т.ч. використання електронних сховищ документів дозволяє підвищити оперативність виконання завдань і посадових обов'язків.