Оплата проживання у відрядженні оформите правильні документи

Збірки з журналів бухгалтеру

Ситуація: чи потрібно оплатити витрати на проживання співробітника, направленого у відрядження, за день прибуття в готель. Співробітник вийшов на роботу в приймаючу організацію на наступний день

Так потрібно. Відшкодування витрат по найму житлового приміщення є одним з обов'язкових умов, на яких співробітник направляється у відрядження.

Днем від'їзду вважається день відправлення транспортного засобу, на якому співробітник виїжджає у відрядження з населеного пункту, де знаходиться місце його постійної роботи. Якщо транспортний засіб відправляється до 24 години включно, вдень від'їзду вважається поточна доба. Якщо транспортний засіб відправляється після 0 годин - наступна доба. Ця дата фіксується в посвідченні про відрядження.

Днем приїзду вважається день прибуття транспортного засобу, на якому співробітник повертається з відрядження в населений пункт, де знаходиться місце його постійної роботи.

Якщо транспортний засіб прибуває до 24 години включно, вдень приїзду вважається поточна доба.

Якщо транспортний засіб прибуває після 0 годин - наступна доба.

На практиці може виникнути ситуація, коли співробітник направляється у відрядження для роботи в іншій організації (або підрозділі організації). При цьому він прибуває в місце, до якої відряджається, в один день, а на роботу в організацію виходить на наступний день.

Наприклад, це можливо, коли поїзд або літак прибуває пізно ввечері, тому вийти на роботу в день прибуття співробітник не може.

Однак розбіжність дня прибуття з днем виходу на роботу не є підставою для відмови у відшкодуванні співробітнику витрат на оплату найму житла. Оскільки незалежно від даних обставин співробітник знаходиться у відрядженні за розпорядженням керівника.

Податковий облік витрат

Для цілей оподаткування облік витрат на наймання житла під час відрядження залежить від їх документального оформлення. Так, при розрахунку податку на прибуток враховуються тільки документально підтверджені витрати (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Не підтверджені документами витрати до податкового обліку не приймаються. ПДФО не обкладається компенсація витрат по найму житла в сумі фактичних і документально підтверджених витрат (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Що стосується витрат, які документально не підтверджені, компенсація не обкладається ПДФО в межах норм (абз. 10 п. 3 ст. 217 та ст. 210 НК РФ).

Витрати по найму житлового приміщення у відрядженні співробітник може підтвердити:

Ситуація: чи можна витрати по найму житлового приміщення у відрядженні підтвердити тільки рахунками з готелів, не уявляючи касових чеків

Таким чином, витрати по найму житлового приміщення у відрядженні можна підтвердити рахунками з готелів (бланками суворої звітності), не уявляючи касових чеків.

Ситуація: якими документами можна підтвердити витрати на наймання житла, якщо під час відрядження працівник оселився у приватної особи

Під час відрядження працівник має право проживати не тільки в готелі, а й в іншому житловому приміщенні (наприклад, на орендованій квартирі).

Якщо організація самостійно орендує для відряджених співробітників приватне житло, з його власником можна укласти довгостроковий договір. Це доцільно, якщо організація регулярно відряджає своїх співробітників в один і той же населений пункт.

Розмір орендної плати в договорі можна вказати за будь-який період. В цьому випадку документом, що підтверджує витрати на наймання житла, теж може бути акт.

Ситуація: якими документами можна підтвердити оплату проживання у відрядженні, якщо співробітник оплатив послуги готелю корпоративною карткою через Інтернет

При оплаті послуг готелю за допомогою банківської карти необхідні документи:

підтверджують використання карти співробітником (сліпи електронних терміналів, квитанції банкоматів, виписка по рахунку корпоративної картки, надана кредитною установою);
що свідчать про оплату послуг готелю і про отримання нею грошей (касовий чек або інший документ, що підтверджує здійснення оплати, оформлений на затвердженому бланку суворої звітності).

У ситуації, що розглядається у працівників не буде сліпів електронних терміналів або квитанції банкомату, оскільки оплата проводиться через Інтернет. Тому слід запитати у банку виписку за рахунком корпоративної картки.

Під час відрядження співробітник може захворіти. В цьому випадку відрядження продовжується на період хвороби. Якщо співробітник потрапив в стаціонар, то при виплаті компенсації потрібно врахувати, що витрати по найму житла за ті дні, коли він перебував у лікарні, не відшкодовуються.