Організація і використання архівного фонду - реферат, сторінка 2

1.1. Організація документів за формами власності

Організація документів за формами власності лежить в основі поділу всіх документів Архівного фонду Укаїни на державну і недержавну частини.

1. Державну частину складають:

архівні фонди та архівні документи державних установ, організацій, підприємств і державних інститутів, що діяли на терріторііУкаіни на всьому протязі її історії, а також установ релігійних конфесій до моменту відділення церкви від держави;

архівні фонди та архівні документи органів державної влади, місцевого самоврядування, прокуратури, державних установ, організацій, підприємств, що діють на території РФ;

архівні документи вітчизняних державних установ, військових частин, що знаходяться і (або) перебували за кордоном;

архівні фонди та архівні документи підприємств, організацій або об'єднань змішаних форм власності в статутному капіталі яких є переважна частка федеральної або державної власності;

архівні фонди або архівні документи органів, установ, організацій і підприємств колишніх КПРС і ВЛКСМ;

архівні фонди та архівні документи інших громадських організацій і об'єднань, що утворилися при здійсненні їх діяльності до моменту реєстрації відповідно до закону України про громадські організації, прийняті в установах Федеральної архівної службиУкаіни;

архівні фонди та архівні документи юридичних і фізичних осіб, що надійшли на законних підставах у власність держави, в тому числі з-за кордону;

копії архівних документів на правах оригіналів, а також копії архівних документів на законних підставах надійшли у власність держави.

2. недержавної частини складають архівні фонди та архівні документи, що знаходяться у власності:

державних об'єднань і організацій з моменту їх реєстрації відповідно до законодавства України про громадські об'єднання, в тому числі професійних спілок, благодійних та інших фондів політичних партій і рухів, релігійних об'єднань і організацій;

фізичних осіб (документи особистого походження, фамільні архіви, колекції документів та інші).

1.2. Організація документів за видами носіїв, способам і техніці закріплення інформації

Першими сховищами спеціальної документації можна вважати створене в 1797 р депо карт і військово-топографічне депо (1812 г.), що комплектувалися військово-топографічними матеріалами. З появою фотографії і кіно стали відкладатися комплекси аудіовізуальних документів, для зберігання яких в 1926 році був створений Центральний кінофотоархів, а в 1932 р - Центральний архів звукових записів, які в 1934 були об'єднані в Центральний фонофотокіноархів. У 1967 р було створено Центральний архів звукозапису і Центральний архів науково-технічної документації СРСР. В даний час накопичення значного масиву машиночитаємих документів на машинних і оптичних носіях ставить перед архівістами проблему створення спеціальних центрів для їх зберігання.

1.3. Форми зберігання документів

Існує три форми зберігання документів:

Постійне зберігання - вічне зберігання архівних документів в архівах, бібліотеках, музеях.

Тимчасове зберігання - зберігання документів установами та організаціями в створюваних ними архівах протягом періоду, встановленого нормативними правовими актами. Тимчасове зберігання документів АФ Україна до їх передачі на постійне зберігання до установ Федеральної архівної служби здійснюють відомчі архіви органів державної влади і управління державних установ, організацій, підприємств, а також державні галузеві фонди. Муніципальні (районні та міські) архіви можуть здійснювати тимчасове зберігання (це архіви з перемінним складом документів). Зазвичай тимчасове зберігання здійснюється в інтересах установ і відомств, поки документи потрібні для інформаційного забезпечення роботи даної організації. Терміни передачі документів на постійне зберігання строго обмежені законом.

Депозитарне зберігання - зберігання документів в архіві, музеї і бібліотеці на умовах, що визначаються угодою - договором між власником документів і архівом, музеєм і бібліотекою зі збереженням за власником права розпоряджатися архівними документами.

Терміни та умови тимчасового і депозитарного зберігання повинні бути встановлені спеціальною угодою між Федеральною архівною службою і відомствами.

Таким чином, організація архівних фондів і архівних документів складається з адміністративно-правових і науково-методичних рішень, технічних операцій. При цьому враховується приналежність документів до різних форм власності, різних історичних періодів, видам носіїв інформації та інші фактори. Від раціональної організації документів Архівного фонду Укаїни залежить успіх пошуку документів.

Організація документів у архівах

Розподілом документів Архівного фонду Укаїни по мережі державних і недержавних архівів не закінчується процес їх організації. Він триває і в архівних установах, де розглядається як другий рівень організації документів. В архівах документи організуються по історичним і / або логічним пов'язаним совокупностям - архівних фондах і архівних колекцій.

ВУкаіни пофондового зберігання документів було введено Генеральним регламентом Петра I в 1720 р і застосовувалося в Московському архіві Міністерства юстиції і Лефортовський архіві.

Пофондового класифікація документів в межах архіву міцно увійшла в практику вітчизняних архівістів і була протягом ХХ століття основним принципом їх організації. Пересістематізація справ всередині фонду допускається у виняткових випадках, коли колишня систематизація безповоротно втрачена внаслідок утворення розсипи. Розформування справ в державному архіві, хоч як мене грамотно вони не були сформовані в діловодстві установи, не допускається майже ніколи. Це зобов'язує працівників служби діловодства і відомчого архіву особливо уважно ставитися до організації документів по фондам.

Архівними фондом називається сукупність архівних документів, історично або логічно пов'язаних між собою.

Під сукупністю документів, історично пов'язаних між собою тут мається на увазі комплекс документів, природним чином відклався в ході повсякденної діяльності організації. При цьому його співробітники зовсім не ставили своїм завданням створити архівний фонд - просто будь-яка управлінська діяльність рідко обходиться без документування. Таким чином, створення фонду - природний і неминучий результат роботи організації.

Під сукупністю документів, що мають логічні зв'язки, мається на увазі комплекс документів, спеціально створений архівістом, колекціонером або іншою особою. При цьому документи могли відкластися в діяльності різних організацій. На практиці в архіві до логічного принципу класифікації вдаються, коли документи знаходяться в жахливому безладді і відновити первинну структуру фонду неможливо, а привести в належний вигляд необхідно. Такий комплекс називається архівної колекцією.

Фондообразователей - це юридична або фізична особа, в діяльності якого утворився документальний фонд.

Ознаками фондообразователя є: його організаційна відособленість - наявність правового акта про його освіту, реєстрації, компетенції, порядку діяльності; самостійного балансу; розрахункового рахунку в банку; штатного розкладу, друку, власних бланків; для фізичної особи - наявність документів, що створюються і / або зібраних в процесі його життя і діяльності.

Разом з тим самостійний структурний підрозділ також може бути фондообразователем, якщо його документи утворюють окремий історично значущий комплекс.

Однак відповідно до Цивільного кодексу Укаїни представництва та філії установ і організацій не є юридичними особами і отже, не можуть бути самостійними фондоутворювачами.

Залежно від фондообразователя і особливостей організації документів виділяють такі різновиди архівного фонду:

архівний фонд організації;

архівний фонд особового походження;

об'єднаний архівний фонд.

Архівними фондом організації називається архівний фонд, що складається з документів, що утворилися в діяльності однієї юридичної особи.

Архівними фондом особистого походження називається архівний фонд, що складається з документів, що утворилися в процесі життя і діяльності окремої особи, сім'ї, роду.

Об'єднаний архівний фонд - це архівний фонд, що складається з документів, що утворилися в процесі діяльності двох або більше юридичних, фізичних осіб, що мали між собою історично і / або логічно обумовлені зв'язку.

Об'єднаний архівний фонд, як правило, створюється вже в архіві на основі декількох фондів. Ознаками утворення об'єднаної архівного фонду можуть служити однорідність і спадкоємність діяльності установ, підпорядкованість, єдність об'єкта і часу діяльності, єдність місцезнаходження та ін .; для фізичних осіб - родинні, професійні, творчі, ділові зв'язки (див. Додаток № 1).

Архівної колекцією називається сукупність окремих документів, різного походження і об'єднаних за одним або кількома ознаками (див. Додаток № 2).

Розподіл документів по архівних фондах і архівних колекцій називається фондуванням.

Фондування складається з визначення (уточнення) фондової належності документів і хронологічних меж архівних фондів.

Співробітники діловодний сфери займаються фондуванням, формують справи на основі номенклатури справ, в процесі експертизи цінності документів і при підготовці документів до здачі в відомчий архів.

У відомчому архіві фондування проводиться в разі визначення фондової належності та при передачі справ до державного архіву; освіті колекцій, об'єднаних архівних фондів і фондів особистого походження; описі документів або переробці описів.

Перед тим як приступити до виконання робіт з фондування, необхідно вивчити історію фондоутворювача. Ознайомитися з законодавчими актами, відомчими виданнями, джерелами і літературою, що відображають історію фондоутворювача, які завдання і функції були покладені на нього. Визначити масштаб діяльності фондоутворювача, кому він підпорядковувався, яку мав структуру, усвідомити функції установи в різні періоди його діяльності. Важливе значення має визначення зв'язків з іншими установами.