Організація мережевого друку

У різних офісах Компанії перебували кілька десятків різнокаліберних принтерів підключених як до мережі так і локально до комп'ютерів користувачів. Різноманітності принтерів відповідало різноманітність картриджів.

Оскільки принтери в основній своїй масі були малопродуктивними, то і кількість картриджів в запас становило пристойну кількість.

Для ремонту і діагностики принтерів необхідно було доставляти їх в найближчий сервісний центр, тому що єдиного сервісного контракту не було.

Півтора десятка сканерів, підключених до персональних комп'ютерів користувачів, постійно вимагали до себе уваги. Процес сканування на планшетних сканерах займав багато часу і вимагав установки спеціального ПО.

Завдання проекту:

1. Укрупнити парк оргтехніки, що дозволить зменшити кількість невеликих різнокаліберних апаратів, підвищивши швидкість друку і знизивши собівартість одного відбитка.
2. Стандартизувати моделі закуповуваних апаратів, що дозволить закуповувати однотипні картриджі і різко знизити розмір запасів.
3. Всі апарати повинні бути підключені до корпоративної мережі, що дозволить друкувати на них з будь-якого робочого місця.
4. Впровадити новий функціонал - мережеве сканування в мережеву папку або на електронну пошту. Процес сканування повинен бути простим і швидким без спеціального ПО.
5. Впровадити функціонал - отримання факсів в електронному вигляді на електронну пошту. Факси приходять прямо на електронну пошту. Ніяких папірців.
6. Забезпечить співробітників Компанії кольоровим друком і печаткою на формат А3.
7. Укласти єдиний сервісний контракт на всю оргтехніку Компанії з ремонтом прямо в місці установки апаратів.

Реалізація проекту:

Провівши тендер і зіставивши різні пропозиції на ринку оргтехніки, були обрані два бренди: Kyocera і Ricoh. Kyocera стала постачальником великих потужних апаратів з функцією кольорового друку і з підтримкою формату А3. Ricoh - постачальник середніх апаратів для робочих груп з чорно-білим друком формату А4.

Всі апарати без винятку мають можливість підключення до корпоративної мережі і підтримують мережеве сканування. Частина апаратів оснащені виклик факсимільний модулем для автоматичного отримання факсів та відправкою на електронну пошту.

Апарати Kyocera здатні забезпечити роботу цілого офісу Компанії. Апарати Ricoh використовуються в підрозділах або в невеликих філіях. Завдяки новим апаратам загальна кількість оргтехніки у всій Компанії вдалося знизити з 50 апаратів до 10. Лише невелика кількість персональних принтерів залишено в роботі для специфічних завдань.

Від настільних планшетних сканерів вдалося відмовитися повністю і скоротити час сканування одного листа з 1,5 хвилини до 5 секунд. Виграш за часом при скануванні пачки документів величезний до непристойності. При цьому відсканований документ можна прямо з апарата відправити свого колеги в іншому офісі і місті прямо на його електронну пошту.

Єдиний сервісний контракт дозволив мінімізувати час простою апаратів і отримати єдине якість обслуговування у всіх офісах Компанії. Єдиний контракт на поставку картриджів і витратних матеріалів дозволив скоротити запаси, отримати оптові знижки і отримувати картриджі рівно в строк.
Отримання факсів в електронному вигляді означає для співробітників, що їх факси «знайдуть» їх в офісі, у відрядженні і навіть у відпустці, досить лише підключитися до своєї електронної пошти.
Управління всім парком оргтехніки здійснюється з єдиної адміністративної точки на сервері друку. Кількість встановлюваних драйверів звелося до одиниць. Адміністратор мережі бачить всю картину цілком і статус кожного апарату окремо. Централізоване управління знижує вартість володіння і обслуговування системи друку на порядок. Сервер друку приймає на себе навантаження з обслуговування черг на друк, відстежує збої і обробляє весь потік документів, відправлених на друк, розвантажуючи тим самим персональні комп'ютери користувачів.

Підключення всієї оргтехніки до корпоративної мережі дозволяє користувачам вільно переміщатися між офісами Компанії і підключати для друку найближчий апарат. У разі поломки основного принтера, користувачі тимчасово переключаються на інший мережевий принтер. Для користувачів створена єдина точка входу в вигляді сервера друку з набором необхідних драйверів і інтуїтивно-зрозумілим найменуванням принтерів, що дозволяє користувачам легко знаходити необхідний принтер, самостійно його підключати і виконувати друк на будь-який необхідний принтер.

В результаті вибудувана корпоративна система друку зручна для користувачів і проста в управлінні. Єдиний сервісний контракт і однотипність витратних матеріалів дозволяє забезпечити високу готовність системи. Користувачі більше не прив'язані до конкретного принтеру і можуть друкувати на будь-який принтер Компанії в залежності від завдань і місця розташування. Вартість володіння і обслуговування системи знижена на порядок.