Організація прес-туру
ЗМІ сьогодні - це потужне, складне і ефективну зброю, яке потрібно вміти застосовувати. Кожен фахівець зі зв'язків з громадськістю повинен не тільки створювати інформаційні приводи і писати про це цікаві матеріали, але і зацікавлювати журналістів. Тому й існує на ринку знань PR окрема область - медіарілейшнз (MR), що представляє собою мистецтво взаємодії бізнесу, політиків, державних та громадських організацій, з одного боку, і представників ЗМІ - з іншого.
Книга розрахована на діючих фахівців з медіарілейшнз, а також працівників PR-індустрії.
Книга: медіарілейшнз на 100%. Мистецтво взаємодії з пресою
Організація прес-туру
Прес-тур повинен мати чітке завдання щодо поширення інформації про компанії. В ході цього заходу журналістам необхідно отримати нові цінні для аудиторії факти.
Як і інші заходи медіарілейшнз прес-тур повинен бути добре організований. Його не варто перетворювати в звичайну виїзну вечірку з прекрасною безкоштовною їжею і випивкою (якщо тільки мова не йде саме про розважальну прогулянку). При поганій організації ошукані в своїх очікуваннях або роздратовані журналісти можуть підготувати зовсім небажані матеріали.
Організація прес-туру починається з планування. Спочатку визначаються завдання, які необхідно вирішити. Далі вибирається вид прес-туру, місце, час (дати і протяжність), транспорт, маршрут, місце і умови розміщення, визначається коло запрошених журналістів (можливо і інших гостей), розробляється програма, вирішуються питання безпеки, виготовляються необхідні матеріали, призначаються відповідальні співробітники і т.д.
Програма передбачає детальну деталізацію, яка виключає тимчасові паузи, затримки, нестиковки і т. Д. У неї можуть входити, наприклад, такі пункти:
- збір (час і місце),
- відправлення (час і місце),
- сніданок (час і місце),
- зустріч з ... (час, місце, ім'я, прізвище, посада),
- відвідування ... (час, місце),
Журналісти повинні постійно відчувати турботу про себе - із зустрічі в місці збору до прощання в заздалегідь певній точці. Представнику компанії необхідно в будь-який момент бути поруч і зуміти підказати де можна припаркувати автомобіль, в який автобус (поїзд і т. Д.) Потрібно сідати, які місця займати, де знаходиться туалет, у скільки буде зупинка, з ким передбачена наступна зустріч, що передбачено у вечірній культурній програмі, де можна отримати маршрутну карту, інші інформаційні матеріали і т. д.
Маршрут не повинен бути занадто довгим, виснажливим. Попередньо його необхідно ретельно опрацювати. Якщо журналісти будуть рухатися самостійно, то необхідно розставити покажчики-таблички. Щоб уникнути плутанини і метушні краще організовувати групи, до яких прикріплювати гідів.
Якщо демонструється якесь обладнання, воно повинно бути досить чистим і безпечним для журналістів. Обслуговуючий персонал також повинен бути одягнений в пристойну спецодяг, бути доброзичливим по відношенню до екскурсантам і готовим до того, що хтось із журналістів захоче поставити кілька запитань.
Варто розміщувати журналістів поруч з представниками компаній, щоб вони могли неформально спілкуватися протягом всього прес-туру.
У організаторів не повинно бути більш комфортних місць і умов, ніж у журналістів. Це не залишиться непоміченим.
Краще не намагатися заощадити на дешевому транспорті, житло, харчування і т. Д. Це також буде дратувати журналістів. Не важливо якої тривалості був прес-тур, організовувався чи легкий сніданок або розкішний фуршет, журналісти завжди звернуть увагу на те, що було в тарілці.
Відвідування місця події, з одного боку, дає співробітникам редакцій свіжі враження, певну свободу відбору фактів, з іншого боку, вимагає особливої відповідальності організаторів - журналісти можуть помітити те, чого представники компанії не приділили належної уваги.
Перш за все представники компанії повинні поглянути на захід очима журналістів. Адже працівники преси швидше за все звернуть увагу і на те, до чого звикли або чого не хочуть помічати співробітники компанії. Будь-які дрібниці можуть відвернути журналістів від головного, «змазати» інформаційну картинку.
Звичайно, запрошення повинні бути розіслані завчасно.
В кінці прес-туру зазвичай лунають подарунки, що підвищують настрій гостям. Це можуть бути зразки продуктів, що виготовляються на відвідуваному об'єкті або якісь фірмові сувеніри компанії.
Якщо в прес-турі бере участь велика кількість журналістів, то заздалегідь варто розбити їх на групи, прикріпивши до кожної з них представника компанії.
Щоб прес-тур був проведений на високому рівні, особливу увагу слід приділити підготовці супроводжуючого персоналу. У кожного представника компанії повинен бути Бадж із зазначенням імені та прізвища. Якщо прес-тур проходить в місці масового скупчення людей, то потрібно мати спеціальний прапорець або інший розпізнавальний знак. Якщо навколо дуже шумно, то представнику компанії варто надати мегафон. Транспорт необхідно оснастити відповідним обладнанням, щоб всі чули, що говорить гід.
Всі представники компанії або спеціально найняті гіди, повинні пройти необхідну підготовку, щоб в будь-який момент допомогти журналістам. У тому числі і відповісти на якісь питання, пов'язані зі специфікою обладнання або технологій, які використовуються на відвідуваному об'єкті. Також представники компанії повинні знати, що робити в непередбачених ситуаціях (аварія, напад хвороби і т. Д.)
Перш ніж надсилати запрошення варто провести репетиції прес-туру, щоб заздалегідь виявити можливі недоліки в організації та усунути їх.
У деяких випадках можна організувати і віртуальні прес-тури за допомогою радіо, телебачення та інтернету.
Під час радіопресс-туру (radio media tour, RMT) журналіст зі студії спілкується з різними людьми в різних кінцях міста або країни. Це недорогий спосіб поширення інформації, який не вимагає великих тимчасових витрат. Кожен представник компанії може відповідати на питання журналіста, перебуваючи у себе в офісі.
Телевізійний прес-тур, звичайно, являє копання більш виграшно, але він і більш витратний, як з точки зору засобів, так і сил, і часу на підготовку. Організовуючи його потрібно подбати про тлі зображенні, про телегенічності виступаючого, його одязі, манерах і т. Д.