Оптимізація бізнес-процесів систем бухгалтерського обліку, публікація в журналі «молодий вчений»
The article discusses business processes 'optimization questions in accounting systems.
Keywords: process, business process, classification matrix of business processes in accounting systems, business processes 'decomposition, key performance indicators in accounting systems, business processes' optimization procedure in accounting systems.
Все активніше застосування процесного підходу в управлінні як центральної концепції систем менеджменту якості пояснює затребуваність інструментарію моделювання бізнес-процесів і управління ними в тому числі і в системах бухгалтерського обліку, які на сучасному етапі свого розвитку характеризуються:
високим рівнем автоматизації;
високим ступенем інтеграції в систему управління організацією;
підвищеними вимогами до оперативності рішення облікових завдань.
Універсальність більшості з існуючих засобів моделювання бізнес-процесів одночасно є як їх гідністю, так і недоліком. Застосування тих же самих засобів моделювання в різних сферах діяльності є, безумовно, позитивним моментом. З іншого боку, значні особливості деяких систем можуть виявитися не враховані, що звужує можливості практичного використання засобів моделювання. У зв'язку з цим, актуальною стає адаптація інструментарію моделювання бізнес-процесів для вдосконалення систем бухгалтерського обліку.
При розробці (адаптації) інструментарію моделювання та оптимізації бізнес-процесів систем бухгалтерського обліку потрібно:
визначити суть поняття "бізнес-процес" і його значущі характеристики з точки зору бухгалтерського обліку;
визначити значимі особливості та проблеми управління бізнес-процесами в системах бухгалтерського обліку;
адаптувати існуючий інструментарій моделювання бізнес-процесів для систем бухгалтерського обліку.
Для розкриття поняття "бізнес-процес" найзручніше скористатися трактуванням основоположників теорії реінжинірингу М. Хаммера і Дж. Чампі: "Бізнес-процес - це сукупність різних видів діяльності, в рамках якої" на вході "використовуються один або більше видів ресурсів, і в внаслідок цієї діяльності на «виході» створюється продукт, що представляє цінність для споживача ". [2]
Близькі за своєю суттю визначення наводяться в публікаціях вітчизняних фахівців, наприклад, Рєпіним В. В. та Еліферовим В. Г. бізнес-процес визначається як стійка, цілеспрямована сукупність взаємопов'язаних видів діяльності, яка за певною технологією перетворює входи на виходи, що представляють цінність для споживача . [3]
Розглянуті підходи до визначення поняття "бізнес-процес" дозволили виявити такі його важливі характеристики, як "входи" і "виходи", при ідентифікації яких в системах бухгалтерського обліку необхідно розуміння наступних деталей:
- Найбільш значущими характеристиками бізнес-процесу на вході є використовувані ресурси: матеріальні, трудові, інформаційні та т. Д. З точки зору бухгалтерського обліку крім ресурсів на вході також бажано уточнити джерела капіталу, що вимагається для здійснення процесу.
- В результаті виконання бізнес-процесу на виході створюється продукт, що має цінність для споживача. Це можуть бути як результати виробничо-господарської діяльності (випущена готова продукція, виконані роботи, надані послуги), так і результати, пов'язані з виконанням заданих господарських операцій або досягненням фінансових цілей. Крім того, цінність для користувачів даних бухгалтерського обліку представлятиме інформація, що генерується в рамках системи бухгалтерського обліку. Таку інформацію (зафіксовану в первинних документах, узагальнену в управлінській та бухгалтерської фінансової звітності) слід також розглядати як результат, що представляє цінність для споживачів.
- Забезпечення ходу виконання бізнес-процесу зажадає визначити коло відповідальних осіб.
Спрощене уявлення бізнес-процесу через призму значущих з точки зору бухгалтерського обліку характеристик у вигляді схеми представлено на малюнку 1.
Мал. 1. Схематичне представлення бізнес-процесу через призму значущих з точки зору бухгалтерського обліку характеристик
Виходячи з суті бухгалтерського обліку, ставлення до нього мають дві групи процесів: операційні і підтримують.
Операційні бізнес-процеси є об'єктами бухгалтерського спостереження. На верхньому найбільш узагальненому рівні до них відносяться процеси постачання, виробництва, реалізації і т. Д .; на нижньому рівні операційні процеси представлені фактами господарського життя.
Бізнес-процеси, що не змінюють стану господарських засобів організації і джерел їх формування, але безпосередньо пов'язані з господарської діяльності, також слід вважати операційними.
Сам обліковий процес і його підпроцеси, як вид професійної діяльності, відносяться до підтримуючих бізнес-процесів. До підтримуючих підпроцесами бухгалтерського обліку на верхньому узагальненому рівні можна, наприклад, віднести первинну постановку бухгалтерського обліку, його організацію та подальше ведення, виконання контрольних заходів і т. Д. У кожній з груп подпроцессов можуть бути виділені ті з них, які мають підвищену значимістю. Наприклад, при постановці бухгалтерського обліку такими підпроцесами є розробка облікової політики, автоматизація обліку, постановка документообігу.
Вплив на облік двох згаданих типів процесів, одні з яких є об'єктами обліку, а інші їх фіксацією, дозволило запропонувати використовувати при формалізації бізнес-процесів бухгалтерського обліку дворівневий підхід до моделювання.
В узагальнюючої матриці, представленої в таблиці 1 і описує бізнес-процеси систем бухгалтерського обліку, як вимірювань виступають відповідно види операційних і підтримують процесів, на перетині яких фіксуються посилання на регламенти бізнес-процесів і їх характеристики. Регламент може бути представлений у вигляді блок-схеми, виконаної в термінах однієї з нотацій моделювання бізнес-процесів (або загальноприйнятою, або спеціально розробленої для потреб даної організації), а із значущих з точки зору бухгалтерського обліку характеристик слід визначити ті з них, які раніше були згадані на схемі на малюнку 1: це ресурси, відповідальні особи, капітал, інформація, що супроводжують бізнес-процес документи і результати його виконання.
Класифікаційна матриця бізнес-процесів бухгалтерського обліку
Вивчення особливостей застосування засобів моделювання бізнес-процесів при вдосконаленні систем бухгалтерського обліку дозволило виявити ряд проблем, до найбільш значущих з яких належать:
наявність безлічі альтернативних засобів моделювання (нотацій) бізнес-процесів і програмних продуктів ведення обліку;
необхідність залучення експертів у різних областях знань / діяльності для моделювання бізнес-процесів бухгалтерського обліку;
значні потенційні витрати, пов'язані з реалізацією заходів, спрямованих на реалізацію бізнес-процесів;
інертність мислення співробітників, відповідальних за реалізацію тих чи інших бізнес-функцій;
складність оцінки ефективності бізнес-процесів бухгалтерського обліку.
Практичні кроки по оптимізації бізнес-процесів бухгалтерського обліку зажадають провести їх (т. Е. Процесів) декомпозицію, здійснювану за методикою ієрархічного моделювання [4] з побудовою карт видів діяльності, описом мережі процесів системи бухгалтерського обліку і т. Д. Ієрархія кроків по декомпозиції бізнес-процесів системи бухгалтерського обліку представлена на малюнку 2.
Мал. 2. Декомпозиція бізнес-процесів системи бухгалтерського обліку
Важливим нюансом практичного застосування даної методики має стати прив'язка до неї раніше запропонованого дворівневого підходу до моделювання бізнес-процесів бухгалтерського обліку.
Одна з раніше зазначених проблем, пов'язана зі складністю оцінки ефективності підтримують бізнес-процесів бухгалтерського обліку, зажадала розробити для цих цілей систему ключових показників ефективності (або KPI - від англ. Keyperformanceindicators).
Як KPI системи бухгалтерського обліку можуть виступати такі показники, як витрати на ведення бухгалтерського обліку, сума штрафних санкцій до організації з вини бухгалтерської служби, кількість оформлених документів, кількість оформлених бухгалтерських проводок, частка оформлених документів з помилками, частка бухгалтерських проводок, оформлених з помилками , частка безпаперового документообігу, кількість затримок (порушень термінів) виконання регламентних робіт, ступінь забезпеченості бухгалтерської служби внутрішніми інструкціями ми (регламентами).
Результати моніторингу ефективності роботи бухгалтерської служби можуть бути, наприклад, представлені на пелюсткової діаграмі так, як це показано на малюнку 3.
Мал. 3. Ключові показники ефективності системи бухгалтерського обліку
Сформульовані пропозиції щодо оптимізації бізнес-процесів в системах бухгалтерського обліку доцільно узагальнити у вигляді методики, порядок реалізації основних дій в рамках якої представлений на малюнку 4.
Рис 4. Методика оптимізації бізнес-процесів систем бухгалтерського обліку
При реалізації методики оптимізації бізнес-процесів в системі бухгалтерського обліку на практиці важливо звернути увагу на безперервність ходу оптимізації. Виявлені за результатами моніторингу ефективності роботи бухгалтерської служби вузькі місця повинні бути усунені при подальшій оптимізації системи і протікають в ній процесів. На даному етапі можливе повернення до етапу декомпозиції, повторне проведення якої може виявитися необхідним для усунення вузьких місць і підвищення ефективності роботи системи.
В якості найбільш значущих сфер застосування результатів дослідження та запропонованих підходів до оптимізації бізнес-процесів систем бухгалтерського обліку виступають: первинна постановка бухгалтерського обліку, його автоматизація, розробка регламентів і посадових інструкцій, а також реінжиніринг існуючих облікових процесів.
Основні терміни (генеруються автоматично). бухгалтерського обліку, систем бухгалтерського обліку, зору бухгалтерського обліку, системи бухгалтерського обліку, бізнес-процесів бухгалтерського обліку, системах бухгалтерського обліку, точки зору бухгалтерського, бізнес-процесів систем бухгалтерського, бухгалтерського обліку характеристик, оптимізації бізнес-процесів, моделювання бізнес-процесів, бізнес -процесів системи бухгалтерського, оптимізації бізнес-процесів систем, інструментарію моделювання бізнес-процесів, суті бухгалтерського обліку, бухгалтерського обліку дворівневий , Даних бухгалтерського обліку, постановку бухгалтерського обліку, підпроцесами бухгалтерського обліку, постановки бухгалтерського обліку.
Ключові слова
бізнес процес. процес. класифікаційна матриця бізнес-процесів бухгалтерського обліку, декомпозиція бізнес процесів, ключові показники ефективності систем бухгалтерського обліку, методика оптимізації бізнес-процесів систем бухгалтерського обліку