Оформлення вкладиша до трудової книжки

Іноді в оформленні трудової діяльності співробітника виникає ситуація, що розділ відомостей про роботу заповнений до кінця, і вносити нові записи нікуди. В цьому випадку зводиться вкладиш до трудової книжки затвердженої форми. Коротко вимоги до його відання можна сформулювати так:

Оформляється вкладиш, якщо в трудовій книжці всі сторінки розділу заповнені.
Заповнення та ведення його здійснюється роботодавцем за тими ж принципами, що і сама книжка.
Вкладиш кріпиться до неї за допомогою вшивання і окремо, без трудової книжки, не є дійсним документом.
При видачі вкладиша в верхній частині титульного аркуша трудової книжки проставляється відмітка з номером і серією заведеного вкладиша.

Незважаючи на те, що правила оформлення вкладиша в трудовій книжці широко відомі і закріплені нормативними документами, існує ряд нюансів в його оформленні. У працівників, зайнятих веденням трудових книжок, періодично виникають питання, на яких варто зупинитися детальніше.

Як вставити вкладиш до трудової книжки?

Працівник, якому належить оформлення вкладиша в трудову книжку, пред'являє паспорт з документами про освіту. На їх підставі будуть заповнені відомості титульного аркуша вкладиша. Його датою закладу буде фактична дата, коли були внесені перші записи.

Бланки вкладишів до трудової книжки виготовляються спеціалізованими організаціями. Вони мають відповідний ступінь захисту від підробок. Роботодавці забезпечуються ними на платній основі за договором з розповсюджувачами або виробниками. Працівник відшкодовує роботодавцю кошти, витрачені ним на придбання бланка вкладиша. Але якщо він був неправильно заповнений або зіпсований в процесі первинного заповнення не з вини працівника, то вартість нового бланка оплачується роботодавцем.

Уже заповнений вкладиш підшивається до трудової книжки. У деяких працівників таких доповнень може бути кілька. Всі вони повинні бути підшиті в порядку закладу під обкладинкою трудової книжки і відображені в позначках на її титульному аркуші.

Правила заповнення вкладиша до трудової книжки строго не наказують місця, куди він повинен бути вшитий. Також не регламентується якість використовуваних для цього ниток. Зазвичай його підшивають в самому кінці трудової книжки, між обкладинкою і останньої зі сторінок. Хоча багато хто вважає більш зручним з технічної точки зору пришивання вкладиша до середини документа.

Перший лист вкладиша до трудової книжки обов'язково повинен бути завірений розбірливою підписом особи, відповідальної за роботу з трудовими книжками, і печаткою організації або кадрової служби. Це потрібно зробити відразу при оформленні вкладиша. Адже друку мають звичай періодично змінюватися через реорганізацій, зміни назви або відомчої належності організації.

Як внести запис у трудову книжку про вкладиші?

Щоб уникнути помилок, потрібно спочатку завести вкладиш, і тільки потім внести відповідну відмітку в штампі на трудовій книжці. Адже в разі неправильного заповнення зіпсований вкладиш підлягає знищенню, а в трудовій книжці залишаться його номер і серія. При цьому доведеться ставити новий штамп, місця для якого на титульному аркуші книжки не так вже й багато.

Запис у трудовій книжці про вкладиші, як правило, являє собою спеціальний штамп з відбитком «Виданий вкладиш ...» розміром 10х25 мм, що проставляється в книжці. У ньому вказуються дані документа, його серія та номер. Причому правила заповнення вкладиша до трудової книжки говорять саме про штамп, а це значить, що буде не дуже коректною запис цих даних від руки. Хоча якщо трудова книжка вже має рукописну запис таких відомостей, то це ще не є підставою визнати такий вкладиш недійсним.

Також правила не регламентують, де саме в трудовій книжці повинен стояти такий штамп. Зазвичай він ставиться в правому верхньому кутку першої сторінки (титульного аркуша) трудової книжки. Причому робиться це так, щоб він не закривав собою інших записів, що містять відомості про працівника.

Відмітка проставляється при видачі першого вкладиша і всіх наступних. Скільки їх буде, стільки і штампів повинно бути в трудовій книжці. Тому роботодавцю все ж краще мати відповідний вимогам штамп для цих цілей.

Яким повинен бути порядковий номер у вкладиші в трудову книжку?

Нумерація записів вкладиша починається не з початку, а є продовженням нумерації кожного з розділів книжки. Тобто порядковий номер внесення запису у вкладиш трудової книжки буде наступним після того, яким закінчилися записи по цьому розділу в книжці. Нумерація наскрізна, як і в трудовій книжці. У ній виключені номера з дробовими, літерними та іншими індексами.

Але в практиці заповнення вкладиша в трудову книжку номер запису може бути тим же, що і в книжці. Це можливо в разі, якщо текст її, розпочатий в одному з розділів трудової книжки, триває у відповідній частині вкладиша.

Наприклад, запис під номером 28, розпочата в розділі відомостей про роботу трудової книжки, вмістила в себе тільки відомості про прийом працівника із зазначенням професії (посади), а все інше вже не влізло. Тоді залишилися дані про структурний підрозділ (місце роботи) будуть занесені вже в відповідний розділ вкладиша. І номер запису буде той же - 28.

Заповнюємо вкладиш до трудової книжки без помилок

використання замість вкладишів нових бланків трудових книжок>
закреслення слів «про нагородження» в найменуванні відповідного розділу і подальша їх заміна словами «про роботу» із занесенням в відомостей про роботу в отриманий шляхом перейменування розділ>
вшивання або вклеювання в якості вкладишів чистих аркушів>
закреслення неточних або невірних записів.

Якщо в розділах вкладиша в трудову книжку про роботу або про нагородження виявлена помилка, ні в якому разі не можна закреслювати раніше внесені відомості. Правильне оформлення вкладиша до трудової книжки наказує інший спосіб виправлення помилок. Він полягає в зміні записів шляхом визнання невірних відомостей недійсними з наступним внесенням точних записів.

Так, наприклад, якщо допущена помилка в графі 3 записи розділу відомостей про роботу, то вона залишається без зміни. А записом під таким номером буде текст: «Запис за номером (вказується номер попереднього запису) ... недійсна». І тут же повинна бути занесена правильне формулювання графи 3 записи. У графі 4 всі вірні дані раніше зробленого запису повторюються. Таким способом потрібно виправляти будь-яку наявну в трудовій книжці або вкладиші неточність. Навіть якщо це буде всього лише помилковий номер запису у вкладиші в трудову книжку.

Правилами передбачено виправлення виявлених неточностей там, де неправильні записи були внесені, або на новому місці роботи при пред'явленні працівником офіційного документа з попереднього місця за підписом роботодавця про допущену помилку. Внесені зміни повинні відповідати оригіналу або завіреної копії наказу (розпорядження). У разі, якщо він не зберігся або містить помилку, то правильний запис робиться на підставі інших підтверджують відомості про роботу документів. Показання свідків не можуть служити такою підставою, за винятком випадків, щодо яких є рішення суду.

Як правильно заповнити трудову книжку зі вкладишем при зміні прізвища працівника?

Якщо співробітниця, яка вже має вкладиш в трудовій книжці, змінила прізвище у зв'язку із заміжжям, то відповідні зміни необхідно внести не тільки в трудову книжку, а й одночасно у вкладиш. Це стосується будь-яких відомостей титульного аркуша: імені з по батькові, дати народження та освіти. Всі зміни вносяться на підставі відповідних документів з посиланням на їх реквізити. Для цього на титульних аркушах і вкладиша, і трудової книжки однією лінією перекреслюються старі відомості, після чого поруч або вище (де є місце) вносяться нові. Посилання на підтверджують зміни документи наносяться на внутрішню сторону обкладинки, завіряються підписом відповідальної особи та печаткою.

Потрібно не забувати при оформленні вкладиша робити відповідний запис у книзі обліку руху трудових книжок, вказавши його серію і номер. Адже вкладиш, хоч і є доповненням трудової книжки, все ж - окремий документ.